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¿Qué es la gestión de expedientes?

La gestión de expedientes es un proceso para recopilar y gestionar documentos y plazos. Se utiliza más comúnmente con la propiedad intelectual (PI) durante el proceso de solicitud de patentes y marcas, y por firmas legales para gestionar citas judiciales y documentos de clientes.

Normalmente se utilizan herramientas especializadas para gestionar estos expedientes, como la privacidad de datos y software de gestión de propiedad intelectual. Esto mantiene cualquier documentación en conformidad con las leyes de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE.

La gestión de expedientes digitalizada significa que los profesionales pueden mantenerse al día con fechas y plazos importantes sin tener que registrar información importante a mano.

Tipos de gestión de expedientes

Muchas industrias diferentes utilizan la gestión de expedientes como un medio para gestionar sus fechas clave.

• Abogados a menudo utilizan sistemas de gestión de expedientes para gestionar casos, documentos de casos y plazos judiciales para sus clientes.
• Profesionales de la salud recurren a sistemas de gestión de expedientes para almacenar citas médicas para pacientes, formación para equipos y documentación crítica. En muchos casos, estos sistemas ayudan a los pacientes a recibir atención de manera más eficiente.
• Agencias gubernamentales utilizan la gestión de expedientes para documentos relacionados con el cumplimiento legal o dentro de su rama del gobierno.
• Profesionales de la propiedad intelectual son algunos de los mayores usuarios de la gestión de expedientes. Cuando se presentan patentes o marcas, debe seguirse un largo proceso legal. La gestión de expedientes rastrea fechas importantes y gestiona la documentación relacionada con estas solicitudes de marcas y patentes.

Elementos básicos de la gestión de expedientes

Aunque los sistemas de gestión de expedientes cambian dependiendo de la industria que los utilice, la mayoría presenta funciones similares, incluyendo:

• Calendarios. Un simple calendario puede ser suficiente para muchos profesionales, pero otros necesitan sistemas más extensos que puedan gestionar cientos, incluso miles, de diferentes fechas a la vez. Algunos pueden estar vinculados a clientes o casos específicos, mientras que otros pueden ser fechas generales que las empresas deben conocer en su industria.
• Almacenamiento de documentos. Particularmente en legal, salud y propiedad intelectual, muchos documentos requieren referencia frecuente. Las buenas herramientas de gestión de expedientes permiten su gestión y acceso.
• Formularios de clientes. Cuando las empresas necesitan recopilar detalles de los clientes, los formularios pueden ser especialmente útiles. Dado que la gestión de datos es una parte clave de la gestión de expedientes, los formularios que recopilan fácilmente esta información suelen estar integrados en el sistema para facilitar su entrega a los clientes.
• Herramientas de comunicación. Los correos electrónicos se pierden cuando varias personas están contactando a un cliente sobre su caso. Las herramientas de gestión de expedientes a menudo permiten la carga de correos electrónicos para compartir información en todo el equipo mientras se vinculan a un caso. Muchos también tienen opciones para crear plantillas y programar correos electrónicos pre-poblados para enviar a los clientes a intervalos establecidos con actualizaciones de estado sobre sus casos.

Beneficios de la gestión de expedientes

Además de hacer que los equipos sean más eficientes y mantener los datos organizados, la gestión de expedientes incluye beneficios como:

• Mantener la calidad de los documentos. Cualquier cosa dentro del sistema de gestión de expedientes debe cumplir con un cierto estándar de calidad de uso. Esto refina todos los datos dentro del sistema.
• Proporcionar actualizaciones en tiempo real. Las fechas y plazos programados en el calendario pueden desencadenar automáticamente diferentes acciones en tiempo real. Estas podrían ser alertas para una llamada próxima con un cliente, una cita con un equipo legal, o cualquier otra notificación crítica en el tiempo. Cualquier documentación añadida al sistema también puede ser revisada tan pronto como un miembro del equipo la guarde.
• Reducir los costos operativos. Con un sistema que puede gestionar documentos y horarios, hay menos necesidad de un gran equipo administrativo para manejar estas tareas. La automatización dentro del software puede ahorrar cientos de horas cada año.

Mejores prácticas para la gestión de expedientes

Implementar un sistema de gestión de expedientes efectivo lleva tiempo, pero puede mejorar significativamente el rendimiento de los equipos internos. Al pensar en actualizar o crear un sistema de gestión de expedientes, es importante considerar:

• Elegir un sistema adecuado para la industria. No todos los campos necesitan todas las características de gestión de expedientes. Es vital que las herramientas adecuadas se ajusten a las necesidades del negocio, ya sea una gestión de documentos de alto nivel que pueda mantener los archivos correctamente o un calendario que alerte a los usuarios de los plazos próximos.
• Programar recordatorios. Con muchos casos para manejar al mismo tiempo, es fácil olvidar las fechas de vencimiento. En algunos casos, como PI o legal, perder estas fechas puede ser un error costoso. Programar fechas en el calendario tan pronto como se confirmen es la mejor manera de mantenerse al día con los plazos importantes por delante.
• Realizar informes frecuentes. Todo el software de gestión de expedientes debe tener funcionalidad de informes integrada en el sistema. Realizar informes que revisen los datos del mes anterior y el mes próximo mantiene al equipo alineado y asegura que todo el trabajo crucial se haya completado.

Mantén los archivos más importantes y gestiona múltiples casos de clientes mientras cumples con software de gestión de privacidad de datos.