¿Qué es un calendario de eventos?
Un calendario de eventos es una herramienta utilizada para gestionar y organizar eventos, reuniones y tareas. Muestra las fechas y horas de los eventos, a menudo con la ubicación, duración y descripción.
Mantener un calendario de eventos permite a individuos y organizaciones planificar y publicar sus actividades. Las empresas integran estos calendarios en sus sitios web públicos para informar a las personas sobre los próximos eventos.
Las organizaciones suelen usar software de calendario o widgets para agregar, mover y editar eventos. Este software también ofrece opciones de diseño y visualización personalizables, como mes a mes.
Opciones de visualización del calendario de eventos
Los calendarios de eventos pueden ser aplicaciones independientes, pero también están incluidos en software de suites de oficina. Los calendarios de eventos suelen incluir opciones de visualización de calendario personalizables, tales como:
- Lista. Una vista de lista muestra los eventos cronológicamente, a menudo con un menú de búsqueda o clasificación en la barra lateral. Cada evento está en su propio lugar e incluye una imagen, hora y descripción.
- Diaria. Una vista diaria es típicamente una sola columna vertical con incrementos de tiempo por hora. Los eventos se muestran como bloques que muestran el título del evento y otros detalles.
- Semanal. Esta vista proporciona una visión general de la semana con siete columnas lado a lado para cada día. Muchas herramientas de software de calendario de eventos permiten a los usuarios elegir un inicio de domingo o lunes.
- Mensual. Esta vista se parece a una cuadrícula de calendario regular. Para hacer espacio para todos los días, solo se muestra el título o parte del título de un evento. A veces, el usuario debe expandir el cuadro para ver los eventos de un día.
- Anual. Esta vista ofrece al usuario una visión general del año. Típicamente, las vistas anuales solo muestran las fechas numeradas de cada mes. Los días con eventos están marcados con un punto, círculo u otros símbolos; el usuario pasa el cursor o hace clic sobre él para ver más detalles.
Beneficios de un calendario de eventos
Los calendarios de eventos son populares porque permiten a individuos y organizaciones mostrar y compartir sus próximas actividades de manera profesional. Algunas ventajas específicas incluyen:
- Generar interés. Muchas organizaciones ofrecen talleres y webinars al público para atraer clientes potenciales. Publicar un calendario de eventos público en su sitio web sirve como una herramienta de marketing para atraer clientes y obtener apoyo de la comunidad.
- Facilitar la experiencia del usuario. Los calendarios de eventos permiten a los visitantes saber qué eventos ofrece una organización, y detalles como oradores destacados, comida disponible u opciones de estacionamiento.
- Aumentar la asistencia. Los usuarios pueden hacer clic en un botón en el calendario de eventos para recibir recordatorios. Esto ayuda al usuario a evitar oportunidades perdidas y aumenta el número de personas que realmente asisten a las funciones de una organización.
Mejores prácticas para el calendario de eventos
Los calendarios de eventos ayudan a las personas a gestionar y compartir sus horarios. Para maximizar el éxito y obtener el máximo provecho de mantener un calendario, considere estas mejores prácticas:
- Mantenerlo relevante. Si un evento cambia, actualice el calendario para que los visitantes confíen en su precisión.
- Tener una persona responsable. Una persona designada a cargo del calendario asegura la consistencia. Dado que ese empleado conoce los detalles del flujo de trabajo técnico, puede agregar al calendario con pocos errores. Para garantizar claridad entre los miembros del equipo, la empresa debe crear un documento con pautas de estilo y mejores prácticas para enviar eventos al coordinador del calendario.
- Usar imágenes. Los eventos con imágenes captan mejor la atención que aquellos sin ellas. Si se realizó un evento similar el año anterior, una imagen de ese evento funciona bien. De lo contrario, incluso una foto de archivo agrega interés visual a un calendario de eventos.
- Escribir títulos y descripciones atractivas. Las organizaciones deben crear titulares y textos específicos y llamativos. Aunque un calendario de eventos pueda parecer simplemente una lista de eventos, es una herramienta promocional destinada a generar interés entre los visitantes del sitio web.
- Incluir un botón de "agregar evento". La mayoría de los widgets de calendario de eventos permiten a los usuarios hacer clic en un botón para establecer un recordatorio, marcar un elemento o agregar el evento a su propio software de calendario personal. De manera similar, las organizaciones deben incluir un enlace directo para comprar un boleto o registrarse, reduciendo la fricción en el proceso de compra.
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Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
