¿Qué es la minería de procesos?
La minería de procesos se realiza extrayendo datos de registros de eventos de la base de datos de una empresa o de herramientas de gestión empresarial como software CRM, sistemas ERP, y registros electrónicos de salud, o software EHR. Estos registros de eventos ayudan a una empresa a examinar de cerca sus procesos "tal como son".
Con una herramienta de minería de procesos, las empresas crean modelos de trabajo ideales o gráficos examinando el rastro de principio a fin para detectar discrepancias y cuellos de botella. Estos algoritmos especializados identifican las causas raíz de las desviaciones de la norma, proporcionan recursos para corregirlas y construyen un proceso más robusto y eficiente.
Tipos de minería de procesos
Dependiendo del caso de uso o de la industria en la que se encuentre una empresa, se utilizará uno de los tres tipos diferentes de minería de procesos.
- Descubrimiento automatizado de procesos de negocio: Durante el descubrimiento, el software de minería de procesos rastrea todo el flujo de trabajo empresarial de principio a fin y proporciona un plano ideal a sus usuarios. Como su nombre indica, el descubrimiento automatizado de procesos de negocio (ABPD) automatiza esta etapa de descubrimiento de procesos incorporando inteligencia artificial (IA), visión por computadora y lógica computacional.
- Verificación de conformidad de procesos de negocio: Este método evalúa sistemáticamente el flujo de procesos actual y compara los registros de eventos con los modelos de referencia o objetivo. La verificación de conformidad ayuda a descubrir y corregir cualquier ineficiencia que pueda ocurrir en la ejecución de los procesos en curso al medir su rendimiento contra los requisitos de rendimiento ideales.
- Análisis y mejora de modelos: El objetivo detrás del análisis y mejora de modelos es determinar cómo optimizar el modelo de proceso objetivo a su máximo potencial. El modelo mejorado minimiza el riesgo de cuellos de botella existentes, haciendo que el proceso general sea más eficiente con un flujo de trabajo automatizado.
Beneficios de usar la minería de procesos
Las soluciones de minería de procesos permiten a los profesionales visualizar el diseño práctico de un proceso e identificar problemas en tiempo real en lugar de trabajar con soluciones basadas en suposiciones. El software de minería de procesos ofrece lo mejor de ambos mundos con la combinación perfecta de técnicas de gestión de procesos de negocio (BPM) y algoritmos de minería de datos.
- Inteligencia de procesos: Con la ayuda del software de minería de procesos, los interesados de la organización comprenden mejor los procesos, evalúan las correcciones sugeridas y toman decisiones unificadas más inteligentes basadas en conocimientos respaldados por datos.
- Aumentar la transparencia: La minería de procesos sirve como guía para los procesos internos, permitiendo una divulgación completa sobre cómo se llevan a cabo las funciones en un flujo de trabajo empresarial. Esta mayor transparencia hace posible que los tomadores de decisiones comprendan la realidad de sus operaciones y encuentren oportunidades para mejorar y corregirlas.
- Reducir costos: Las organizaciones pueden reducir drásticamente los costos operativos al identificar oportunidades para automatizar tareas y corregir áreas problemáticas de antemano. La minería de procesos permite a las empresas analizar datos de registros de eventos y minimizar el tiempo y los recursos desperdiciados.
Impactos de usar la minería de procesos
El potencial de la minería de procesos no está limitado a ninguna industria o modelo de negocio específico. Cualquier empresa que siga procesos puede usar esta tecnología para alcanzar la máxima eficiencia. Y mientras cumplan con el requisito fundamental de los registros de eventos, no hay límite en cuanto a cuánto pueden explorar los procesos en profundidad.
- Ventas: Dado que los procesos de ventas complejos dependen de factores externos, la minería de procesos permite a los líderes empresariales visualizar discrepancias y resolverlas para cumplir con objetivos fijos. Las empresas pueden aumentar las tasas de conversión, mejorar estrategias y mejorar el rendimiento de ventas en general.
- TI: Los profesionales de TI se benefician al resolver procesos de ingeniería desorganizados al obtener claridad y gestionar la complejidad de las migraciones e implementaciones de ERP. También pueden monitorear sistemas en tiempo real para asegurar que todo funcione sin problemas.
- Experiencia del cliente: Con la tecnología de minería de procesos, las empresas pueden identificar qué procesos de clientes están tardando más en resolverse y localizar sus causas raíz mientras proporcionan soluciones para corregir el retraso.
Elementos básicos de la minería de procesos
El objetivo de adquirir software de minería de procesos es incorporarlo con el software existente en la infraestructura de TI de una empresa. Mínimamente, las soluciones de minería de procesos deben incluir lo siguiente:
- Monitoreo de registros de eventos: Deben ser capaces de leer, analizar y monitorear registros de eventos de sistemas de información y bases de datos para comprender el proceso de negocio actual.
- Perspectivas de procesos: Deben ser capaces de ofrecer perspectivas basadas en datos sobre qué métodos no están cumpliendo con los estándares establecidos, hasta empleados individuales que se desvían del modelo de negocio.
- Integraciones: Sin la capacidad de integrarse con otros sistemas, la minería de procesos no sería posible. La minería de procesos debe integrarse mínimamente con sistemas empresariales para analizar sus registros, pero también debe integrarse con otros sistemas para ayudar a mejorar los procesos.
Mejores prácticas de minería de procesos
Para hacer que la minería de procesos funcione, sigue estas mejores prácticas:
- Pensar en grande: Los líderes empresariales a menudo eligen lugares específicos para optimizar utilizando técnicas de minería de procesos, como procesos cuando los empleados pueden carecer del conjunto de habilidades requerido o departamentos tienen deficiencias alarmantes. Sin embargo, cuando una organización obtiene transparencia en sus procesos de negocio, es rentable aplicar esos conocimientos en general.
- Mira hacia el futuro: Una vez que entiendas tus sistemas de negocio y KPIs, tómate un momento para identificar el objetivo final que deseas lograr con la minería de procesos. Cada herramienta de minería de procesos ayuda con verificaciones de conformidad, descubrimiento de procesos, análisis de modelos y mejora. Sin embargo, puede haber una herramienta mejor adaptada para ti que cumpla con especificaciones distintas que sean atractivas para tu línea de fondo.
- Encuentra la solución adecuada: Los propietarios de negocios deben supervisar las funciones de su empresa, lo que se necesita para procesarlas y si están bien equipados para cumplir con esos requisitos. Una vez que uno tiene una visión clara de qué funciones optimizar, elige una herramienta de minería de procesos que mejor se adapte a los objetivos de negocio de uno.
Minería de procesos vs. minería de tareas
La minería de procesos y la minería de tareas son elementos complementarios que comparten el mismo propósito: ayudar a las organizaciones a obtener el máximo de sus operaciones en múltiples niveles y lograr mejores resultados. Sin embargo, hay una ligera diferencia en cómo funciona cada una de estas técnicas.
Mientras que la minería de procesos gira en torno a descubrir, analizar y optimizar procesos de principio a fin, la minería de tareas se centra en tareas más pequeñas que definen dichos procesos. Estas incluyen subprocesos que los empleados realizan manualmente, como cargar archivos o copiar datos.
Por lo tanto, la minería de tareas describe cómo las empresas ejecutan sus tareas, y la minería de procesos identifica las interacciones de los usuarios para determinar la precisión de esas tareas.
Matthew Miller
Matthew Miller is a research and data enthusiast with a knack for understanding and conveying market trends effectively. With experience in journalism, education, and AI, he has honed his skills in various industries. Currently a Senior Research Analyst at G2, Matthew focuses on AI, automation, and analytics, providing insights and conducting research for vendors in these fields. He has a strong background in linguistics, having worked as a Hebrew and Yiddish Translator and an Expert Hebrew Linguist, and has co-founded VAICE, a non-profit voice tech consultancy firm.
