¿Qué es una firma de correo electrónico?
Una firma de correo electrónico es un bloque de texto al final de un correo. Incluye detalles profesionales, la marca de la empresa e información de contacto del remitente. A veces se le llama pie de correo electrónico, y debe cerrar el correo de manera profesional, informando al lector quién es la persona, para qué empresa trabaja y cómo se le puede contactar.
Algunas organizaciones pueden usar software de firma de correo electrónico para incorporar elementos de marca y mejorar los programas de marketing dentro de la firma. Estas herramientas simplifican la creación de firmas de correo electrónico con marca al ingresar información básica, como el nombre del empleado, número de teléfono y título del trabajo.
Componentes básicos de las firmas de correo electrónico
En cuanto al diseño de la firma de correo electrónico, los componentes básicos de una firma de correo electrónico profesional deben incluir:
- Despedida. “Saludos cordiales” o “¡Gracias!” son ejemplos comunes.
- Nombre de la empresa. El nombre de la organización para la que trabaja la persona debe ser parte de la firma de correo electrónico.
- Nombre. Una firma de correo electrónico siempre debe incluir el nombre y apellido del empleado. Si alguien usa un apodo, también puede usarlo.
- Pronombres. Si una persona tiene pronombres por los que desea ser llamada, pueden incluirse en su firma. Los pronombres pueden ser “él/él”, “ella/ella” o “ellos/ellas”.
- Título del trabajo. El título del trabajo de una persona debe estar en su firma de correo electrónico. Si un empleado recibe un ascenso o cambio de título, debe reflejarse aquí.
- Número de teléfono. Si un empleado tiene un teléfono celular de trabajo o prefiere conversaciones telefónicas cuando los clientes tienen inquietudes, debe estar en la firma de correo electrónico.
- Elementos de marca. Un logotipo, eslogan o banner de marca también puede ser parte de una firma de correo electrónico. Estos pueden ser especialmente beneficiosos al promocionar un nuevo producto o compartir un anuncio.
- Enlaces de la empresa. Una firma puede enlazar al sitio web de la empresa, pero no tiene que ser la página de inicio. Si una organización está aumentando sus estrategias de marketing de reclutamiento, las firmas pueden incluir un enlace a la página de carreras de la empresa.
- Dirección registrada. Si una organización tiene múltiples ubicaciones de oficinas, un empleado puede incluir la dirección de la oficina central en la que trabaja.
- Enlaces sociales. Los empleados pueden listar enlaces a sus perfiles sociales, como LinkedIn y Twitter, en su firma para conectarse en otros lugares con clientes.
- Foto de perfil. Dependiendo de la industria y el rol de una persona, un empleado puede colocar una foto de perfil profesional dentro de su firma de correo electrónico.
Beneficios de las firmas de correo electrónico
Una firma de correo electrónico bien pensada y construida lleva a muchos beneficios. A continuación, se presentan algunos que podrían experimentarse.
- Profesionalismo destacado. Cuando se hace bien, una firma de correo electrónico hace que el mensaje se vea y se sienta más profesional. Esta información permite a las personas saber que el negocio, el remitente y la profesión son confiables.
- Aumento de la eficiencia. Una firma de correo electrónico proporciona a los clientes la información de contacto clave de una persona de manera clara y concisa. Además, cada contacto de correo electrónico tiene la información de contacto importante del remitente sin que el remitente tenga que escribirla cada vez.
- Conciencia de marca. Un gran lugar para impulsar la conciencia de marca es dentro de una firma de correo electrónico, ya que puede integrarse con la paleta de colores, logotipo, eslogan y estética general de una empresa.
- Oportunidades para el tráfico y la generación de leads. Los hipervínculos en una firma de correo electrónico pueden dirigir el tráfico a canales sociales, un sitio web de la empresa o una página de destino.
Mejores prácticas para firmas de correo electrónico
Al crear firmas de correo electrónico, los empleados deben recordar las siguientes mejores prácticas.
- Mantenerlo simple. A pesar de los varios componentes mencionados anteriormente, una firma de correo electrónico no necesita todos y cada uno de ellos para ser efectiva. Si el diseño es demasiado cargado o lleno de información, el destinatario lo ignorará. Además de lo imprescindible, como el nombre y el título, concéntrese en la información que más importa.
- Elegir enlaces sabiamente. Aunque una firma de correo electrónico es un gran lugar para una llamada a la acción (CTA), no incluya demasiadas. Un enlace importante suele ser suficiente.
- Ser consistente en toda la organización. Las empresas deben establecer pautas para las firmas de correo electrónico o hacer que se generen automáticamente para que coincidan en todos los departamentos y empleados.
- Probar en escritorio y móvil. Antes de que un empleado comience a enviar correos electrónicos a clientes con una firma de correo electrónico recién diseñada, pruebe cómo se ve tanto en dispositivos de escritorio como móviles para asegurarse de que el tamaño funcione y todo sea fácil de leer.
Ejemplo de firma de correo electrónico
A continuación se muestra un ejemplo de cómo podría verse una firma de correo electrónico.
Además de una firma de correo electrónico, aprende cómo un correo electrónico puede ser personalizado según las preferencias de marca y estilo.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
