¿Qué es la gestión de casos de RRHH?
La plataforma de gestión de casos de RRHH puede estandarizar y automatizar procesos manuales de RRHH para brindar apoyo en casos relacionados con acciones disciplinarias, quejas o licencias por enfermedad a largo plazo, por nombrar algunos. A veces también se le conoce como software de investigación de relaciones laborales y de RRHH, dependiendo del producto. Las soluciones de gestión de casos de RRHH ayudan al personal de RRHH, gerentes y empleados a presentar, revisar y responder a solicitudes. Estas soluciones de RRHH incluyen características que ayudan a las organizaciones a crear flujos de trabajo personalizados de RRHH, convertir formularios en papel en contenido digital, proporcionar informes y paneles de control, y más.
Los productos de gestión de casos de RRHH a menudo incluyen interfaces de programación de aplicaciones (APIs) para integrarse con una variedad de soluciones empresariales como software CRM y software de RRHH central. También puede funcionar junto con software de denuncias, software de cumplimiento de RRHH y software de gestión de ausencias también.
La gestión de casos de RRHH es utilizada principalmente por el personal de RRHH, gerentes y empleados para que las consultas y preguntas puedan ser presentadas y gestionadas dentro del sistema de gestión de casos de RRHH. Los empleados pueden presentar sus consultas sobre licencias a largo plazo, informes de mala conducta, quejas y más a través del portal de gestión de casos. El software facilita y hace eficiente para los empleados presentar casos sin tener que presentar documentación en papel.
El personal de RRHH puede gestionar las presentaciones de los empleados a través del portal de gestión de casos y enviarlas al departamento y equipos de gestión correctos. Después de ser evaluadas por el equipo de RRHH, las consultas se envían a los gerentes para que las gestionen rápidamente dependiendo de la prioridad del caso.
Beneficios de usar la gestión de casos de RRHH
Las empresas han reconocido los beneficios de usar software de gestión de casos de RRHH, consolidando así su prominencia en el lugar de trabajo para la comunicación y los procesos de RRHH.
- Acceso inmediato: Un sistema centralizado proporciona acceso inmediato al personal de RRHH y a los empleados para presentar consultas, preguntas o preocupaciones sobre el lugar de trabajo.
- Priorización: A través de un sistema de gestión de casos de RRHH, los casos pueden ser priorizados y atendidos de manera oportuna y eficiente. Por ejemplo, una queja de acoso o disciplina se priorizaría en lugar de preocupaciones sobre beneficios laborales. Aunque, ambas presentaciones de casos se tratarían adecuadamente, según la prioridad.
- Actualizaciones de estado: Después de que un empleado presenta un caso, el sistema de gestión de casos permitiría al empleado y al personal de RRHH acceder al estado del caso. El empleado también recibiría actualizaciones a medida que su caso se escale o complete.
- Automatización de flujos de trabajo: Se permite a los empleados acceder y definir fácilmente flujos de trabajo de diferentes tipos de casos, de modo que se libera el tiempo del personal de RRHH para centrarse en problemas que requieren un análisis más complicado.
- Escalación y colaboración eficientes: El software de gestión de casos de RRHH permite que los casos lleguen al personal de RRHH con la experiencia necesaria para resolver el caso. También permite que diferentes miembros del equipo colaboren y resuelvan casos complejos ya que tendrán acceso a la misma información en el mismo portal.
Mejores prácticas de gestión de casos de RRHH
El software de gestión de casos de RRHH está diseñado para ser fácil de usar y fácil de aprender a través de una breve sesión de capacitación, con más capacitación adicional dependiendo del producto de software. Específicamente, algunas de las mejores prácticas al usar la gestión de casos de RRHH son:
- Elegir un software confiable: Dependiendo de las necesidades particulares del negocio, ciertos elementos del software deben considerarse durante la compra. Sin embargo, hay algunas características que son universales y deben adquirirse para obtener lo mejor de la solución de software. Un software de gestión de casos confiable tiene una interfaz de usuario fácil de usar y es escalable, permitiendo integraciones y diferentes niveles de acceso.
- Capacitar e integrar adecuadamente a los empleados: Al cambiar o implementar un nuevo sistema de gestión de casos de RRHH, los gerentes de RRHH deben capacitar adecuadamente a la nueva y existente fuerza laboral para usar el sistema. Sin una capacitación adecuada, los empleados estarán confundidos, ralentizándolos en el proceso de trabajar en casos. Al capacitar adecuadamente a la fuerza laboral, los empleados pueden usar el sistema para autoservicio, presentar preguntas y empoderar a RRHH para brindar un servicio de calidad.
- Conceder diferentes niveles de acceso: Los usuarios del software solo deben poder acceder a lo que necesitan para su trabajo. Los profesionales de RRHH deben tener el mayor acceso, con los gerentes teniendo un segundo nivel de acceso y los empleados teniendo un acceso mínimo solo para la presentación de casos y el seguimiento del estado de los casos.
- Identificar problemas frecuentes con anticipación: El sistema de gestión de casos de RRHH reúne todos los casos en un solo lugar, permitiendo a los equipos de RRHH revisar los tipos de casos e interacciones de los empleados y la frecuencia con la que ocurren. De esta manera, los gerentes de RRHH pueden detectar problemas o tendencias potenciales con anticipación y tomar mejores decisiones basadas en datos.
Gestión de casos de RRHH vs. cumplimiento de RRHH
El software de gestión de casos de RRHH es similar al software de cumplimiento de RRHH porque tratan con regulaciones y cumplimiento de RRHH que automatizan procesos relacionados con la gestión de documentos, flujos de trabajo e informes.
Son diferentes en que el software de cumplimiento de RRHH está más enfocado en la legislación y reglas de cumplimiento. Principalmente ayuda con finanzas, beneficios, riesgos, reclutamiento y cumplimiento de relaciones laborales para las empresas.
Ambas soluciones de software pueden ser utilizadas por un departamento de RRHH pero para diferentes propósitos dentro de los procesos de RRHH.
Gestión de casos de RRHH vs. denuncias
El software de gestión de casos de RRHH es similar al software de denuncias en que ambos se utilizan para presentar casos o informes que brindan a los empleados la capacidad de reportar problemas en la organización. En algunos casos, el software de denuncias se refiere como sistemas de gestión de casos.
Son diferentes en que el software de denuncias está más preocupado por casos relacionados con fraude, acoso, robo, malversación, corrupción y otros comportamientos poco éticos que no se alinean con los valores o políticas de una organización. El software de gestión de casos de RRHH, en cambio, puede ser para casos menos serios que tienen más que ver con las funcionalidades diarias de RRHH. Estas dos soluciones de software pueden trabajar en conjunto en lugar de una sobre la otra.
Marina Schlosser
Marina is an Associate Market Research Analyst at G2. She is fascinated by the world of technology, how it affects people on the day to day, and how it continues to influence our future. Prior to joining G2, Marina worked as an AmeriCorps volunteer as a Community Partnership Coordinator at an elementary school in Philadelphia. In her free time, Marina enjoys traveling, playing volleyball, painting, watching sports, hiking, binging a lot of tv and movies, and taking on whatever adventure or challenge comes her way.
