¿Qué es eDiscovery?
Dado que la mayoría de las pruebas en casos legales ahora se almacenan electrónicamente, eDiscovery se ha convertido en un componente esencial de la práctica legal moderna. Realizar eDiscovery requiere experiencia y tecnología especializadas para revisar documentos almacenados electrónicamente.
Los profesionales utilizan software de eDiscovery para examinar documentos e información electrónica durante el litigio. El propósito de eDiscovery es encontrar, preservar, recopilar, revisar y producir información almacenada electrónicamente (ESI) que pueda ser relevante para una investigación legal o regulatoria.
ESI incluye correos electrónicos, mensajes instantáneos, mensajes de texto, publicaciones en redes sociales, videos, archivos de audio, documentos y otros tipos de datos electrónicos. eDiscovery es importante porque los datos electrónicos se han convertido en el medio principal de comunicación y almacenamiento de información en el mundo actual.
Tipos de eDiscovery
Las empresas generalmente dependen de dos tipos de eDiscovery. Ambos requieren una planificación, gestión y ejecución cuidadosas para que los datos relevantes se recopilen y analicen de manera eficiente. Las organizaciones pueden necesitar trabajar con proveedores o consultores externos de eDiscovery para ayudar a gestionar estos procesos, especialmente en casos que involucren grandes volúmenes de datos o problemas técnicos complejos.
- eDiscovery proactivo implica la recopilación, procesamiento y análisis rutinarios y continuos de datos electrónicos para gestionar riesgos potenciales, como violaciones de datos o infracciones regulatorias.
- eDiscovery reactivo es la forma más tradicional de eDiscovery, que implica compilar y revisar datos electrónicos en respuesta a una solicitud legal o investigación específica. El eDiscovery reactivo puede ser lento y costoso. Requiere reconocer y acumular datos potencialmente relevantes de diversas fuentes, procesar y analizar los datos, y producirlos en un formato que sea admisible en el tribunal.
Beneficios de eDiscovery
eDiscovery puede ayudar a las organizaciones a gestionar de manera más efectiva el proceso de descubrimiento, reducir costos y riesgos, y mejorar sus estrategias generales de litigio y gestión de riesgos. A continuación se presentan algunos beneficios comunes de eDiscovery.
- Precisión: Las herramientas y técnicas de eDiscovery garantizan que los datos electrónicos se recopilen y analicen de manera precisa y completa, reduciendo el riesgo de perder información importante o cometer errores en el proceso de descubrimiento.
- Accesibilidad: Los datos electrónicos pueden buscarse, ordenarse y analizarse fácilmente, lo que facilita a las organizaciones extraer información relevante de grandes volúmenes.
- Cumplimiento: Las empresas recurren a leyes locales y federales para mantener el cumplimiento con los requisitos legales y regulatorios para preservar y producir datos electrónicos, reduciendo el riesgo de sanciones.
- Gestión de riesgos: Gestionar riesgos potenciales relacionados con la privacidad de los datos, seguridad, y cumplimiento y reducir el riesgo de violaciones de datos, infracciones regulatorias u otros problemas legales están contenidos bajo el paraguas de la gestión de riesgos.
- Estrategia de litigio: eDiscovery permite a las organizaciones construir una estrategia de litigio más efectiva al identificar documentos y pruebas clave, evaluar la solidez de su caso y evaluar opciones de acuerdo potenciales.
Proceso de eDiscovery
Inicialmente, el proceso de recuperación y revisión de información almacenada electrónicamente hacía poco uso de software de eDiscovery. Pero a medida que la tecnología se volvió más omnipresente en la vida diaria y el lugar de trabajo, las soluciones se expandieron para incluir todo el proceso de eDiscovery. Se ha creado un mercado considerable debido al aumento de soluciones integrales y la aceptación de archivos electrónicos, como lo evidencia el sistema legal.
- Gobernanza de la información (IG): IG es gestionada por el modelo de referencia de gobernanza de la información (IGRM), que ofrece un marco al que las agencias pueden adherirse. IG describe los procesos, políticas y controles para la recopilación de datos.
- Identificación: La preservación de pruebas es esencial para un juicio exitoso. Los equipos trabajan en la fase de identificación hablando con partes interesadas importantes, revisando los hechos del caso y examinando pruebas digitales para determinar qué datos deben preservarse. Se impone una retención legal en un archivo una vez que se ha determinado que es pertinente para un caso. Los archivos no pueden ser eliminados, destruidos o alterados de ninguna manera. Después de que los archivos están sujetos a una retención legal, el software de eDiscovery identifica aquellos que pueden ser relevantes, los elimina y los almacena en una base de datos.
- Preservación: Una vez que se han localizado los datos pertinentes, los propietarios preservan la información de manera segura. El programa escanea los archivos, luego separa la información relevante e irrelevante. Los archivos pertinentes se almacenan en un lugar digital seguro.
- Recopilación de datos: Dependiendo de las necesidades, la recopilación de datos puede realizarse utilizando diversas tecnologías, pero la aplicación debe adherirse a procedimientos legales. La evidencia digital y los datos no deben ser comprometidos o alterados.
- Procesamiento: Después de que se han recopilado los datos, pueden no estar organizados y no pueden presentarse en su forma actual a los abogados del tribunal. El software automatizado de eDiscovery, la organización de datos y el procesamiento pueden ayudar a garantizar la relevancia y la extracción de información útil. Algunos documentos se convierten a un formato de archivo diferente, frecuentemente un PDF, para eliminar información privilegiada. Las redacciones pueden evitar que se vea información irrelevante en un archivo que de otro modo sería relevante.
- Revisión: Examinar y registrar los datos antes de presentarlos es crucial. El proceso de revisión puede llevarse a cabo manualmente o con inteligencia artificial. Este paso identifica los documentos que están protegidos por el privilegio cliente-abogado. Los abogados y asistentes legales revisan la documentación.
- Análisis: La clasificación de datos por tema permite ver patrones y el contexto general en esta etapa. La información almacenada (SI) se evalúa en contexto y contenido, incluyendo tendencias importantes, discusiones e individuos.
- Producción: Durante esta etapa, la información se entrega a la parte adversaria en el formato solicitado según el cronograma y estrategia de entrega predeterminados. Para este punto, la información debe estar organizada, examinada a fondo para determinar privilegios y relevancia, y depurada para que no sea acumulativa o redundante.
- Presentación: La información almacenada electrónicamente (ESI) se muestra a las audiencias durante deposiciones, audiencias, juicios, etc., particularmente en formas nativas como la creación de videos tutoriales, etc. y formas casi nativas para obtener información adicional y confirmar creencias o posiciones ya sostenidas.
eDiscovery vs. forense digital
El proceso de localizar y asegurar ESI para usarlo en un procedimiento legal se conoce como eDiscovery. Generalmente implica análisis de datos y examen de grandes volúmenes de documentos u otros tipos de datos.
Cada caso tiene un procedimiento y objetivo de eDiscovery único. eDiscovery puede abarcar una amplia gama de temas, desde investigaciones corporativas sobre fraude hasta casos legales que involucren disputas de propiedad intelectual, reclamos laborales o disputas de accionistas. Estas técnicas también se aplican en casos de cumplimiento que involucran leyes antimonopolio, ambientales o de privacidad. A medida que las empresas realizan su debida diligencia durante fusiones y adquisiciones, frecuentemente utilizan un procedimiento de eDiscovery para revisar documentos.
Forense digital es la aplicación de técnicas científicas hacia la preservación, recopilación, validación, identificación, análisis, interpretación, documentación y presentación de ESI como un componente de investigación en actividad ilegal. El forense digital requiere un conocimiento profundo de muchos métodos de investigación diferentes. Encontrar archivos eliminados y reconstruir cronologías utilizando artefactos como sistemas operativos e historiales web son típicos.
A diferencia del forense digital, eDiscovery no aborda explícitamente ESI que ha sido eliminado, alterado u oculto. Por otro lado, el forense digital frecuentemente entra en escena tan pronto como ESI es inaccesible o no está disponible. En pocas palabras, el forense digital tiene como objetivo localizar y enumerar ESI. Como resultado, en comparación con eDiscovery, el forense digital tiende a ser una tarea más técnica que requiere diferentes equipos, experiencia y capacitación.
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Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
