¿Qué es un HRIS?
Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) es un tipo de software que los equipos de recursos humanos utilizan para gestionar datos de empleados y políticas y procedimientos organizacionales. Dependiendo del tipo de módulos incluidos, estos sistemas manejan procesos como información sobre roles de trabajo de los empleados, demografía, tasas de pago, estructuras organizacionales, administración de beneficios y nómina a través de integraciones.
Muchos equipos de recursos humanos utilizan software de recursos humanos (HR) básico para gestionar la información de los empleados dentro de una base de datos centralizada y fácilmente accesible. Las soluciones de HR básico ayudan a los equipos de recursos humanos a almacenar información, gestionar datos de empleados e integrarse con otras aplicaciones de HR de terceros para simplificar los flujos de trabajo relacionados.
Tipos de HRIS
La mayoría de las formas de HRIS incluyen funcionalidad de base de datos y automatización para asistir con varios procesos. Además de estos atributos, diferentes tipos de HRIS sirven para propósitos distintos.
- HRIS Operacional enfatiza el apoyo a procedimientos operacionales como el almacenamiento de detalles de posiciones de empleados, el registro de gestión del rendimiento y la elaboración de informes sobre promociones y cambios de posición internos. Este tipo de HRIS facilita las funciones manuales y permite a recursos humanos rastrear y almacenar datos críticos de empleados.
- HRIS Táctico es la mejor opción para procesos relacionados con la dotación de recursos. Este HRIS incluye funcionalidad para componentes como reclutamiento, compensación y formación. Por ejemplo, los equipos pueden usar un HRIS táctico para tomar decisiones sobre asignación de recursos y desarrollo.
- HRIS Estratégico es una opción adecuada para organizaciones que necesitan apoyo con la toma de decisiones estratégicas y la planificación futura. Estos sistemas se alinean con empresas que buscan tomar decisiones basadas en datos a medida que crecen y se expanden.
- HRIS Integral es una combinación de los estilos mencionados anteriormente. Es una solución integral para los equipos de recursos humanos y ofrece una gama de funcionalidades operacionales, tácticas y estratégicas.
Componentes básicos de un HRIS
Cuando una empresa selecciona un software, tiene varios componentes a considerar. Algunos de los más populares incluyen:
- Gestión de bases de datos. Un HRIS es una base de datos que almacena y gestiona información de empleados. Los profesionales de recursos humanos deberían poder ingresar rápidamente y con facilidad la información del personal en el sistema.
- Gestión de tiempo y trabajo. Los departamentos de recursos humanos utilizan HRIS para gestionar tiempo libre remunerado (PTO) y solicitudes de permisos, además de registros de asistencia y jornadas laborales. Este componente debería ser intuitivo y fácil de navegar para ofrecer la mejor experiencia al empleado.
- Nómina. Usar un HRIS para rastrear tiempo y trabajo ayuda a gestionar los esfuerzos de nómina. El HRIS adecuado facilita la descarga y carga de datos laborales de empleados e historial de pagos anteriores.
- Gestión de beneficios. Con el HRIS adecuado, las organizaciones pueden encargarse de la inscripción de beneficios. Los profesionales de recursos humanos deberían determinar si la funcionalidad del módulo de beneficios es suficiente para el tamaño de su organización.
- Autoservicio del empleado. Algunas soluciones de HRIS permiten a los empleados actualizar información personal, como su dirección o estado civil, a través de portales de autoservicio del empleado. Esto facilita a recursos humanos obtener información actualizada de los miembros del equipo sin tener que buscar a cada individuo.
Beneficios de un HRIS
El HRIS adecuado beneficia al equipo de recursos humanos y a todos los miembros de una organización. Algunos de los beneficios clave de usar un HRIS incluyen:
- Organización simplificada. Un HRIS puede consolidar datos de empleados y almacenamiento de archivos, eliminando la necesidad de múltiples hojas de cálculo y archivos de papel. Los profesionales de recursos humanos pueden dedicar más tiempo a recopilar datos de calidad que a localizarlos.
- Cumplimiento más fácil. Muchas leyes y regulaciones están involucradas en el cumplimiento de recursos humanos, y un HRIS puede facilitar a las organizaciones adherirse y cumplir con las reglas cambiantes. Además, el almacenamiento centralizado de información relacionada con empleados agiliza el acceso a los materiales necesarios para auditorías y asuntos legales.
- Incorporación más fluida. Cuando un empleado comienza un nuevo trabajo, el HRIS adecuado puede simplificar su experiencia de incorporación y hacer que la información esté más disponible. Con características automatizadas de incorporación de empleados, las organizaciones lograrán una experiencia de incorporación desde el principio, lo que lleva a una mejor satisfacción del empleado en general.
- Automatización. Un HRIS automatiza varios procesos de recursos humanos y reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas manuales sujetas a errores humanos. Por ejemplo, las organizaciones pueden usar un HRIS para listar ofertas de trabajo en lugar de publicarlas manualmente, una por una.
- Mejores conocimientos de la empresa. No importa qué tipo de HRIS elija una empresa, estas soluciones proporcionan valiosos conocimientos sobre la empresa. Informes sobre ausencias, rotación de empleados y demografía pintan un cuadro del estado de bienestar de una organización.
Mejores prácticas para implementar un HRIS
Implementar un HRIS puede parecer desalentador y abrumador, pero no tiene por qué serlo. Para tener la mayor probabilidad de éxito, las organizaciones deberían considerar las siguientes mejores prácticas.
- Compara diferentes soluciones de HRIS. Los profesionales de recursos humanos deberían investigar para comparar opciones de soluciones e identificar cuál funcionará mejor para su negocio. Una lista corta de características y funcionalidades imprescindibles determinará qué herramientas se alinean con las necesidades del negocio.
- Implementa el HRIS en fases. Los equipos pueden hacer mucho con un HRIS. Un enfoque de implementación por fases reduce la sobrecarga y la falta de adopción. Los equipos deberían implementar primero las características y funcionalidades de mayor prioridad para la organización.
- Continúa con la formación y recopila comentarios con el tiempo. Un HRIS no es una herramienta que se configura y se olvida. Las organizaciones deberían capacitar a los miembros del equipo y pedir comentarios para asegurar que el HRIS cumpla con las necesidades de la empresa.
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Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
