Gestión de Documentos

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el proceso de capturar, rastrear y almacenar documentos electrónicos, como documentos de Word, PDFs, presentaciones, facturas, imágenes escaneadas de documentos en papel y otros documentos empresariales.

Los sistemas de gestión documental ahorran tiempo y dinero a una empresa al proporcionar almacenamiento centralizado, control de acceso y permisos, seguridad de documentos, auditorías y flujos de trabajo optimizados.

Algunas empresas utilizan software de gestión documental para guardar, recuperar y organizar documentos, permitiendo a las partes interesadas acceder a ellos fácilmente. El software mejora los flujos de trabajo de revisión y aprobación, aumentando la eficiencia de los equipos administrativos.

Los sistemas estándar de gestión documental incluyen características como almacenamiento de documentos, control de acceso a versiones, búsqueda de texto completo y análisis. Estas características apoyan los flujos de trabajo de empresas, instituciones gubernamentales y educativas, y otras autoridades que trabajan con grandes volúmenes de documentos en papel o digitales.

Software de Gestión de Documentos

Software que menciona a gestión de documentos como una característica o término.

Microsoft SharePoint

Google Workspace

Autodesk Construction Cloud

Dropbox

Laserfiche

Procore

Tipos de gestión documental

Las demandas y requisitos empresariales varían. Las organizaciones eligen un tipo particular de gestión documental en función de ellos.

• Gestión de contenido empresarial (ECM): Los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) facilitan el proceso de capturar, almacenar y organizar contenido no estructurado en un repositorio centralizado. ECM a menudo es un término general que se sitúa por encima de los sistemas de gestión documental más definidos, ya que se refiere al almacenamiento de cualquier tipo de información empresarial: documentos en papel escaneados, archivos digitales, correos electrónicos, presentaciones, hojas de cálculo, etc.
• Gestión del conocimiento: El software de gestión del conocimiento apoya un enfoque integrado para identificar, capturar, recuperar y compartir activos de información que tienen un fuerte enfoque en cómo realizar una tarea, cómo manejar una situación, cómo funciona un proceso y cómo llevar a cabo un trabajo. Ofrecer a los empleados la capacidad de acceder a la información correcta en el momento adecuado permite una mejor toma de decisiones y eficiencia.
• Gestión de contenido en la nube: La gestión de contenido en la nube es el proceso de almacenar varios tipos de contenido en la nube, permitiendo a los equipos acceder a la información desde cualquier lugar y habilitando la colaboración.
• Gestión de registros preserva los datos y permite a las partes interesadas recuperarlos cuando sea necesario. Las organizaciones de derecho, medicina y gobierno emplean principalmente sistemas de gestión de registros.
• Automatización de flujos de trabajo permite a las empresas automatizar tareas repetitivas en el proceso de gestión documental, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
• Imágenes de documentos convierte documentos en papel en archivos y datos electrónicos.

Beneficios de la gestión documental

La gestión documental mejora la eficiencia y seguridad general para las organizaciones que procesan grandes volúmenes de datos. A continuación se presentan algunos beneficios que la gestión documental revela para las organizaciones.

• Ahorro de tiempo: La gestión documental mejora drásticamente las velocidades de recuperación de documentos, dado el enorme volumen de contenido que circula en una empresa. Los metadatos, el etiquetado y las funciones de búsqueda en los sistemas de gestión documental permiten una recuperación fácil y precisa.
• Seguridad: Los sistemas de gestión documental permiten a los administradores establecer reglas de acceso y permisos para un intercambio más seguro de documentos empresariales.
• Reducción de espacio y recursos: Digitalizar documentos en papel y almacenarlos en estos sistemas reduce el costo de papel, impresión y almacenamiento.
• Fuente única de verdad: El contenido se replica y edita constantemente, lo que dificulta el seguimiento de la información más reciente y precisa. Los sistemas de gestión documental proporcionan un historial completo de versiones, para que los usuarios sepan que están accediendo al contenido más actualizado.
• Mejoras en el flujo de trabajo: Algunas soluciones están equipadas con funcionalidades de extracción y análisis de datos, permitiendo que la información fluya automáticamente hacia otros procesos empresariales, optimizando así el uso de la información almacenada.
• Aumento de la colaboración: La gestión documental saca el contenido de sus silos y lo comparte a través de una empresa, permitiendo a los usuarios ver, editar, comentar y anotar el mismo contenido.

Flujo de trabajo de gestión documental

El flujo de trabajo de gestión documental puede ser diferente para las empresas a medida que gestionan diversos registros.

A continuación se presenta un flujo de trabajo estándar para gestionar documentos que los equipos pueden usar como base para crear el suyo propio.

• Crea un documento: El proceso de creación de documentos implica comprender sus objetivos, procedimientos, roles y responsabilidades. Puede ser necesario colaborar con escritores o diseñadores en esta etapa.
• Evalúa y aprueba el documento: Para esta etapa, el equipo envía el documento a sus gerentes, quienes revisan su contenido y dan aprobaciones.
• Sube el documento: El equipo sube el registro con tantas etiquetas como sea posible a un sistema de gestión documental.
• Comparte el documento: Una vez subido al DMS, las partes interesadas internas reciben una notificación para revisar. El equipo realiza todas las revisiones antes de publicar el documento.

Elementos básicos de la gestión documental

Los sistemas de gestión documental proporcionan múltiples funcionalidades, cada una con su propio conjunto de beneficios para las organizaciones. Con la abundancia de tales funciones, las organizaciones necesitan ayuda para decidir sobre las características imprescindibles y las que son agradables de tener. Aquí hay algunos elementos generales que son fundamentales para prácticas efectivas de gestión documental:

• Captura de documentos: La gestión documental comienza con el escaneo de documentos en papel o la importación de archivos digitales al repositorio central. El software OCR se utiliza a menudo para analizar y organizar automáticamente los documentos capturados.
• Almacenamiento: Las empresas a menudo tienen una cantidad abrumadora de datos y contenido, por lo que el espacio de almacenamiento adecuado y las capacidades de almacenamiento son esenciales para la gestión documental.
• Opciones de búsqueda ayudan a los usuarios a localizar archivos a través de una amplia gama de capacidades de búsqueda, como buscar por palabras clave, fecha de última modificación y tipo de archivo.
• Flujo de trabajo: Además de simplemente almacenar documentos, los sistemas de gestión documental a menudo tienen la capacidad de automatizar el enrutamiento de documentos a varias personas y procesos, eliminando cuellos de botella y optimizando los flujos de trabajo empresariales.
• Distribución: La gestión documental ayuda a llevar la información correcta a las personas correctas. Los sistemas efectivos regularán el intercambio y distribución de documentos y carpetas de documentos a personas autorizadas.
• Controles de accesibilidad permiten que solo los usuarios autorizados accedan fácilmente a los archivos. Los controles de acceso se pueden establecer en función de una persona, proyecto, rol de trabajo y cualquier criterio relevante para su organización.
• Integraciones permiten a los administradores conectar sistemas de gestión documental con otros software empresarial como gestión de relaciones con clientes (CRM) y clientes de correo electrónico.
• Compatibilidad móvil permite a los empleados almacenar y recuperar archivos de forma remota o en movimiento.

Casos de uso de la gestión documental

Las empresas adoptan la gestión documental para diversos propósitos. A continuación se presentan algunos de los casos de uso de la gestión documental en las organizaciones.

• Manuales de productos: Cada empresa proporciona un manual para los servicios o productos que ofrece. Vienen en diferentes formas y tamaños. Estos manuales tienen como objetivo educar a los usuarios internos y externos sobre el producto.
• Directrices: Las mejores prácticas de gestión de proyectos incluyen directrices de marca, requisitos de cumplimiento y estándares de diseño. La primera fase de la mayoría de los proyectos implica establecer directrices e identificar un punto de acuerdo. Las herramientas de colaboración de documentos ayudan a crear políticas.
• Registros de personal: Los requisitos de seguridad varían según el documento. Los registros de empleados son privados y solo deben ser accesibles para miembros aprobados de la alta dirección y el equipo de recursos humanos. Un sistema de gestión documental efectivo utiliza el control de acceso para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan ver información confidencial.
• Protocolos: Un protocolo es un grupo de acciones o comportamientos que una organización utiliza para llevar a cabo una actividad específica. Por ejemplo, para gestionar un proyecto de marketing, se deben definir objetivos y metas, así como las políticas y procedimientos necesarios para lograrlos.
• Documentos legales: Cada registro legal debe ser rastreable. Por ejemplo, un contrato que no se ha referenciado durante varios años aún necesita ser preservado para su uso cuando hay un conflicto entre las partes que lo firmaron.

Mejores prácticas de gestión documental

Adoptar las siguientes mejores prácticas permite a las empresas implementar prácticas efectivas de gestión documental:

• Estructuras claras y consistentes de nombres de carpetas y documentos: Los nombres consistentes ayudan a los usuarios a encontrar lo que buscan y reducen los documentos duplicados, reduciendo el tiempo dedicado a buscar archivos y la confusión y frustración general.
• Reglas para el control de versiones: El propósito de la gestión documental es organizar el contenido de manera que reduzca el desorden y lleve el contenido correcto a las personas correctas. Tener reglas establecidas para cuándo se debe y no se debe crear una nueva versión de un documento ayuda a mantener el sistema organizado y efectivo.
• Configura la automatización de flujos de trabajo: Priorizar qué procesos automatizar debe depender de cuáles son críticos para el negocio y más alineados con los objetivos empresariales. El siguiente paso es configurar reglas de automatización e informar a los usuarios de estos flujos de trabajo.

Gestión documental vs. gestión de contenido vs. gestión de registros

La gestión documental gestiona datos estructurados, como documentos de Word, PDFs, presentaciones, etc., principalmente con fines de cumplimiento y gestión de flujos de trabajo. Rastrea y gestiona documentos digitales e imágenes escaneadas de documentos en papel. Generaliza un proceso de creación de documentos y automatiza la aprobación y el aseguramiento de la calidad, mejorando la eficiencia general de los departamentos con grandes volúmenes de documentos.

La gestión de contenido, utilizando software de gestión de contenido, maneja tanto datos estructurados como no estructurados, como contenido web (archivos HTML y PDF) y archivos digitales con el propósito principal de almacenamiento, recuperación y publicación de contenido web.

La gestión de registros generalmente trata con documentos que son evidencia de una transacción o una decisión. Impone obligaciones legales a una organización. Las reclamaciones de seguros o un contrato legal pueden clasificarse como un registro.

Aprende más sobre la gestión de registros y comprende cómo contribuye al éxito de una organización.