¿Qué es la incorporación?
La incorporación es el proceso de apoyar e integrar a los nuevos empleados en una organización. El equipo de recursos humanos generalmente gestiona todo el proceso y facilita la transición para los nuevos empleados proporcionándoles toda la documentación, materiales y formación necesarios. Además de la formación en el propio trabajo, el proceso permite a las empresas presentar a los nuevos miembros del equipo la cultura de la empresa.
Los equipos de recursos humanos utilizan software de incorporación para coordinar y agilizar el proceso de incorporación. Estas herramientas eliminan el rastro de papeleo y consolidan la experiencia en un centro centralizado.
Etapas de la incorporación
La incorporación de empleados no es una actividad de una sola vez. Hay cinco etapas del proceso que ayudan a los empleados a navegar el primer año con una organización. Las cinco etapas incluyen:
- Preparación previa al primer día: El proceso de incorporación debe comenzar antes del primer día de un empleado. Durante esta etapa, recursos humanos debe proporcionar a los nuevos empleados toda la información que necesitan para su primer día. Esto podría incluir enviar un correo electrónico de bienvenida, crear un plan para la primera semana de empleo y trabajar con TI para otorgar acceso a herramientas tecnológicas y software. La información de preparación también debe incluir detalles de tiempo y ubicación para el primer día.
- Orientación del primer día: El primer día de un nuevo empleado en una organización puede ser emocionante y abrumador. El día de orientación puede incluir actividades como un desayuno de bienvenida, un recorrido por la oficina, presentación al equipo, completar el papeleo necesario como formularios de impuestos y nómina, y una visión general de la empresa. Esta etapa asegura que un nuevo empleado se sienta bienvenido y reciba acceso a los sistemas e información que necesita.
- Fin de la primera semana: Después del día de orientación, recursos humanos y otros compañeros de equipo deben ayudar a los nuevos empleados a integrarse en el equipo y aprender lo básico de su nuevo rol. La primera semana podría involucrar reuniones uno a uno para conocer a los compañeros de equipo, chequeos diarios con el gerente de contratación y tiempo tranquilo para autoformarse o leer materiales de la empresa.
- Chequeo de 90 días: Muchas organizaciones siguen un marco de tiempo introductorio de 90 días para permitir que los nuevos empleados se ajusten y establezcan. Al final de los 90 días, recursos humanos debe hacer un chequeo con el empleado para averiguar cómo va su transición. Además, los gerentes deben proporcionar retroalimentación y discutir el desempeño con el empleado para ayudarlo a visualizar el éxito, fomentar el desarrollo del empleado, y establecer metas a largo plazo.
- Hito de un año: Al final del primer año de un empleado, deben tener una revisión rápida con su gerente. En el punto de un año, los gerentes deben proporcionar retroalimentación sobre el trabajo del empleado y pedir su opinión sobre el proceso de contratación e incorporación. Además, los gerentes y equipos deben celebrar y reconocer los aniversarios de un año como la marca final del proceso de incorporación.
Beneficios de la incorporación
Las organizaciones que implementan una experiencia de incorporación práctica probablemente verán resultados específicos. Hay muchos beneficios de este tipo de programa para empleados, incluyendo:
- Establecer y construir confianza. Los empleadores pueden establecer y construir confianza con sus empleados asegurándose de que se sientan apoyados tan pronto como comiencen su nuevo rol. La comunicación frecuente y abierta y un plan de formación estructurado a lo largo del programa de incorporación contribuyen a construir confianza con los nuevos empleados.
- Permitir que los nuevos miembros del equipo comiencen a trabajar de inmediato en sus roles. Un plan de incorporación efectivo ayuda a los empleados a entender las expectativas del trabajo desde el principio. Con los pasos adecuados en su lugar, una organización puede capacitar a los empleados más rápido para que puedan desempeñarse de inmediato. Hacerlo puede ayudar a acortar la curva de aprendizaje para los nuevos empleados.
- Atraer talento de primer nivel y construir equipos fuertes. La experiencia de contratación da a los nuevos empleados una idea de lo que está por venir. Un proceso de incorporación positivo a menudo se traduce en la experiencia a largo plazo de un empleado e influye en si refieren a otros a la organización. Las empresas pueden atraer talento de primer nivel y construir equipos de primera categoría con un plan de incorporación robusto que proporcione a los empleados todo lo que necesitan para tener éxito.
- Aumento del compromiso de los empleados. Una experiencia de incorporación bien diseñada y divertida involucrará a un nuevo empleado desde el principio. El compromiso de los empleados puede ayudar a un nuevo miembro del equipo a asimilarse con éxito en la cultura de la empresa y su equipo, lo que lleva a una mejor producción y relaciones laborales.
- Promover la cultura de la empresa de una organización. Entender la cultura de una empresa ayuda a los empleados a tener más éxito en su trabajo. La incorporación es una vía perfecta para que las organizaciones presenten y promuevan su cultura empresarial a los nuevos miembros del equipo para que puedan adoptar valores, creencias y actitudes compartidas en sus nuevos roles.
Mejores prácticas de incorporación
Una ventaja de los programas de incorporación de empleados es que las organizaciones pueden personalizarlos para satisfacer las necesidades inmediatas del negocio. Sin embargo, todas las empresas deben seguir algunas prácticas generales, sin importar el formato o la estructura del programa de incorporación. Toma en cuenta lo siguiente para obtener los mejores resultados:
- Haz que el primer día sea memorable y divertido. Muchos empleados nunca olvidan su primer día en un nuevo trabajo. Ayuda a los nuevos empleados a sentirse cómodos, seguros de su decisión de aceptar su nueva posición y a divertirse. Considera proporcionar un paquete de bienvenida con productos de la empresa en su primer día.
- Mantén la consistencia. Crea un proceso de incorporación y apégate a él para mantener la consistencia en todos los departamentos. Utiliza listas de verificación para nuevos empleados para asegurarte de que no se omitan pasos en el camino.
- Sé razonable con las expectativas de formación. Evita inundar a los nuevos miembros del equipo con demasiada información para que no se sientan abrumados y agotados de inmediato. En su lugar, establece un ritmo razonable para la formación y proporciona descansos tan a menudo como sea posible para permitir tiempo para procesar y digerir la nueva información.
- Minimiza las sorpresas y elimina las conjeturas. No dejes áreas de oportunidad para que los nuevos empleados adivinen qué deberían estar haciendo y cuándo. Depende de los equipos de recursos humanos y los gerentes de contratación poseer el proceso y comunicarlo adecuadamente.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
