¿Qué es un informe de gastos?
Un informe de gastos es una lista detallada de los gastos incurridos en nombre de una organización. En algunos casos, los empleados presentan informes de gastos para recibir el reembolso de los gastos pagados con fondos personales.
Los informes de gastos ayudan a los equipos de contabilidad y finanzas a entender qué compró un empleado, cuánto dinero gastó y cuánto debe reembolsarle la organización.
Las empresas utilizan software de gestión de gastos para agilizar y monitorear los gastos iniciados por los empleados. Estas herramientas simplifican y automatizan la entrada de gastos de una empresa, aceleran el tiempo de revisión, eliminan la necesidad de un rastro de papel y reducen el esfuerzo administrativo.
Tipos de gastos
Los detalles en un informe de gastos varían según la industria y el tipo de negocio. Las organizaciones deben especificar los tipos de gastos que reembolsan y otra información relevante, como los montos máximos en sus políticas. A continuación se presentan algunos de los tipos de costos más comunes a considerar:
- Viajes. Los empleados pueden incurrir en gastos al viajar por actividades de negocios. Los costos en esta categoría incluyen pasajes aéreos, mejoras en viajes aéreos, hoteles, transporte, seguimiento de kilometraje, estacionamiento y comidas. Las empresas deben detallar qué costos relacionados con viajes cubren y especificar límites de cantidad en una política de viajes corporativos.
- Comidas y entretenimiento. Algunas empresas proporcionan presupuestos para gastos de comidas y entretenimiento. Esta categoría incluye bebidas y comidas para reuniones de negocios, comidas individuales y entretenimiento de equipo.
- Espacio de trabajo. Las organizaciones pueden reembolsar a los empleados por gastos relacionados con el espacio de trabajo, particularmente para trabajadores remotos o híbridos. Algunos gastos de espacio de trabajo incluyen computadoras, dispositivos móviles, servicio de internet, escritorios y sillas de oficina.
- Crecimiento y desarrollo. El desarrollo profesional es esencial para el crecimiento del empleado, y algunas empresas pagan parcial o totalmente los costos de desarrollo. Esto podría incluir matrícula, cuotas de membresía profesional, registros de conferencias y ferias comerciales, tarifas de certificación, cursos en línea y seminarios.
¿Qué se incluye en un informe de gastos?
Dependiendo de la empresa, un informe de gastos puede incluir solo información esencial o información más detallada sobre los gastos. En general, sin importar cuán simple o elaborado sea, un informe de gastos típicamente incluye:
- Detalles del empleado. Un informe incluirá información sobre el empleado que presenta los gastos, como el nombre del empleado, departamento, gerente y otros detalles de contacto.
- Detalles del gasto. Los empleados deben informar la fecha de compra y los montos individuales de los gastos respaldados por un recibo o comprobante de compra. También se incluye el comerciante o proveedor que proporcionó el artículo o servicio. Pueden ser necesarias descripciones adicionales sobre cada gasto.
- Información relevante del cliente o proyecto. Un empleado debe incluir la información relevante si un gasto es para un cliente o proyecto en particular. También puede ser útil designar si un gasto es facturable a un cliente.
¿Por qué son importantes los informes de gastos?
Los informes de gastos son esenciales por varias razones. Algunas de estas se detallan a continuación.
- Ayudan a las empresas a entender cuánto están gastando. El seguimiento de los gastos permite una visión precisa del gasto de la empresa. Esto es útil para la elaboración de presupuestos y pronósticos, de modo que las empresas tengan una idea de cuánto ingreso necesitan generar para cubrir todos los gastos.
- Son útiles para fines fiscales. En muchos casos, los gastos de negocios son deducibles de impuestos. Los informes de gastos justifican que un gasto está relacionado con el negocio, lo cual puede ser beneficioso si los auditores realizan una auditoría después de que la empresa presente impuestos.
- Las empresas pueden reembolsar rápidamente a los empleados por gastos de bolsillo. Los informes de gastos son necesarios para asegurar que los empleados reciban reembolsos. Los empleados aprecian recibir el reembolso de los gastos de negocios de manera rápida, lo cual puede ser complicado sin procesos de informes adecuados.
Mejores prácticas para informes de gastos
Para obtener los mejores resultados de los informes de gastos, se deben tener en cuenta algunas prácticas generales recomendadas. Considere lo siguiente:
- Cree políticas claras de gastos. Asegúrese de que los empleados entiendan cómo funciona el proceso de gastos y qué costos incurridos pueden ser reembolsados. Las políticas deben alinearse con las necesidades y el plan financiero de una empresa. Las políticas de gastos también pueden ayudar al Servicio de Impuestos Internos (IRS) a entender qué gastos está reembolsando una empresa a los empleados, confirmando que son gastos de negocios razonables.
- No complique demasiado el proceso. Mantenga las aprobaciones de gastos y los métodos de seguimiento lo más simples posible. Agregar demasiados pasos al proceso puede causar confusión y frustración, lo que lleva a informes inexactos y trabajo innecesario.
- Solicite la información correcta. Asegúrese de que la información solicitada en los informes de gastos sea precisa según las necesidades de los equipos de finanzas y contabilidad. Recuerde que se requiere información diferente para diferentes tipos de gastos. Siga las pautas adecuadas del IRS y fiscales cuando tenga dudas.
- Capacite a los gerentes aprobadores. Las empresas a menudo asignan a los gerentes la aprobación de los informes de gastos de los miembros del equipo. Capacitar a los gerentes es crucial para un informe preciso. Haga responsables a los gerentes aprobadores de mantener las políticas de la empresa y verificar que los empleados informen los gastos correctamente.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
