¿Qué es la firma de documentos?
La firma de documentos es el proceso de añadir una firma digital o electrónica a un documento para proporcionar la identidad del remitente. La firma de documentos electrónicamente elimina la necesidad de documentos en papel físico y acelera drásticamente el proceso de firma.
La firma de documentos es a menudo una parte crítica de cualquier contrato y juega un papel importante dentro del software de gestión de contratos y el software de propuestas. La firma de documentos agiliza el flujo de documentos con múltiples características diseñadas para simplificar la creación de documentos, establecer flujos de trabajo y recordar a las partes que deben enviar documentos firmados. Muchas industrias, incluyendo la banca y el sector inmobiliario, dependen de la firma de documentos para apoyar sus operaciones comerciales diarias y finalizar contratos de manera oportuna.
Tipos de firma de documentos
Las empresas utilizan diversas formas de firma digital de documentos para finalizar diferentes tipos de contratos y documentos. Es importante entender tanto el software que proporciona a los usuarios la capacidad de firmar documentos como los diversos estándares que se han establecido para la firma de documentos. En términos de software, generalmente hay dos tipos comunes:
- Firmas electrónicas: Las firmas electrónicas son la forma más común de firmar un documento electrónicamente, lo cual se logra utilizando software de firma electrónica. Es una forma digital de una firma que es legalmente vinculante y segura, pero no incorpora ningún tipo de codificación o estándares. Las empresas utilizan firmas electrónicas cuando solo necesitan verificar el documento. Por ejemplo, una firma electrónica puede incluir una fotocopia de una firma manuscrita, una firma dibujada a mano o incluso simplemente hacer clic en un "botón de aceptar".
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Firmas digitales: Las firmas digitales son otra forma común de firma de documentos, pero en contraste con las firmas electrónicas, las firmas digitales son generalmente más seguras. Con una firma digital, los usuarios deben tener un certificado digital para que él o ella pueda estar vinculado al documento. Una firma digital es a menudo autorizada por autoridades de certificación que son responsables de proporcionar certificados digitales que pueden compararse con licencias o pasaportes. Un certificado digital se utiliza para validar el documento y determinar su autenticidad. Esto es crítico para verificar la identidad de la persona original con la firma.
Además del software, también existen diferentes estándares establecidos para la firma de documentos en términos de seguridad y validez. Estos estándares son establecidos por las regulaciones de la Unión Europea y están siendo adoptados lentamente en todo el mundo. Esos estándares son los siguientes:
- Firmas electrónicas estándar: Las firmas electrónicas estándar no requieren verificación de identificación del usuario. Pueden usarse con software de firma electrónica e incluyen firmas escaneadas y el uso de un botón "Acepto".
- Firmas electrónicas avanzadas (AES:): AES se utiliza para firmas electrónicas legalmente válidas. Estas firmas están vinculadas de manera única al firmante, pueden identificar al firmante y pueden revelar cualquier cambio en los datos firmados. Este tipo de firma de documentos a menudo se completa utilizando una verificación en dos pasos que proporciona esa segunda capa de verificación. Un ejemplo de esto puede ser una aplicación en su teléfono móvil que un firmante necesita usar para validar que su firma en un documento electrónico fue realmente hecha por ellos mismos.
- Firmas electrónicas cualificadas (QES): QES proporciona los requisitos más altos de seguridad y legalidad de todas las firmas digitales. Las firmas cualificadas proporcionan seguridad adicional mediante un Proveedor de Servicios de Confianza (TSP) de terceros. Estas pueden ser necesarias para documentos que necesitan alta seguridad, como transferencias de propiedad, contratos legales, incorporaciones y muchas otras interacciones corporativas y gubernamentales.
Beneficios de la firma de documentos para las empresas
Es importante delinear los beneficios del proceso de firma de documentos así como los beneficios del software de firma digital:
- Permite a los usuarios autenticar un contrato o acuerdo vinculante
- Proporciona a los usuarios un documento de registro para probar lo que se acordó
- Proporciona un medio de entendimiento entre un comprador y un vendedor
- Proporciona una vuelta rápida de contratos, una reducción de cuellos de botella y cumplimiento normativo en tiempo real.
Elementos básicos de la firma de documentos
Algunos elementos fundamentales para la firma de documentos incluyen:
- Firma de documentos: La firma de documentos permite al firmante firmar documentos de manera fácil e intuitiva.
- Recordatorios y expiraciones: Esta característica recuerda a los firmantes de documentos que están esperando ser firmados y de las fechas de expiración de los documentos.
- Proceso de inicio de sesión: El proceso de inicio de sesión o el proceso de autenticación es seguro y sin problemas.
- Firmas móviles: Los usuarios pueden enviar y firmar documentos fácilmente en dispositivos móviles.
- Flujo de trabajo de firma: Los remitentes, administradores o ambos pueden configurar y rastrear documentos fácilmente a través de múltiples pasos de firma.
- Firmas digitales masivas: La firma de documentos proporciona la capacidad de enviar documentos que requieren miles de firmantes a la vez.
- Informes: La función de informes ayuda a proporcionar informes estándar y facilita la creación fácil de informes personalizados para gestionar el proceso de firma.
- Creación de documentos de firma: La firma de documentos proporciona bloques de firma fáciles de crear en todos los tipos de documentos o formularios electrónicos requeridos.
- Cumplimiento normativo: El software cumple con el cumplimiento normativo requerido.
- Historial y auditoría de firmas: Esta característica ayuda a rastrear todo el historial de firmas de documentos para cumplir con las regulaciones requeridas.
- Escalabilidad empresarial: La firma de documentos proporciona características para permitir la escalabilidad para grandes organizaciones.
- Marca personalizada: Se puede aplicar una marca personalizada a través del proceso de firma.
Mejores prácticas para la firma de documentos
Para hacer el mejor uso de las soluciones de firma de documentos, las empresas deben seguir estas mejores prácticas:
- Hacer preguntas sobre cualquier cláusula que pueda parecer cuestionable
- Considerar objetivos comerciales particulares al firmar el documento
- Hacer que múltiples partes interesadas revisen el documento para asegurarse de que no falte nada significativo
- Entender de quiénes son necesarias las firmas para completar el documento
Michael Gigante
Mike is a former market research analyst focusing on CAD, PLM, and supply chain software. Since joining G2 in October 2018, Mike has grounded his work in the industrial and architectural design space by gaining market knowledge in building information modeling, computer-aided engineering and manufacturing, and product and machine design. Mike leverages his knowledge of the CAD market to accurately represent the space for buyers, build out new software categories on G2, and provide consumers with data-driven content and research. Mike is a Chicago native. In his spare time he enjoys going to improv shows, watching sports, and reading Wikipedia pages on virtually any subject.
