¿Qué es la gestión de mudanzas?
La gestión de mudanzas es un proceso en el que un empleador traslada a un empleado existente, un nuevo recluta o un becario a una nueva ubicación. Durante cualquier proceso de gestión de mudanzas, se espera que la organización cubra al menos algunos o todos los costos de reubicación del empleado.
La gestión de mudanzas también se conoce como gestión de reubicación. Es un procedimiento extenso manejado por los equipos de recursos humanos (RRHH). Con la ayuda de la gestión de mudanzas, los empleadores pueden optimizar los gastos incurridos durante la reubicación, agilizar el proceso de mudanza y reducir el tiempo y esfuerzo necesarios para facilitar dicha mudanza.
Los procesos de mudanza incluyen muchas actividades: seguimiento del movimiento de los empleados, gestión de los costos de reubicación y recopilación de detalles sobre el destino objetivo. Con tantas tareas involucradas en una mudanza de esta magnitud, es imperativo que los equipos de RRHH utilicen software de gestión de reubicación para agilizar procesos dispares y ejecutar un plan de mudanza eficiente.
Servicios de gestión de mudanzas
Como se estableció antes, un plan de mudanza integral involucra varias actividades y servicios que deben realizarse antes, durante y después de una reubicación. Algunos servicios de reubicación de oficinas incluyen:
- Gestión de solicitudes: Los empleados pueden solicitar un cambio de ubicación ya sea internamente o fuera de la organización. Estas solicitudes de mudanza deben compilarse y evaluarse en un lugar centralizado. Los equipos de RRHH que reciben estas solicitudes las revisan cuidadosamente y llegan a un consenso sobre el movimiento del empleado.
- Gestión de gastos: Las reubicaciones cuestan dinero. Se espera que el empleador cubra la mayoría, si no todos, los gastos incurridos en un plan de mudanza. La gestión de gastos también incluye crear y mantener una red de proveedores que juegan un papel importante durante el proceso de movimiento. Estos pueden incluir empacadores, empresas de mudanzas, agentes inmobiliarios y asociaciones de propietarios.
- Documentación internacional: Los empleados que se espera que se muden a través de fronteras necesitan tener todos sus documentos en orden. Documentos como visas y pasaportes deben organizarse antes de la mudanza. Se requerirá que los equipos de RRHH ayuden a los empleados a concertar citas para visas y mantener una lista de verificación de todos los documentos necesarios.
- Servicio de ayuda: Los empleados requerirán asistencia en varios segmentos de su proceso de reubicación. Tener una persona de referencia que pueda responder preguntas sobre el proceso de mudanza, hacer reservas en hoteles, reservar boletos y organizar cualquier recurso adicional como transporte puerta a puerta puede ser especialmente útil.
Beneficios de la gestión de mudanzas
Reubicar a un empleado puede ser bastante desafiante. Un plan de gestión de mudanzas reduce el tiempo y esfuerzo dedicados a supervisar todo el proceso de reubicación. Aquí hay algunos beneficios importantes de la gestión de mudanzas:
- Reducir el tiempo de inactividad. Cuando se espera que los empleados se muden de un lugar a otro, el trabajo inevitablemente se interrumpe. Si estos empleados son parte de un equipo más grande, los miembros del equipo terminarán esforzándose para llenar los vacíos dejados por esta reubicación. Con un proceso de planificación de mudanzas adecuado, el tiempo requerido por los empleados para instalarse en su nueva área se reduce significativamente, dejando más tiempo para que se realice el trabajo.
- Informar fácilmente. Las reubicaciones pueden volverse extremadamente caóticas. Mucha información crucial puede perderse durante el proceso de mudanza. Con la ayuda de software de gestión de mudanzas, los empleadores pueden crear un informe completo de todo el procedimiento, rastrear el progreso de la mudanza, anotar el presupuesto y el gasto total, prever costos para futuras reubicaciones y analizar el éxito general.
- Preparar a los empleados. Un sistema de gestión de mudanzas estandarizado puede ayudar a los empleados en cada paso del proceso. Los individuos sabrán exactamente qué hacer, qué esperar de la mudanza, el costo total del programa y cuánto tiempo les tomará instalarse en un nuevo espacio.
- Planificar mejor los espacios. Para movimientos internos (como cambiarse a un nuevo edificio o mudarse a otro piso), la gestión de mudanzas puede ayudar a los empleadores a planificar la distribución eficiente de los espacios de trabajo. Los planos de planta y el volumen de la habitación se evalúan antes de que cualquier empleado se reubique en el nuevo entorno. Esto elimina el hacinamiento en la oficina y la mala gestión de recursos.
Mejores prácticas para un programa de gestión de mudanzas
Aquí hay algunas mejores prácticas a seguir en cualquier programa de gestión de mudanzas:
- Mantener una base de datos de proveedores. Muchos proveedores estarán involucrados en un programa de reubicación. Mantener una lista de proveedores necesarios para diferentes etapas de una mudanza puede ser extremadamente útil. Asegúrate de que esta base de datos se actualice regularmente para prevenir cualquier contratiempo de última hora.
- Comunicar claramente. La reubicación puede ser desalentadora para un empleado, especialmente para alguien que nunca se ha mudado lejos de su hogar. Con pautas adecuadas y una línea de comunicación clara, se pueden evitar malentendidos. También establece expectativas sobre cómo se desarrollará el proceso de mudanza para el empleado y asegura que no reciban sorpresas desagradables.
- Evolucionar continuamente. Los procesos siempre pueden mejorarse. Explorar diferentes opciones como nuevos proveedores, diferentes ubicaciones geográficas o espacios mejorados no solo puede mejorar la experiencia del empleado, sino también proporcionar oportunidades para optimizar el costo total del programa.
- Recibir retroalimentación. Al final de cada proceso de reubicación, es una buena práctica enviar encuestas o formularios de retroalimentación para tratar de entender qué funcionó para el empleado y qué no. También permite a los empleadores mejorar los procesos existentes.
Ninisha Pradhan
Ninisha is a former Content Marketing Specialist at G2. She graduated from R.V College of Engineering, Bangalore, and holds a Bachelor's degree in Engineering. Before G2, Ninisha worked at a FinTech company as an Associate Marketing Manager, where she led Content and Social Media Marketing, and Analyst Relations. When she's not reading up on Marketing, she's busy creating music, videos, and a bunch of sweet treats.
