¿Qué es la gestión de nóminas?
La gestión de nóminas es un proceso administrativo en el que se compensa económicamente a los empleados por el trabajo que han realizado. Los registros financieros, como los ingresos brutos de los empleados, las deducciones de nómina y la responsabilidad fiscal, también son gestionados por los sistemas de gestión de nóminas.
La mayoría de los equipos de recursos humanos (RRHH) utilizan software de nómina para gestionar estos procesos, de modo que los empleados reciban sus pagos ganados a tiempo y por el monto correcto. Una vez que los empleados han sido incorporados, la nómina se automatiza típicamente a través de este software para mantener la precisión y la eficiencia.
Tipos de gestión de nóminas
Independientemente del tamaño, todas las empresas deberían considerar el uso de soluciones de gestión de nóminas para pagar a sus empleados con precisión y cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo. El personal de nómina utiliza cuatro tipos diferentes de gestión.
- Gestionada internamente. Para las pequeñas empresas, encargarse de la gestión de nóminas internamente puede ser la mejor opción. Esto implica más trabajo manual que otras soluciones, pero puede ser exitoso para equipos pequeños.
- Gestionada profesionalmente. Contadores y contadores públicos certificados (CPA) pueden supervisar la nómina para empresas más grandes o aquellas sin personal interno. Externalizar la gestión de nóminas a expertos puede prevenir discrepancias o problemas fiscales.
- Gestionada por software. Un enfoque más desentendido de la nómina gestionada internamente, las opciones de gestión por software suelen tener portales en línea que ejecutan la nómina automáticamente. Sin embargo, pueden ocurrir discrepancias sin supervisión regular y convertirse en problemas mayores con el tiempo.
- Agencias de servicios de nómina. A diferencia de un contador o CPA, una agencia de nómina solo maneja este único aspecto de un negocio. Para empresas con un contador interno, esto presenta una buena opción.
Elementos básicos de la gestión de nóminas
En todas las formas de gestión de nóminas, ciertos elementos deben ser considerados.
Este es el caso para equipos de todos los tamaños en cuanto a mantener el cumplimiento y asegurar que los empleados sean pagados lo que se les debe en el momento adecuado.
- Calcular los salarios de los empleados. Las hojas de tiempo y asistencia pueden ser parte del software de gestión de nóminas o, si no están incluidas, deberían integrarse en estas herramientas. Esto calcula lo que se le debe a un empleado no exento basado en sus horas de trabajo. Tiene en cuenta el tiempo libre pagado. El software de gestión de nóminas también registra cualquier deducción voluntaria en cada cheque de pago, como contribuciones a planes de jubilación o cuotas sindicales.
- Procesar impuestos sobre la nómina. Los impuestos estatales, federales y locales suelen ser retenidos de los salarios de los empleados por los empleadores. Todo esto se registra y procesa a través del sistema de gestión de nóminas.
- Mantener registros de nómina. Se deben mantener registros para cada empleado. Esto incluye información crítica como el número de seguro social, la tarifa de pago por hora o el salario bruto, las horas de trabajo semanales, las deducciones de nómina y los impuestos retenidos. La información fiscal para los empleados, como los formularios W-4 o los certificados de retención estatal, también debe mantenerse en los sistemas de gestión de nóminas.
- Proporcionar informes en época de impuestos. Junto con el mantenimiento de registros de pago de empleados, una función crucial de la gestión de nóminas es generar informes trimestrales o anuales para que los empleadores y empleados los utilicen con fines fiscales. Estos informes deben detallar los salarios pagados durante el período dado, las retenciones fiscales y cualquier detalle sobre lo que un empleado puede deber en pagos de impuestos.
Beneficios de la gestión de nóminas
Pagar a los empleados es una de las responsabilidades más importantes del equipo de RRHH. Los sistemas efectivos de gestión de nóminas significan que:
- Los empleados están más comprometidos. Las personas quieren ser pagadas por el trabajo que realizan. La gestión de nóminas es esencial para rastrear lo que se debe a los empleados y procesar esos pagos a tiempo. La consistencia y precisión en la nómina ayudan a satisfacer a los empleados, por lo que es más probable que se mantengan interesados en su trabajo a largo plazo.
- Se reducen los errores de nómina. La entrada de datos manual repetitiva puede llevar a información inexacta y rápidamente volverse difícil de abordar. Gestionar la nómina a través de software dedicado puede prevenir que ocurran estos errores y señalar posibles inconsistencias para que el equipo de RRHH las revise.
- La información personal es más segura. Los detalles de la nómina contienen información altamente sensible y personalmente identificable sobre los empleados. Usar software de gestión de nóminas dedicado con medidas de seguridad como cifrado, mantiene los datos de los empleados y del negocio seguros de violaciones de datos y robos.
Mejores prácticas en la gestión de nóminas
Aunque la gestión de nóminas está cambiando frecuentemente a medida que el software se vuelve más sofisticado, hay prácticas recomendadas continuas que las empresas deberían intentar incorporar en sus procesos de nómina.
- Crear políticas y procedimientos estandarizados. La gestión de nóminas puede volverse compleja muy rápidamente. Al adherirse a una política estándar en toda la empresa, las empresas se mantienen en cumplimiento y hacen que el procesamiento de la nómina sea más simple.
- Agregar notificaciones antes de fechas límite importantes. Cada estado y país tiene diferentes requisitos fiscales que deben cumplirse. Construir alertas antes de estas fechas límite mantiene a los equipos de RRHH organizados y actualizados.
- Revisar la clasificación de trabajo regularmente. Debido a su estatus legal en torno a los pagos de impuestos, los empleados a tiempo completo y parcial y los contratistas independientes necesitan ser categorizados de manera diferente dentro del sistema de gestión de nóminas. Las empresas pueden enfrentar sanciones fiscales significativas si los empleados están mal clasificados y se les debe un pago adicional o necesitan retener impuestos adicionales.
- Automatizar funciones frecuentes de nómina. No solo automatizar tareas ahorra tiempo, sino que también significa que los equipos pueden evitar errores humanos a lo largo del proceso de gestión de nóminas.
Asegúrate de que los empleados sean pagados lo que se les debe por el tiempo que trabajan con software de seguimiento de tiempo dedicado.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
