¿Qué es la nómina?
La nómina es el proceso de una empresa para gestionar la compensación de los empleados. El término también puede referirse a la lista de personas a las que una empresa paga.
El proceso de nómina suele ser complejo, ya que los empleados deben recibir sus pagos en intervalos predecibles, pero pueden tener diferentes salarios, horas extras y deducciones. Las grandes organizaciones a menudo externalizan la nómina para ahorrar tiempo y garantizar el cumplimiento.
El software de nómina ayuda a las empresas a organizar y gestionar el pago de sus empleados, incluyendo la impresión de cheques o la realización de depósitos directos. Con estas herramientas, las empresas también mantienen registros de pago precisos para fines contables y de contabilidad.
Tipos de nómina
Las empresas tienen múltiples opciones cuando se trata de gestionar la nómina. La elección que hacen depende de su industria y tamaño de la empresa. Las formas más comunes de procesar la nómina son:
- Manual. Las empresas más pequeñas pueden optar por el procesamiento manual. Los empleados entregan tarjetas de tiempo o hojas de horas, y el propietario o contable calcula las ganancias de cada individuo y escribe sus cheques. Este método requiere que las empresas se mantengan organizadas, orientadas al detalle y disciplinadas para mantener registros precisos y pagar a los trabajadores a tiempo.
- Software. El software de nómina simplifica los procesos del departamento de recursos humanos (RRHH) y almacena de manera segura los datos de los empleados. El software almacena la información de identificación de los empleados, salarios y deducciones, luego calcula sus ganancias y emite pagos. Los departamentos de RRHH y contabilidad pueden contar con un cálculo de datos confiable y flujos de trabajo más fáciles.
- Externalización. Esta opción es popular entre empresas de cualquier tamaño que desean la tranquilidad de saber que un profesional dedicado está manejando su nómina. Estas empresas contratan a un proveedor de servicios de nómina externo para supervisar todos los procesos y proporcionarles informes regulares.
Elementos básicos de la nómina
En primer lugar, cada tipo de nómina requiere cierta información esencial. Las organizaciones necesitan recopilar los siguientes documentos y datos:
- Formularios de empleados. En los Estados Unidos, el gobierno requiere que los empleadores recopilen ciertos formularios de sus nuevos empleados antes de agregarlos a la nómina. Un formulario W-4 proporciona información básica, incluyendo nombre, dirección y número de seguro social, y permite a los empleados seleccionar sus retenciones fiscales. Otro documento, el formulario I-9, verifica la elegibilidad laboral del trabajador.
- Frecuencia de pago. Las empresas deben seleccionar intervalos para el pago de los empleados. Las opciones estándar incluyen semanal, quincenal, semimensual y mensual.
- Salario y sueldos. Algunos empleados ganan un salario anual, que se divide por el número de cheques de pago del año. Otros pueden recibir un salario por hora, que se multiplica por el número de horas trabajadas en el período de pago. El pago también debe incluir las horas extras que los empleados trabajan, a menudo a una tasa más alta. Dependiendo del puesto de un empleado, pueden ganar bonificaciones, como pago por mérito, o comisiones para algunos períodos de pago.
- Deducciones y retenciones. El salario bruto de un trabajador no es la cantidad que recibe en un cheque o a través de un depósito directo. En cambio, la empresa debe aplicar deducciones y retenciones. Por ejemplo, la mayoría de los empleados tienen dinero deducido de sus cheques de pago para impuestos sobre la renta, seguro social y Medicare.
- Pago neto. Una vez que una empresa ha realizado todas las deducciones del cheque de pago de un empleado, la cantidad restante se llama pago neto. Esta cantidad, que la empresa debe informar al servicio de impuestos internos (IRS) junto con el salario bruto, es la cantidad total que el empleado recibe como pago por sus servicios.
Mejores prácticas de nómina
Mantenerse al día con la nómina es una tarea enorme y un gasto para la mayoría de las empresas. Para asegurar que el proceso se desarrolle sin problemas, las organizaciones deben centrarse en lo siguiente:
- Asegurar el cumplimiento. La nómina es un proceso altamente regulado con leyes complejas. Las personas a cargo de la nómina, incluidos los empleados internos o agencias externas, deben conocer todas las pautas estatales y federales. Las empresas deben investigar para asegurarse de que están pagando el salario mínimo estatal, proporcionando horas extras a los empleados cuando sea necesario y pagando a los empleados dentro del plazo legal establecido por su estado.
- Crear una guía de nómina. Solidificar y aclarar todas las políticas por escrito asegura la comprensión en toda la empresa, especialmente en organizaciones más grandes con extensos departamentos de RRHH y contabilidad. Las empresas deben incluir una lista de verificación para nuevos empleados para que comiencen en el sistema.
- Solidificar las prácticas de mantenimiento de registros. La Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) dicta qué registros deben mantener las empresas. La mayoría debe almacenar registros de nómina durante al menos tres años y registros de impuestos sobre la nómina durante al menos cuatro. Si una empresa tiene un gran número de empleados, esto equivale a páginas de papeleo. Las empresas que realizan la nómina manualmente deben desarrollar un plan detallado y un flujo de trabajo para almacenar de manera segura los registros. Si utilizan software, las organizaciones necesitan un plan para descargar y almacenar digitalmente los documentos también.
- Establecer recordatorios para los plazos. El Departamento de Trabajo (DOL) establece y hace cumplir los plazos para que las empresas presenten los documentos y pagos de impuestos de los empleados. Los departamentos de RRHH deben establecer recordatorios electrónicos para asegurarse de que entregan toda la documentación y pagos a tiempo para evitar multas.
¿Quieres adoptar un enfoque más despreocupado hacia la nómina? Considera externalizar a un proveedor de servicios de nómina para ahorrar tiempo y asegurar la precisión.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
