¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica, o e-firma, es una forma de verificar que una persona ha aceptado el contenido de un documento sin requerir que lo firme físicamente en papel. Las firmas electrónicas se utilizan a menudo en transacciones legales, financieras y comerciales para ahorrar tiempo y eliminar la necesidad de intercambio físico de documentos.
Los profesionales pueden crearla utilizando varios métodos, como escribir un nombre o dibujar una firma en una pantalla táctil, o utilizando software de firma electrónica. Las firmas electrónicas suelen ser legalmente vinculantes, siempre que se cumplan ciertos requisitos, como utilizar un servicio de terceros para verificar la identidad del firmante y mantener la integridad del documento.
Tipos de firmas electrónicas
El tipo de firma electrónica que se utilice dependerá del nivel de seguridad y reconocimiento legal que se necesite para sus documentos electrónicos. Las firmas electrónicas básicas son generalmente las menos seguras y reconocidas legalmente, mientras que las cualificadas ofrecen la mayor seguridad y reconocimiento legal. Hay tres tipos principales de firmas electrónicas:
- Firmas electrónicas simples: Una firma electrónica simple es cualquier marca, símbolo o sonido electrónico asociado lógicamente con un registro electrónico y puede indicar la intención del firmante. Ejemplos incluyen un nombre escrito o una imagen de una firma.
- Firmas electrónicas avanzadas: Una firma electrónica avanzada está vinculada de manera única al firmante. Puede identificar al firmante y se crea utilizando medios que el firmante puede mantener bajo su control exclusivo. Ejemplos incluyen firmas digitales, que utilizan métodos criptográficos para asegurar la autenticidad de la firma.
- Firmas electrónicas cualificadas: Una firma electrónica cualificada se crea utilizando un dispositivo certificado y aprobado. Estas firmas se basan en un certificado cualificado para firmas electrónicas. La regulación eIDAS de la UE reconoce las firmas electrónicas cualificadas como teniendo el mismo efecto legal que una firma manuscrita.
Beneficios de las firmas electrónicas
Aunque la mayoría de las personas saben lo convenientes que son las firmas electrónicas, pueden pasar por alto o dar por sentadas ciertas cosas. Las firmas electrónicas proporcionan las siguientes ventajas:
- Accesibilidad: Los firmantes pueden proporcionar firmas electrónicas desde cualquier lugar, ya sea en la oficina o en el extranjero.
- Seguridad: Las firmas electrónicas son bastante seguras cuando son utilizadas correctamente por todas las partes.
- Automatización: Las firmas electrónicas son cruciales para un flujo de trabajo digital simplificado para muchas organizaciones. Los equipos pueden pasar inmediatamente a la siguiente fase después de recopilar las firmas.
- Mantenimiento de registros: Las partes pueden guardar copias de los documentos localmente para sus registros después de firmar.
- Ahorro de tiempo: Las firmas electrónicas son rápidas. Cuando una parte envía un documento, todos reciben la notificación de inmediato y pueden firmarlo inmediatamente.
Cómo crear firmas electrónicas
Los pasos exactos y las características pueden variar dependiendo de la plataforma de firma electrónica utilizada, pero estos pasos generales deberían dar una idea de qué esperar al usar firmas electrónicas.
El proceso detrás de la creación de una firma electrónica varía dependiendo de la plataforma utilizada. Generalmente, el usuario carga el documento en la plataforma de firma electrónica, agrega los campos de firma donde cada parte necesita firmar, agrega las direcciones de correo electrónico de los firmantes y envía el documento a las personas relevantes.
Dependiendo de la plataforma, los firmantes pueden firmar el documento escribiendo su nombre, dibujando su firma o utilizando una firma digital preexistente. Una vez completado, la plataforma notificará al usuario, y la herramienta almacenará de manera segura el documento firmado, proporcionando al usuario acceso para descargarlo o verlo cuando sea necesario.
Mejores prácticas para firmas electrónicas
Implementar firmas electrónicas ayuda a las empresas a mantenerse al día con los estilos de trabajo en evolución de los empleados. Sin embargo, las organizaciones deben establecer confianza y asegurarse de que todos estén familiarizados y usen fácilmente las firmas electrónicas.
- Elija un proveedor de firmas electrónicas de buena reputación: Elija un proveedor que sea confiable y conocido en la industria para asegurar que las firmas electrónicas de los usuarios sean seguras y legalmente vinculantes.
- Comprenda los requisitos legales: Diferentes países y jurisdicciones pueden tener diferentes requisitos legales para las firmas electrónicas. Comprenda las leyes y regulaciones en su área para asegurar el cumplimiento.
- Autentique a los firmantes: Use un método confiable para autenticar las identidades de los firmantes, como correo electrónico, teléfono o verificación de identificación.
- Defina el proceso de firma: Comunique claramente el proceso de firma a todas las partes para evitar confusiones y asegurar que el documento se firme correctamente.
- Use cifrado: Use cifrado para asegurar la confidencialidad e integridad de los documentos firmados.
- Mantenga registros: Mantenga registros de todos los documentos firmados, incluyendo el proceso de firma y cualquier método de autenticación utilizado.
- Eduque a los firmantes: Eduque a los firmantes sobre cómo usar la plataforma de firma electrónica para evitar cualquier confusión o error durante el proceso.
- Revise y actualice las políticas y procedimientos de firma electrónica regularmente: Revise y actualice las políticas y procedimientos de firma electrónica regularmente para asegurar que estén actualizados y sean efectivos.
Firmas electrónicas vs. firmas digitales
Algunos pueden confundir las firmas electrónicas con las firmas digitales, pero son diferentes.
Firma electrónica es una palabra colectiva para cualquier marca, símbolo o sonido electrónico que transmita la intención de un firmante y es una representación digital de la firma de una persona. Las firmas electrónicas incluyen un nombre escrito, una imagen escaneada de una firma manuscrita o un tic que indica acuerdo.
Por otro lado, las firmas digitales son firmas electrónicas que utilizan técnicas criptográficas para garantizar la legitimidad, integridad y no repudio de un documento firmado. Para validar la firma e identificar cualquier modificación al documento, las firmas digitales utilizan un método matemático para generar un código digital especial que se aplica al texto.
Aunque los documentos electrónicos pueden ser firmados con tanto firmas electrónicas como digitales, estas últimas ofrecen mayor seguridad y reconocimiento legal. Muchas jurisdicciones, incluyendo los EE.UU. y la UE, reconocen las firmas digitales como una forma más segura y legalmente vinculante de firmas electrónicas.
Aprende más sobre la firma de documentos y el papel que juega en la gestión de contratos.
Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
