¿Qué es la gestión de programas?
La gestión de programas es un proceso de gestión de múltiples proyectos individuales relacionados con objetivos organizacionales similares y rendimiento vinculados juntos bajo un mismo grupo.
El objetivo de organizar los proyectos de esta manera es ser más consistente y visible a través de equipos y departamentos dentro de una empresa. Aunque cada uno tiene sus propios objetivos y tareas asociadas, cada proyecto relacionado contribuye a los objetivos generales de la empresa. Con la gestión de programas, estos objetivos pueden medirse más fácilmente bajo el mismo paraguas.
Usando software de colaboración de proyectos, los gestores de programas pueden supervisar cada parte del proceso en un lugar central para planificar estrategias, delegar y seguir el trabajo en progreso.
Elementos básicos de la gestión de programas
Cómo se agrupan los proyectos bajo un programa depende de la industria y del tipo de proyectos en proceso. Pero a lo largo del proceso de gestión de programas, siempre se consideran cuatro elementos:
- Gobernanza y propiedad. Saber quién supervisa el proceso de gestión de programas es esencial para el éxito. Esto debe determinarse desde el principio, con las responsabilidades del gestor de programas claramente definidas para medir el progreso. En esta etapa temprana, es probable que los interesados estén más involucrados en la creación del programa antes de ceder la autoridad a un gestor.
- Gestión. Una buena supervisión es imprescindible. La gestión y la gobernanza o propiedad pueden ser realizadas por las mismas personas dentro del equipo o se puede asignar una jerarquía para distribuir la carga de trabajo.
- Presupuesto y finanzas. Aunque cada equipo de proyecto debe tener un buen entendimiento de su propia situación financiera para su proyecto, conocer cómo la empresa está gastando en su conjunto a través de todos los proyectos es una parte crítica de la gestión de programas. Los presupuestos deben ser continuamente rastreados y evaluados para asegurar que nadie gaste de más.
- Infraestructura. Agrupar proyectos similares bajo un programa alinea el trabajo para todos en el equipo. El liderazgo debe construir infraestructura alrededor de estos proyectos para compartir recursos y controlar mejor cada proyecto dentro del programa basado en por qué han sido organizados juntos.
Beneficios de la gestión de programas
Incluso con los gestores de proyectos más dedicados, manejar varios proyectos a la vez puede convertirse fácilmente en un desafío. Con la gestión de programas, las empresas pueden:
- Organizar proyectos para trabajar hacia un objetivo unificado. Los gestores de programas tienen la tarea de ver la visión general, mientras que los gestores de proyectos se centran específicamente en la tarea individual en la que están trabajando con su equipo. Al poder conectar proyectos bajo un solo grupo, estos objetivos individuales pueden vincularse más fácilmente a los objetivos y resultados clave de la empresa.
- Asignar recursos más eficazmente. Cuando los proyectos están conectados, se vuelve mucho más fácil ver cuáles carecen de los recursos necesarios. Si otro proyecto los tiene, compartir entre diferentes equipos de proyecto se vuelve mucho más sencillo sin interrumpir los flujos de trabajo y el progreso existentes.
- Equilibrar riesgo y oportunidad. Cada proyecto trae sus propios riesgos y potencial, por lo que estos se magnifican cuando se implementan prácticas de gestión de programas, simplemente porque todas estas posibilidades se ven a la vez. Pero conocer todos los peligros al mismo tiempo beneficia a los gestores de proyectos. Su visión holística de todos los proyectos actuales significa que pueden ver dónde se deben mitigar los riesgos, mientras también detectan brechas y oportunidades que los equipos demasiado cercanos a un proyecto podrían pasar por alto.
Mejores prácticas para la gestión de programas
Como cualquier buen enfoque de gestión, es importante recordar que todos están trabajando hacia el mismo resultado. Para llevar a cabo un proceso de gestión de programas exitoso, es beneficioso:
- Entender dónde encaja cada proyecto. El objetivo principal de la gestión de programas es facilitar el trabajo para todos. Los buenos gestores de programas deben tener un fuerte entendimiento de en qué está trabajando cada equipo de proyecto, por qué y cuáles son sus objetivos. Esto da forma al proceso de gestión de proyectos y significa que los gestores pueden encontrar superposiciones entre proyectos que se alinean con los objetivos estratégicos de la empresa.
- Animar a los equipos a compartir sus pensamientos. Cada gestor de programas debe aspirar a desarrollar un entorno donde los miembros del equipo se sientan empoderados y animados a compartir sus pensamientos sobre sus proyectos individuales y los otros bajo el programa. El intercambio de conocimientos, las discusiones sobre preocupaciones o riesgos, y la lluvia de ideas fomentan una búsqueda más diversa de soluciones a los problemas.
- Usar herramientas dedicadas de gestión de programas. Gestionar varios programas a la vez puede convertirse rápidamente en una pesadilla logística. Usar herramientas especializadas que den fácil acceso a la documentación de proyectos puede mantener todo en horario y hace que la comunicación entre los miembros del equipo sea más transparente.
Gestión de programas vs. gestión de proyectos
Algunos pueden confundir la gestión de programas con la gestión de proyectos, pero las dos difieren.
Mientras que los proyectos pueden contribuir a los objetivos estratégicos de una empresa gracias a sus resultados completados, la gestión de programas se dedica a apoyar el resultado agregado general de todos los proyectos.
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Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
