¿Qué es el informe de inventario?
El informe de inventario es un resumen organizado del stock disponible de una empresa. Se realizan informes para documentar en detalle todos los recursos internos, qué productos se pueden crear utilizando esos recursos, cuándo se necesitan reordenar materiales y cómo está funcionando el proceso general de inventario.
El informe de inventario ofrece a las empresas una buena visión de lo que puede o no estar funcionando en sus sistemas de gestión de inventario. Ayuda a identificar riesgos de una posible escasez o excedente, categorizar artículos para agilizar los reordenes y liberar espacio ocupado por materiales innecesarios. Con los costos de mantenimiento representando el 20-30% de los costos totales de inventario, optimizar los recursos que se mantienen en stock es esencial.
La documentación de inventario se puede realizar como informes físicos o digitalmente utilizando herramientas de automatización. Gestionar el inventario virtualmente permite a las empresas acceder a datos de stock actualizados en cualquier momento y lugar. El software de control de inventario se puede utilizar para llevar un registro de los informes de inventario, prever necesidades futuras de inventario, rastrear activos, optimizar pedidos y más.
Tipos de informes de inventario
Existen múltiples tipos de informes de análisis de inventario que son útiles dependiendo de las necesidades únicas de una empresa para su inventario. Estos informes se pueden utilizar individualmente o en conjunto con documentos y cumplir con cualquier objetivo o KPI de inventario predefinido.
- Un informe de ubicación múltiple de stock ayuda a las empresas a listar el stock en múltiples ubicaciones de inventario. Este tipo de informe es muy valioso al determinar cómo consolidar el inventario entre almacenes, cuándo reordenar suministros necesarios y dónde enviarlos.
- Un informe de existencias disponibles incluye stock en diferentes ubicaciones y todos los artículos que se mueven a través del proceso de producción y distribución. Esto incluye recursos que acaban de ser recibidos en un almacén de la empresa, materiales que esperan ser organizados en el inventario, artículos listos para ser vendidos y productos que aún están en proceso de ser entregados al usuario final.
- Un informe de orden de compra recopila toda la información sobre artículos pendientes que han sido comprados y están en camino a una ubicación de stock de inventario.
- Un informe de reorden muestra todos los conteos actuales de artículos de inventario, cualquier compra o venta pendiente y cuándo se necesita reordenar. Por lo general, los informes de reorden de inventario varían según la ubicación, ya que cada ubicación de stock puede requerir que los materiales se repongan a diferentes ritmos.
- Un informe de cambio muestra todos los cambios y movimientos dentro del stock y el inventario y explica por qué pueden haber ocurrido esos cambios. Las fechas son especialmente importantes en este informe, ya que pueden ser beneficiosas para identificar patrones de cambio en un período de tiempo determinado.
- Un informe de recogida enumera qué artículos de inventario necesitan ser reunidos para cumplir con una necesidad específica, ya sea crear un producto, completar un pedido de cliente o pasar inventario a producción.
- Un informe de empaquetado enumera qué productos o materiales deben incluirse en el paquete final al cliente mientras se está empaquetando para enviar en la etapa de distribución.
Beneficios del informe de inventario
Los siete tipos de informes de inventario crean muchas oportunidades para monitorear, documentar y mejorar los procesos de inventario. El informe de inventario también juega un papel en la organización no solo del stock, sino de todas las facetas de una empresa que está creando un producto y distribuyéndolo. Los siguientes puntos describen las diferentes formas en que una empresa puede beneficiarse del informe de inventario:
- Reponer stock eficientemente. Cada tipo de informe de inventario se realiza con un propósito principal: asegurarse de que todo esté donde debe estar cuando se necesita. Informar efectivamente sobre el inventario ayuda a agilizar cómo se utilizan y reordenan los materiales de inventario. Reponer artículos es mucho más fácil cuando hay más información sobre los números exactos de stock y las necesidades de inventario.
- Identificar problemas de inventario. Cuanto más tiempo se dedica a algo, mayor es la probabilidad de reconocer formas de mejorar el proceso. El informe de inventario puede ayudar a una empresa a ver posibles errores de inventario antes de que ocurran. Abordar estos problemas rápidamente puede ahorrar dinero a las empresas en costos de mantenimiento y manejo.
- Crear transparencia. Cuando la información es precisa y está disponible, hay menos espacio para posibles malentendidos. Crear transparencia dentro de una organización es invaluable en el proceso de producción y distribución. El informe de inventario ayuda a que todas las personas involucradas estén en la misma página y crea un ambiente donde todos saben qué está sucediendo y cuándo.
- Optimizar costos de inventario. Después de usar el informe de inventario para identificar posibles problemas, las empresas pueden usar este nuevo conocimiento para realizar cambios que pueden ahorrarles mucho tiempo y dinero. Ver el inventario más claramente también puede ayudar a las empresas a asignar presupuestos de manera más efectiva mientras evitan la posibilidad de experimentar escasez o excedentes de inventario.
- Mejorar el servicio al cliente. Los clientes aprecian cuando su artículo se les entrega de manera eficiente. Mientras el informe de inventario refina el proceso de inventario, todos los pasos de producción y distribución también se ven positivamente afectados. Cuando las cosas están organizadas y bien cuidadas, se obtiene un proceso fluido con pocos o ningún contratiempo. Un producto de alta calidad entregado de manera fácil y rápida crea satisfacción en el cliente y hace que los usuarios finales regresen por más.
- Prever la demanda futura. Una vez que se acumulan los informes de inventario, las empresas pueden usar esos datos históricos de inventario para prever las necesidades futuras de stock utilizando planificación de la demanda. La información detallada del pasado muestra patrones en las necesidades de inventario y los picos o caídas de la demanda.
Cómo redactar un informe de inventario
Con todos los tipos de informes y beneficios en mente, las empresas pueden ahora sumergirse en el proceso de redactar un informe de gestión de inventario. Cómo se redacta un informe de inventario puede variar dependiendo de lo que funcione para organizaciones individuales. La guía general para redactar un informe de inventario consta de seis pasos principales.
- Listar todos los artículos principales de inventario. Anota cada artículo que se incluirá en el resumen de inventario y deja espacio para descriptores. Dependiendo del tipo de informe, esto puede ser materiales disponibles, orden de compra o de empaquetado. Algunas empresas pueden optar por incluir artículos de stock en todas las ubicaciones o crear informes únicos para cada una.
- Clasificar y priorizar. Toma todos los artículos listados y ordénalos de una manera que sea más conveniente para satisfacer las necesidades de inventario y reponer el stock. Los métodos de organización pueden incluir agrupar artículos por el producto que crean, fecha de reorden, orden de uso en producción o incluso alfabéticamente.
- Valorar los artículos. Si es posible, incluye los precios y costos asociados con todos los artículos de inventario. Tener estos contabilizados en un informe de inventario puede ayudar a identificar mejoras presupuestarias.
- Listar cantidades unitarias. Anota los conteos más actualizados de cada artículo de inventario. Asegurar la máxima precisión en este paso es crucial.
- Rellenar descripciones detalladas. Estas descripciones deben incluir colores, usos, tamaños, fechas de reorden, fechas de caducidad si es aplicable, y cualquier información que pueda ser útil en la organización e identificación del material a medida que se mueve a través del inventario.
- Elegir una base para el informe. Una vez que los informes estén completados, asegúrate de que haya un sistema en su lugar para determinar con qué frecuencia se realizarán y actualizarán los informes. Dependiendo de la elección de un método de gestión de inventario, las empresas pueden optar por tomar inventario diariamente, semanalmente o mensualmente. Algunas empresas pueden incluso decidir tomar stock después de que se hayan producido una cierta cantidad de unidades. Actualizar la información del informe se puede hacer más rápido y de manera más efectiva utilizando la automatización del inventario.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
