¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventario es el proceso de organizar el inventario de una empresa. La práctica determina qué pedir, cuánto y en qué momento, al rastrear el estado del stock, las compras y las ventas de productos.
La gestión de inventario asegura que siempre haya suficiente stock para satisfacer las necesidades de los clientes y evitar escasez o exceso.
El software de gestión de inventario automatiza en gran medida el proceso de gestión de inventario. Las empresas utilizan este tipo de software para rastrear el estado del stock, las entregas y las órdenes de compra a través de una interfaz virtual.
Proceso de gestión de inventario
A continuación se presentan los pasos clave involucrados en el proceso de gestión de inventario.
- Recolección de datos, incluyendo detalles sobre materias primas, suministros de proyectos, productos terminados y sistemas de gestión pasados, identifica fortalezas y debilidades con respecto al inventario.
- El método de identificación de construcción se utiliza para determinar un método eficiente de organizar los suministros. El inventario puede agruparse por función, portafolio, alfabéticamente o cualquier categorización que simplifique el flujo de entrada y salida de productos.
- Elegir un sistema que se alinee con las necesidades del inventario y del negocio es crucial.
- Utilizar software que proporcione una interfaz para rastrear y almacenar con precisión la información del inventario puede optimizar el proceso de gestión de inventario.
Beneficios de la gestión de inventario
Las empresas confían en técnicas efectivas de gestión de inventario para evitar errores de stock y así las operaciones funcionen sin problemas. Entre otros beneficios se encuentran:
- Inventario optimizado. La gestión de inventario proporciona a las empresas las herramientas para saber exactamente cuánto inventario está disponible, lo que ayuda con la planificación de la demanda. La empresa puede entonces determinar cuánto puede vender y optimizar la rotación de inventario.
- Mejor precisión. El monitoreo continuo y la refinación resultan en conteos de inventario más precisos y pronósticos de demanda.
- Costos más bajos. Con un trabajo manual mínimo y el uso de tecnología, se pueden reducir los errores y, por lo tanto, también disminuyen los costos.
- Mayor lealtad del cliente. Los clientes se decepcionan cuando sus productos favoritos no están en stock. La gestión de inventario mide con precisión el stock de una empresa y asegura que sus clientes siempre puedan obtener lo que buscan. Un inventario optimizado ayuda a retener clientes y aumenta la lealtad.
- Menos riesgos. Con una gestión de inventario efectiva, las empresas mitigan las posibilidades de escasez o exceso de productos. Pueden comprar y vender al ritmo adecuado para satisfacer la oferta y la demanda y evitar cualquier ineficiencia.
- Tiempo ahorrado: Implementar un sistema de gestión de inventario sólido ayuda a la empresa a ahorrar mucho esfuerzo manual y tiempo, que puede utilizarse en otros procesos.
Tipos de sistemas de gestión de inventario
Estos cuatro tipos de sistemas de gestión de inventario utilizan varios métodos para mejorar el sistema de inventario de cualquier empresa.
- Sistema perpetuo. El sistema perpetuo apoya la gestión continua del inventario ya que los datos se envían constantemente al sistema en tiempo real. Las grandes empresas o compañías generalmente prefieren este método. Los sistemas de punto de venta (POS), que liberan esfuerzo humano, se utilizan para calcular el inventario.
- Sistema periódico. El sistema periódico se utiliza cuando los datos de inventario solo se requieren en intervalos específicos. Los intervalos generalmente se basan en el ciclo contable o el tamaño del negocio. Debido a que requiere que los empleados ingresen datos manualmente, es más adecuado para pequeñas empresas con menores números de inventario.
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Sistema de código de barras. Este sistema es un método de gestión de inventario de bajo riesgo que actualiza el inventario virtualmente usando códigos de barras. El sistema se actualiza cada vez que se escanean los códigos de barras.
Tiene también la ventaja de ser altamente personalizable, especialmente en el caso de portafolios de productos diversos y niveles de stock de inventario. Las empresas también pueden usar software de código de barras para gestionar un alto volumen de códigos de barras únicos.
- Sistema RFID. El sistema de identificación por radiofrecuencia (RFID) utiliza etiquetas que producen señales de radio que llevan información del producto. Similar a los códigos de barras, las etiquetas RFID mantienen un conteo virtual de los artículos de inventario. Sin embargo, las etiquetas del sistema RFID se consideran más eficientes porque no necesitan ser escaneadas.
Mejores prácticas de gestión de inventario
Las siguientes prácticas aumentan la eficiencia y aprovechan al máximo los beneficios que un proceso de gestión de inventario puede proporcionar.
- Identificación de indicadores clave de rendimiento (KPIs): Los objetivos y metas de inventario ayudan a determinar la prioridad entre diferentes inventarios. También aclaran cómo medir el éxito de un sistema de gestión de inventario.
- Organización de artículos: Tomar la decisión correcta sobre la importancia relativa de los productos de inventario resulta en una gestión más efectiva. Las empresas pueden agrupar su inventario por tipo de producto, productos que generan el máximo beneficio, oferta y demanda, o comentarios de los clientes.
- Pronóstico de demanda: Las empresas recurren a patrones de compra pasados y proyecciones de demanda para ayudar a determinar el punto de reorden, ajustar los productos de inventario y revisar los precios.
- Reabastecimiento: El reabastecimiento a tiempo asegura que las empresas estén adelantadas en el cumplimiento de órdenes de compra bajo demanda y acumulen la cantidad correcta. Las empresas pueden aplicar el método de gestión de inventario justo a tiempo (JIT) para pedir stock según sea necesario o en un horario predeterminado basado en datos históricos de inventario.
- Controles de calidad: Los análisis de calidad de rutina ponen el inventario en el camino correcto para entregar los mejores productos y asegurar que los productos de baja calidad no lleguen a los clientes.
- Modelo de cantidad económica de pedido (EOQ): EOQ proporciona la cantidad exacta que una empresa debe pedir para evitar escasez o exceso de productos. EOQ = √ (2DS/H) donde D es la demanda, S son los costos de configuración, y H son los costos de mantenimiento.
Gestión de inventario vs. control de inventario
La gestión de inventario se centra en la planificación de acuerdo con los requisitos de la empresa y mantiene el stock disponible cuando se necesita.
El control de inventario regula la cantidad de unidades en stock y asegura que el suministro actual cumpla con las necesidades y estándares de calidad de la empresa.
Usar técnicas de gestión de inventario ayuda a las empresas a monitorear sus suministros y reduce el riesgo de error humano.
Vibhooti Kayastha
Vibhooti Kayastha is a Content Marketing Manager at G2. When she is not working on content, she's busy reading non-fiction, sketching, exploring cafes, or planning her next travel. Always up for a good coffee and interesting conversations.
