¿Qué es la gestión de instalaciones?
La gestión de instalaciones se centra en la planificación sistemática, el diseño y el mantenimiento de todos los recursos físicos disponibles dentro de las instalaciones de una organización. Coordina el entorno de trabajo existente, incluyendo personas, procesos, lugares y tecnologías. Un equipo de gestión de instalaciones, generalmente con la ayuda de software de gestión de instalaciones, asegura el bienestar general y el funcionamiento de la instalación que comprende el edificio, los sistemas de TI y seguridad, la iluminación, el mobiliario y otros servicios.
La gestión de instalaciones es un proceso empresarial fundamental para organizaciones de todos los tamaños. Una instalación bien planificada mejora la productividad de una organización al reducir el riesgo de fallos del sistema, garantizar la seguridad de los trabajadores y minimizar los costos de mantenimiento de los activos fijos. Mantiene una organización en funcionamiento durante todo el año. Las responsabilidades de los gestores de instalaciones son identificar problemas relacionados con las instalaciones a tiempo y colaborar con otros departamentos para solucionarlos.
La gestión de instalaciones se aplica a todo tipo de entornos, desde corporaciones multinacionales hasta pequeñas y medianas empresas, hoteles hasta hospitales, y plantas de fabricación hasta establecimientos educativos como escuelas, universidades y laboratorios de investigación. La naturaleza del negocio decide el papel del equipo de gestión de instalaciones y los procesos involucrados en él.
Tipos de gestión de instalaciones
Principalmente hay dos tipos de gestión de instalaciones, gestión de instalaciones duras (Hard FM) y gestión de instalaciones blandas (Soft FM):
- Gestión de instalaciones duras (Hard FM): La gestión de instalaciones duras abarca la importancia de los activos físicos y la infraestructura presente en una instalación. Incluye el mantenimiento del edificio, aire acondicionado, iluminación, trabajos eléctricos y mecánicos, fontanería, cableado, sistemas de seguridad contra incendios, calefacción y refrigeración. Estos son activos inmovibles en las instalaciones y afectan directamente la seguridad y el bienestar de los empleados.
- Gestión de instalaciones blandas (Soft FM): La gestión de instalaciones blandas generalmente incluye responsabilidades basadas en servicios en una instalación que requieren gestión y coordinación diaria como servicios de saneamiento y limpieza, catering, seguridad, mantenimiento de terrenos, control de plagas, gestión de residuos, estacionamiento de automóviles y gestión del espacio de trabajo. Estos aseguran que los empleados tengan un entorno de trabajo agradable y seguro en la instalación. También incluye servicios que crean un entorno más saludable, seguro y visualmente atractivo.
Beneficios de usar la gestión de instalaciones
Un sistema de gestión de instalaciones bien diseñado proporciona múltiples beneficios a los interesados internos y externos de la organización. Algunos de los beneficios comunes se enumeran a continuación:
- Asegurar instalaciones más seguras: Las organizaciones deben asegurar que los edificios y la infraestructura permanezcan seguros para las personas que trabajan allí. Muchos espacios inmobiliarios tienen varios códigos y regulaciones que deben seguirse durante la construcción y operación. La gestión de instalaciones aporta experiencia para gestionar mejor estos espacios al profundizar en los datos y conocimientos proporcionados por cada superficie y sistema. Los gestores de instalaciones utilizan estos datos para formular estrategias efectivas de gestión de instalaciones para mantener los lugares de trabajo en funcionamiento.
- Minimizar los costos operativos: Gestionar una instalación puede ser costoso a veces. Es esencial vigilar el presupuesto y los gastos para evitar gastar de más en las instalaciones y recursos necesarios. Un programa de gestión de instalaciones bien planificado minimiza el costo de operar un espacio y ayuda a ahorrar muchos costos operativos cada año. Un control sobre los gastos innecesarios y el uso eficiente de los recursos refleja una línea de fondo saludable.
- Apoyar la productividad de la fuerza laboral: La gestión de instalaciones comúnmente trabaja en sincronía con la gestión de activos empresariales para asegurar el uso efectivo de los activos para la operación eficiente y sostenible de cualquier organización. Se encarga del sistema y servicios en el piso para apoyar la alta productividad de los procesos empresariales primarios, ocupantes y usuarios finales. Los gestores de instalaciones y activos juntos desarrollan un enfoque integral para gestionar todo el ciclo de vida de un activo, incluyendo diseño, construcción, operación, mantenimiento, reemplazo y desmantelamiento.
Mejores prácticas de gestión de instalaciones
Para que la gestión de instalaciones funcione, las empresas deben seguir estas mejores prácticas:
- Integrar con otros software: El software de gestión de instalaciones puede funcionar mejor si se integra con los sistemas de gestión de lugares de trabajo integrados (IWMS), los sistemas de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), y el software de gestión de activos empresariales (EAM). Es esencial descomponer los silos en un sistema típico de gestión de instalaciones en estos sistemas separados para entender cómo las diferentes partes de sus instalaciones se afectan entre sí.
- Recoger información y datos: El uso de análisis, IA y ML, y software de gestión de instalaciones habilitado para IoT puede ayudar a recopilar datos valiosos, conocimientos e información que ayudan en un análisis más profundo para encontrar brechas y diagnosticarlas. También ayuda a formular nuevas estrategias de gestión de instalaciones y capitalizar las tendencias para mantenerse relevante.
- Priorizar gastos y presupuestos: El presupuesto es crítico para la gestión de instalaciones ya que está más alineado con la reducción de costos empresariales. La correcta justificación detrás de los gastos y presupuestos asignados es esencial para eliminar costos superfluos en operación, contratación de trabajadores y trabajos de mantenimiento necesarios para mantener el lugar de trabajo seguro. Juega un papel vital en la salud fiscal de una empresa y mejora el rendimiento de la línea de fondo.
Subhransu Sahu
Subhransu is a Senior Research Analyst at G2 concentrating on applications technology. Prior to joining G2, Subhransu has spent 2 years working in various domains of marketing like sales and market research. Having worked as a market research analyst at a renowned data analytics and consulting company based in the UK, he holds expertise in deriving market insights from consumer data, preparing insight reports, and client servicing in the consumer and technology domain. He has a deep inclination towards tech innovation and spends most of his time browsing through tech blogs and articles, wiki pages, and popular tech channels on youtube.
