¿Qué es ERP?
La planificación de recursos empresariales (ERP) es una aplicación de software de gestión empresarial utilizada para gestionar y automatizar la mayoría de las operaciones comerciales básicas. Controla el flujo de datos entre departamentos como finanzas, cadena de suministro, fabricación, ventas y marketing, recursos humanos y operaciones.
Desde pequeñas empresas hasta grandes organizaciones utilizan sistemas ERP para resolver problemas operativos, mejorar la eficiencia organizacional y tomar decisiones informadas.
¿Cómo funciona el ERP?
El software ERP gestiona diversas operaciones comerciales a través de diferentes módulos y una base de datos centralizada. Cada módulo se ocupa de una función específica como gestión de inventario o recursos humanos.
Bajo el paraguas de un sistema de planificación de recursos empresariales, todos los módulos trabajan juntos para compartir y gestionar datos sin problemas. El sistema recopila datos de módulos separados y los hace accesibles a todos los usuarios a través de una ubicación central. Proporciona una visión completa de las operaciones de toda la organización a través de datos y análisis en tiempo real. El ERP mejora la comunicación y el intercambio de datos tanto que elimina la necesidad de sistemas independientes.
Ejemplo: Supongamos que FIT es un fabricante de ropa deportiva. Las operaciones que FIT gestiona utilizando ERP incluyen inventario, producción, ventas y marketing. Cuando un cliente realiza un pedido, los módulos apropiados del sistema ERP se unen para ayudar en la gestión de extremo a extremo. Automatizan los procesos de inventario, ventas, pedidos y comunicación con el cliente desde la compra hasta la entrega.
Módulos de ERP
Las organizaciones tienen la flexibilidad de personalizar su estructura ERP y agregar módulos específicos según sus necesidades organizacionales, pero a continuación se explican cinco módulos comunes.
- Recursos humanos (HR): Los equipos de recursos humanos recurren a los módulos de HR para manejar todas las tareas relacionadas con el personal y automatizar múltiples procedimientos manuales, como la gestión de nóminas, administración de beneficios, publicación de empleos y evaluación del rendimiento.
- Gestión de relaciones con clientes (CRM): Como parte de un conjunto ERP, este módulo es menos extenso que un software CRM independiente. Sin embargo, aún posee los elementos básicos que las empresas necesitan para comprender mejor a sus clientes y acelerar los resultados de los esfuerzos de marketing y ventas.
- Gestión de la cadena de suministro (SCM): Múltiples programas bajo el módulo SCM simplifican los tangibles de la cadena de suministro. Facilitan el flujo de bienes y servicios, gestión de almacenes, planificación de producción, gestión de compras y logística, y comunicación con proveedores y clientes.
- Gestión financiera: Los módulos financieros proporcionan una visión general del bienestar económico de una organización. Consolidan información sobre cuentas por pagar y cobrar, costos de adquisición, costos de servicios, salarios y alquiler. Monitorear esta información en una ubicación centralizada lleva a las empresas a tomar decisiones de gasto sabias, gestionar sus recursos de manera eficiente y prever con precisión.
- Gestión de proyectos: Usando este módulo, el liderazgo maneja proyectos, incluidos sus cronogramas y recursos. Los gerentes de proyectos expertos utilizan este módulo ERP para identificar cuellos de botella en los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia.
Tipos de ERP
Los ERPs pueden categorizarse según su alojamiento y el tamaño de las organizaciones a las que se dirigen. Los tres tipos diferentes afectan la velocidad de implementación, el costo, las capacidades y las características.
- ERPs locales se instalan en los servidores de una organización y son gestionados por su personal de TI. Ofrecen control total sobre el sistema y los datos, así como la flexibilidad para personalizar según sea necesario. Sin embargo, requiere más recursos y tiempo para mantener y actualizar.
- ERP basado en la nube es un modelo de implementación de ERP como servicio (SaaS) mantenido por proveedores externos. Está alojado en servidores remotos y se accede a través de internet. Los ERPs en la nube ofrecen una implementación más rápida, accesibilidad y escalabilidad.
- ERPs híbridos combinan las características de los ERPs locales y basados en la nube. Típicamente, el segmento basado en la nube se utiliza para funciones específicas como CRM, y el componente local gestiona otras operaciones corporativas.
El ERP también se diferencia según el tamaño de las organizaciones a las que se dirige: ERP para pequeñas empresas, ERP para el mercado medio, y ERP para grandes empresas. La diferencia entre estos sistemas suele ser el número de características proporcionadas y el número de usuarios que pueden acceder a él; el número de usuarios también determina su precio.
Beneficios del ERP
Los sistemas ERP encuentran su uso en diversas industrias como la manufactura, la salud y el comercio minorista. Cada industria utiliza ERP por sus propias razones, pero todas disfrutan de algunas ventajas comunes.
- Aumento de la eficiencia y ahorro de costos. Los sistemas ERP automatizan múltiples procesos manuales en diferentes departamentos. La automatización disminuye la posibilidad de errores manuales, mejora la eficiencia y reduce los costos de recursos excesivos.
- Mayor visibilidad y control. Las empresas toman decisiones más basadas en datos a través de la visibilidad en tiempo real de métricas clave del negocio y análisis de rendimiento. También obtienen un mayor control sobre las funciones comerciales.
- Mejora de la colaboración entre departamentos. Los empleados de diferentes departamentos y ubicaciones comparten datos a través de la plataforma única que proporcionan los ERPs. La colaboración en proyectos en tiempo real sin retrasos ni malentendidos también se vuelve fácil.
- Escalabilidad y flexibilidad. Los ERPs modernos son personalizables según el negocio específico, evolucionando a medida que la empresa crece.
Desafíos del ERP
Aunque el ERP es un paquete completo para gestionar varios flujos de trabajo empresariales, las empresas pueden enfrentar ciertos desafíos en cuanto a mantenimiento y capacitación.
- Configuración y personalización difíciles. Configurar un ERP puede ser bastante complicado. Requiere una experiencia significativa y tiempo para implementar y optimizar.
- Migración de datos complicada. Transferir datos de sistemas existentes al ERP, ya sean en papel o digitales, es un proceso que consume tiempo y es complejo. Las empresas necesitan operadores capacitados para asegurar una migración de datos precisa y completa.
- Dependencia de los proveedores. Las organizaciones pueden volverse dependientes de los proveedores de ERP para soporte y mantenimiento, lo que podría representar un problema al cambiar a un nuevo sistema.
- Posible violación de seguridad. Los sistemas de software ERP almacenan una gran cantidad de datos sensibles. Las empresas deben asegurarse de que el sistema esté adecuadamente asegurado para evitar violaciones de datos o actividades no autorizadas.
ERP vs. CRM
ERP y CRM son dos software de gestión empresarial ampliamente utilizados. Ambas plataformas aumentan la productividad, gestionan eficientemente los recursos, automatizan procesos específicos y aumentan la rentabilidad. Sin embargo, estas dos herramientas distintas se centran en diferentes aspectos de un negocio.
ERP se centra en gestionar y automatizar múltiples áreas de operaciones comerciales básicas, como contabilidad, gestión de inventario, recursos humanos, planificación de fabricación y producción, y gestión de la cadena de suministro. Las grandes organizaciones suelen utilizar software ERP para mejorar y agilizar sus operaciones diarias.
CRM se enfoca en las formas en que una empresa interactúa con sus clientes. Este software tiene herramientas para la gestión de contactos, gestión de ventas, automatización de marketing, preguntas de clientes, generación de informes e integración con múltiples software de terceros.
Algunas organizaciones también integran ERP y CRM para obtener una visión más completa de sus operaciones internas y orientadas al cliente para tomar decisiones más informadas. Permite a las organizaciones compartir datos entre diferentes departamentos, mejorar el servicio al cliente, aumentar las ventas y mejorar las capacidades analíticas.
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Harshita Tewari
Harshita is a Content Marketing Specialist at G2. She holds a Master’s degree in Biotechnology and has worked in the sales and marketing sector for food tech and travel startups. Currently, she specializes in writing content for the ERP persona, covering topics like energy management, IP management, process ERP, and vendor management. In her free time, she can be found snuggled up with her pets, writing poetry, or in the middle of a Netflix binge.
