¿Qué es la gestión de programas?
La gestión de programas es el acto de supervisar un grupo de proyectos individuales que están todos vinculados a través de un objetivo común para una organización o un área de impacto compartida. El enfoque principal de la gestión de programas es ayudar a una empresa a alcanzar objetivos empresariales específicos a través de iniciativas específicas y estratégicas.
Normalmente, estos involucran varios proyectos relacionados entre sí. Es el papel del gerente de programas supervisar al equipo de gerentes de proyectos individuales mientras trabajan para completar las tareas dentro de cada proyecto. Los gerentes de programas pueden usar software de gestión de programas para ayudar a gestionar proyectos relacionados en varios departamentos.
Por ejemplo, si una empresa busca realizar un proyecto colaborativo para crear un nuevo sitio web con una campaña de marketing correspondiente, el uso de la gestión de programas sería esencial para el éxito de todos los proyectos relacionados.
Si una empresa tiene múltiples proyectos sucediendo al mismo tiempo que están conectados, se agrupan para que todo el programa pueda ser gestionado de manera efectiva y eficiente.
Beneficios de la gestión de programas
Cuando se realiza correctamente, la gestión de programas puede llevar a muchas ventajas para una organización.
- Aumentar la eficiencia y efectividad en proyectos y equipos a medida que los procesos y recursos se optimizan en toda la organización
- Asegurar que los objetivos de los proyectos individuales se alineen con los objetivos más amplios de la organización
- Mejorar la visibilidad y gestión de riesgos asociados con los proyectos para aumentar las posibilidades de éxito
Responsabilidades de la gestión de programas
Al realizar la gestión de programas, algunos componentes son comunes sin importar el tamaño y escala del programa. Esta práctica general se aplica y es utilizada por los gerentes de proyectos mientras supervisan a los gerentes de programas.
- Alinear los horarios para todos los involucrados
- Trabajar hacia varios hitos y rastrear el progreso de dichos hitos
- Actualizar a las partes interesadas sobre el programa en su conjunto, así como sobre proyectos individuales
- Gestionar y asignar recursos
- Actualizar la línea base que mide el rendimiento, el cronograma, el costo y el alcance del plan del proyecto
- Mantener un seguimiento del plan, generalmente un cronograma de Gantt, que organiza todos los proyectos en el programa y los grafica juntos según el nivel de tarea
- Mitigar e identificar riesgos con anticipación
Mejores prácticas de gestión de programas
Para gestionar programas de manera efectiva, un individuo necesita tener un conjunto particular de habilidades que serán útiles debido a los diversos tipos de responsabilidades y tareas asociadas con la gestión de programas.
- Habilidades de resolución de problemas: A medida que surgen obstáculos y desafíos, un gerente de programas debe idear soluciones y planes de acción que mantengan a todos en el camino correcto y aseguren que el programa y los proyectos no estén en peligro.
- Habilidades de comunicación clara: Un gerente de programas necesitará tener excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal para entregar informes de estado y actualizaciones a las partes interesadas, así como para ser una voz que defienda el valor del programa y los proyectos dentro de él. La comunicación también es necesaria para ayudar a los equipos de proyectos a entender cómo su trabajo ayuda a la organización a alcanzar sus objetivos.
- Habilidades de multitarea: Un gerente de programas tiene que manejar numerosos equipos, objetivos, presupuestos, componentes y estrategias, por lo que es mejor que mantenga el ritmo con todas estas tareas y asegure que todo esté alineado hacia el objetivo común.
- Un ojo para la oportunidad: Es importante que un gerente de programas mire dentro del portafolio de proyectos y vea si hay formas de ahorrar dinero, optimizar recursos o mejorar procesos. Hacerlo asegura que el programa se mantenga dentro del presupuesto y en camino para cumplir con todos los plazos necesarios.
- Utilización de software: Para optimizar todas las tareas asociadas con la gestión de programas, es en el mejor interés de todos usar las soluciones de software adecuadas para llevar un seguimiento de responsabilidades, plazos, recursos y más.
Gestión de programas vs. gestión de proyectos
La gestión de programas a veces se confunde con gestión de proyectos, pero hay diferencias fundamentales.
La gestión de programas, o el gerente de programas, supervisa iniciativas en curso dentro de múltiples proyectos relacionados con el enfoque principal en los objetivos empresariales y los requisitos necesarios para lograr estos objetivos. Mantienen un plan y cronograma para todos los programas, actualizan y asesoran a las partes interesadas, y revisan los estados y el progreso de cada proyecto.
Algunas organizaciones pueden considerar establecer una Oficina de Gestión de Programas (PMO) oficial que sirva como la ubicación centralizada para gestionar proyectos estratégicos.
La gestión de proyectos, encabezada por el gerente de proyectos, trabaja con los entregables individuales que tienen fechas de inicio y finalización específicas. El enfoque principal está en los objetivos y requisitos específicos de los proyectos individuales dentro del programa.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
