¿Qué es la mensajería instantánea?
La mensajería instantánea, en el contexto empresarial, sirve como un sistema de comunicación dentro de las empresas a través de una aplicación de mensajería de texto. El software de mensajería instantánea empresarial proporciona la capacidad de enviar mensajes uno a uno a otros dentro de la organización y comunicarse dentro de grupos o equipos. Estas herramientas eliminan la necesidad de ir y venir a través de aplicaciones de correo electrónico para preguntas cortas, declaraciones largas, compartir imágenes, etc. La mensajería instantánea permite una comunicación interna discreta entre empleados ya que no tienen que revelar información personal como correos electrónicos personales o números de teléfono.
El software de mensajería instantánea a menudo se integra con otros productos, como software de comunicaciones para empleados, software de compromiso de empleados, software de intranet para empleados y software de bots de productividad, que facilitan la comunicación y colaboración productiva en el trabajo.
La mensajería instantánea es utilizada por CEOs, vicepresidentes, gerentes, equipos de TI y empleados de todos los departamentos para comunicarse internamente sobre tareas, objetivos, proyectos o problemas relacionados con el trabajo. También ayuda a los grupos de recursos para empleados (ERG) a crear un espacio seguro para la comunicación. Un vicepresidente o un gerente puede enviar un mensaje directamente a un empleado en relación con su trabajo con preguntas, comentarios o preocupaciones. Un empleado también puede enviar un mensaje directamente a su colega en el departamento de contabilidad si necesita ayuda inmediata con sus finanzas, por ejemplo. El número de posibilidades comunicativas que la mensajería instantánea puede proporcionar parece interminable.
Beneficios de usar la mensajería instantánea
Las empresas han reconocido los beneficios de usar software de mensajería instantánea, consolidando así su prominencia en el lugar de trabajo para la comunicación y colaboración.
- Rápido: Usando la mensajería instantánea, los equipos pueden comunicarse rápida y productivamente siempre que surja la necesidad. La colaboración nunca ha sido más rápida o fácil entre empleados de diferentes departamentos, empleados que trabajan de forma remota o empleados en diferentes países.
- Informal: Por lo general, hay una forma de etiqueta socialmente aceptada cuando se trata de enviar correos electrónicos en el lugar de trabajo, incluso para una simple pregunta. Sin embargo, con la mensajería instantánea, no hay necesidad de formas de comunicación excesivamente profesionales. En su lugar, un empleado puede centrarse en el contenido en cuestión en lugar de asegurarse de que se use la etiqueta adecuada.
- Accesible: La mensajería instantánea, dependiendo del producto, existe tanto como una aplicación de escritorio que se puede acceder a través de un monitor o laptop como una aplicación móvil. Los empleados que están lejos de su escritorio de trabajo aún pueden comunicarse o estar informados de lo que está sucediendo en la organización, en movimiento, a través de sus teléfonos móviles.
- Personalizable: Ya sea una pequeña organización que solo necesita unos pocos grupos o canales o una gran empresa que necesita múltiples grupos de comunicación para cada departamento y grupo de interés, el software de mensajería instantánea se puede personalizar fácilmente. Los empleados también pueden usar funciones de personalización personal que proporcionan la capacidad de activar y desactivar notificaciones.
Mejores prácticas de mensajería instantánea
La mensajería instantánea es fácil de usar y simple de aprender a través de una breve sesión de capacitación, dependiendo del producto de software. Específicamente, las mejores prácticas al usar la mensajería instantánea incluirían:
- Escribir oraciones gramaticalmente correctas en el idioma utilizado para comunicarse
- Enviar mensajes a aquellos que están en línea y esperar para conectarse con aquellos que han apagado sus notificaciones hasta que hayan vuelto en línea
- Publicar solo mensajes apropiados
- Hacer preguntas tan liberalmente como sea necesario, pero si es aplicable dirigirlas a aquellos que están directamente involucrados, para no saturar un chat grupal con una cantidad incesante de mensajes
Mensajería instantánea vs. comunicación para empleados
El software de comunicación para empleados es similar a la mensajería instantánea en cuanto a la creación de canales y grupos de comunicación interna. Es diferente en que el software de comunicación para empleados no necesariamente permite una mensajería directa fácil. Por lo tanto, pueden usarse junto con el otro en lugar de uno sobre el otro.
Mensajería instantánea vs. intranet para empleados
El software de intranet para empleados funciona en conjunto con la mensajería instantánea, permitiendo a las organizaciones crear un portal en línea para el acceso de los empleados y permitiendo la comunicación dentro de grupos definidos. Algunos productos de intranet para empleados proporcionan una herramienta de mensajería; aquellos que no lo hacen, se integran con opciones de mensajería instantánea para servir como una herramienta para la colaboración y la conversación.
Marina Schlosser
Marina is an Associate Market Research Analyst at G2. She is fascinated by the world of technology, how it affects people on the day to day, and how it continues to influence our future. Prior to joining G2, Marina worked as an AmeriCorps volunteer as a Community Partnership Coordinator at an elementary school in Philadelphia. In her free time, Marina enjoys traveling, playing volleyball, painting, watching sports, hiking, binging a lot of tv and movies, and taking on whatever adventure or challenge comes her way.
