¿Qué es la planificación de adquisiciones?
La planificación de adquisiciones se refiere a determinar, evaluar y elegir los bienes que una empresa necesita comprar a proveedores externos. El proceso de adquisición involucra varias tareas, desde determinar la demanda de un bien o servicio hasta su entrega y pago. La planificación de adquisiciones es un componente crucial de este proceso.
Muchas organizaciones utilizan software de planificación de la demanda para prever demandas futuras y gestionar el inventario en consecuencia. Planificar las compras asegura que una empresa tenga los recursos para funcionar eficazmente. Las empresas pueden crear una estrategia organizada para adquirir productos y servicios mientras reducen riesgos y gastos.
Tipos de planes de adquisiciones
Las organizaciones utilizan varios planes de adquisiciones para controlar sus actividades de compra. La estrategia de adquisición específica empleada depende de los objetivos y demandas de la empresa. A continuación se presentan algunos tipos comunes de planes de adquisiciones.
- Planes de adquisiciones consolidados detallan los requisitos de compra de una organización para un período de tiempo determinado. Combina las estrategias de adquisición de muchos departamentos y unidades de negocio.
- Planes de adquisiciones individuales describen los requisitos de compra de un departamento o unidad de negocio particular de una organización. Es un plan detallado que especifica los bienes, servicios y tareas precisas que la división debe obtener durante un cierto período de tiempo.
- Planes de adquisiciones de proyectos contienen información sobre categorías de adquisiciones, procedimientos, cronogramas, presupuestos, listas de proveedores y riesgos.
- Planes de adquisiciones de emergencia definen los requisitos para la compra en caso de crisis. Incluye todas las categorías, técnicas, cronogramas y capital para tareas de adquisiciones urgentes.
- Planes de adquisiciones estratégicas comprenden los objetivos y tácticas de adquisiciones a largo plazo de una empresa. Examina los requisitos de adquisición, el estado del mercado y las oportunidades y peligros de las actividades de adquisición.
- Planes de adquisiciones anuales describen los requisitos de compra de la organización para un cierto año fiscal. Incluye categorías, procedimientos, plazos, presupuestos y listas de proveedores.
Beneficios de la planificación de adquisiciones
La planificación de adquisiciones ayuda a las organizaciones a alcanzar sus objetivos de adquisición y mejorar las operaciones generales. Algunos de los beneficios que ofrece la planificación de adquisiciones son:
- Ahorro de costos. Las organizaciones ahorran dinero al localizar proveedores asequibles y negociar contratos ventajosos.
- Gestión de riesgos. Las empresas utilizan una planificación de adquisiciones adecuada para gestionar los peligros asociados con las adquisiciones, como el fallo del proveedor, problemas de calidad e interrupciones en la cadena de suministro. Las organizaciones pueden reducir los riesgos potenciales identificándolos y creando medidas para mitigarlos.
- Mejora de las relaciones con los proveedores. Las empresas desarrollan relaciones más sólidas con los proveedores al encontrar vendedores que se alineen con sus requisitos y objetivos. Las relaciones sólidas con los proveedores ayudan a las empresas a aumentar la eficiencia y la confiabilidad de sus cadenas de suministro, beneficiando todas las operaciones.
- Ganancia de eficiencia. Las organizaciones aumentan la eficiencia al optimizar los procedimientos de adquisición y reducir los tiempos de ciclo y el desperdicio.
- Mejor calidad. Las empresas aseguran que los bienes y servicios que adquieren cumplan con sus estándares de calidad. Esto reduce el riesgo de problemas de calidad y conduce a contratos a largo plazo.
- Mejora en la toma de decisiones. Las empresas mejoran sus procesos de toma de decisiones investigando las tendencias del mercado y detectando posibles amenazas u oportunidades. Ayuda a crear estrategias de adquisición alineadas con los objetivos de la empresa.
Proceso de planificación de adquisiciones
Un proceso estructurado y exhaustivo hace que las adquisiciones sean eficientes. Aquí hay algunos pasos estándar en el proceso.
- Identificar las necesidades de adquisición de la organización. Analizar los procedimientos de adquisición actuales de una empresa, encontrar áreas potenciales de mejora y determinar los suministros, servicios o proyectos precisos ayuda a los equipos a realizar el trabajo preliminar necesario para las adquisiciones.
- Crear objetivos de adquisición. Priorizar las tareas de adquisición más cruciales y alinearlas con los objetivos de la organización.
- Determinar el método de adquisición. Elegir una técnica de adquisición basada en los objetivos de la empresa. Puede incluir licitación competitiva, solicitud de ofertas o contratos directos.
- Hacer un cronograma de adquisiciones. Incluir evaluación, negociación de contratos y entrega. El cronograma debe sincronizarse con el calendario de la organización.
- Planificar un presupuesto para compras. El presupuesto de compras debe considerar todos los gastos relacionados con las actividades de adquisición, como tarifas de adquisición o cargos de transporte.
- Determinar proveedores potenciales. Realizar investigación de mercado, encontrar posibles proveedores y evaluar sus habilidades y credenciales.
- Determinar criterios de evaluación. Evaluar a los proveedores potenciales en función de sus credenciales y experiencia. Los criterios se basan en los objetivos de adquisición.
- Realizar actividades de adquisición. Anunciar la oportunidad de adquisición, obtener ofertas de posibles proveedores, evaluar sus ofertas, negociar contratos y obtener los recursos.
- Monitorear y evaluar las actividades de adquisición. Rastrear las actividades de adquisición, evaluar el rendimiento de los proveedores y señalar áreas donde los procesos de adquisición pueden mejorar.
Planificación de adquisiciones vs. planificación de la demanda
La planificación de adquisiciones a veces se confunde con la planificación de la demanda, pero son diferentes.
La planificación de adquisiciones es el proceso de elegir lo que una empresa necesita comprar a proveedores externos. El plan describe cómo elegir un proveedor, determinar las necesidades de un proyecto, concluir un contrato y obtener suministros.
La planificación de la demanda optimiza la capacidad de una empresa para satisfacer la demanda del cliente de la manera más efectiva. Analiza las ventas así como las tendencias de los consumidores, las ventas históricas y los datos de estacionalidad. La planificación de la demanda integra la previsión de ventas, la cadena de suministro y la gestión de inventario para alcanzar su objetivo.
La planificación de la demanda pronostica la demanda futura utilizando información de fuentes internas y externas. Para planificar cuánto adquirir o crear para satisfacer esa demanda, las empresas pueden usar el pronóstico para guiar la estrategia de ventas y operaciones.
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Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
