Intercambio Electrónico de Datos (EDI)

¿Qué es el intercambio electrónico de datos (EDI)?

El intercambio electrónico de datos (EDI) es el intercambio de órdenes de compra, facturas, avisos de envío y otros documentos relacionados con los negocios entre empresas. El EDI permite a las empresas automatizar sus procesos de cadena de suministro y aumentar la eficiencia al reducir la comunicación basada en papel.

Los estándares de EDI definen la estructura y el formato de los documentos electrónicos, garantizando que ambas partes puedan entender y procesar los datos. Para facilitar el intercambio de datos entre dos o más computadoras, muchos usuarios recurren a software de EDI.

Software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)

Software que menciona a intercambio electrónico de datos (edi) como una característica o término.

Boomi

UltraEdit

Tipos de EDI

Se utilizan varios tipos de intercambio electrónico de datos en diferentes industrias y aplicaciones. La elección del tipo de EDI depende de las necesidades del negocio, la industria y los socios comerciales involucrados.

• EDI directo implica conectar a dos socios comerciales sin usar una red de terceros. El EDI directo requiere que ambas partes tengan el hardware y software necesarios para establecer una conexión segura.
• EDI de red de valor agregado (VAN) utiliza un proveedor de red de terceros para facilitar el intercambio de documentos EDI entre socios. El proveedor de VAN es un intermediario que asegura que los datos se transmitan de manera segura y confiable.
• EDI por Internet utiliza Internet como medio de comunicación para intercambiar documentos EDI entre socios comerciales. El EDI por Internet utiliza protocolos estándar de Internet, como protocolo de transferencia de archivos (FTP), para mover datos de manera segura.
• EDI de Declaración de Aplicabilidad 2 (AS2) es un tipo popular de EDI basado en Internet que utiliza el protocolo AS2 para intercambiar documentos de manera segura a través de Internet.
• EDI móvil permite a los usuarios acceder a sistemas y datos EDI desde dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y tabletas. Es útil para empresas con una fuerza laboral móvil o aquellas que requieren acceso en tiempo real a los datos.

¿Cómo funciona el intercambio electrónico de datos?

El intercambio electrónico de datos permite a dos o más socios comerciales intercambiar documentos comerciales en un formato electrónico estandarizado. Los socios siguen estos pasos básicos para completar una transacción EDI.

• Configuración. Los socios comerciales acuerdan los documentos específicos que van a intercambiar y el formato EDI que planean usar. También establecen un protocolo de comunicación y medidas de seguridad para la transmisión de datos.
• Preparación del documento. El remitente crea el documento electrónico en el formato EDI especificado utilizando sus sistemas o software internos. Luego, el documento se traduce en un mensaje EDI utilizando software EDI.
• Transmisión del mensaje. El remitente envía el mensaje al receptor utilizando un protocolo de comunicación seguro como AS2 o FTP. El software EDI del destinatario recibe e interpreta el mensaje.
• Traducción del mensaje. El software EDI del destinatario traduce el mensaje a un formato legible que puede ser importado a sus sistemas o software internos.
• Procesamiento del documento. El destinatario procesa el documento EDI utilizando sus sistemas o software internos. Esto incluye actualizar inventarios, generar facturas o iniciar envíos.
• Reconocimiento. El destinatario envía un mensaje de reconocimiento de vuelta al remitente para confirmar la llegada del mensaje EDI. Asegura que ambas partes hayan recibido y entendido el mensaje.

Beneficios del intercambio electrónico de datos

Las transacciones EDI son un método principal para intercambiar documentos entre pequeñas y grandes empresas. A través de la automatización y la integración empresa a empresa (B2B), la tecnología EDI ofrece varias ventajas comerciales esenciales.

• Ahorra tiempo y dinero. Automatizar procesos manuales basados en papel con tecnología EDI lleva a menores costos.
• Mejora la precisión. Las empresas pueden procesar más documentos con alta precisión rápidamente, aumentando la eficiencia y productividad.
• Reduce errores. Debido a la estricta estandarización, la transferencia de datos EDI evita errores al asegurar que la información esté correctamente preparada antes de ingresar a procesos o aplicaciones corporativas.
• Mejora la trazabilidad. Dado que los documentos electrónicos pueden integrarse con varios sistemas de TI para apoyar la recopilación, visibilidad y análisis de datos, la integración EDI mejora la trazabilidad y los informes.
• Fomenta experiencias positivas para el cliente. A través de la ejecución efectiva de transacciones y la entrega oportuna de productos y servicios confiables, la automatización EDI apoya relaciones favorables con los clientes.
• Proporciona beneficios consistentes. El EDI permite a las grandes organizaciones establecer estándares entre socios comerciales. La adherencia al EDI permite a las organizaciones más pequeñas integrarse con empresas más grandes con recursos financieros significativamente mayores.

Mejores prácticas para el intercambio electrónico de datos

Seguir estas prácticas recomendadas garantiza que un sistema EDI funcione sin problemas y de manera eficiente, mejorando las operaciones de la cadena de suministro mientras se reducen costos y errores.

• Usa formatos estandarizados para documentos EDI para fomentar la consistencia y compatibilidad entre socios comerciales.
• Prueba y valida todas las transacciones EDI antes de ponerlas en marcha para que todo funcione correctamente.
• Mantén datos precisos en los sistemas internos para evitar errores y discrepancias en las transacciones EDI.
• Monitorea y rastrea las transacciones EDI para asegurarte de que se procesen correctamente y a tiempo.
• Usa protocolos de comunicación seguros como AS2 o FTP para proteger datos sensibles durante la transmisión.
• Establece procedimientos claros para reducir la posibilidad de conflictos y determinar protocolos explícitos para manejar excepciones, errores y disputas EDI.
• Crea un plan de respaldo en caso de que el sistema EDI falle o surjan problemas de comunicación.
• Educa a los miembros del personal involucrados en transacciones EDI sobre el uso del sistema y las prácticas recomendadas.
• Mantente actualizado para mantener el sistema compatible con los socios comerciales. Mejora continuamente y comprende los estándares y tecnologías EDI más recientes.

Intercambio electrónico de datos vs. interfaz de programación de aplicaciones

Es común confundir el intercambio electrónico de datos con la interfaz de programación de aplicaciones, pero son diferentes.

El intercambio electrónico de datos es la técnica de comunicación más utilizada para transferir información de manera eficiente de un sistema a otro. El EDI proporciona a las empresas un medio rápido y seguro de transferir datos a otras organizaciones en lugar de usar papel. Utiliza formatos electrónicos estandarizados para facilitar que las computadoras procesen los datos, reduciendo considerablemente o incluso eliminando la necesidad de trabajo manual.

Una interfaz de programación de aplicaciones, o API, es un conjunto de estándares y directrices de programación para usar aplicaciones de software basadas en la web que permiten la comunicación de plataforma a plataforma. Una API actúa como una interfaz entre programas de software para facilitar la comunicación electrónica exitosa, al igual que una interfaz de usuario facilita la comunicación entre personas y computadoras.

Aprende más sobre APIs y cómo mejoran el desarrollo de aplicaciones.