¿Qué es la gestión de contratos con clientes?
La gestión de contratos con clientes es el proceso de gestionar y monitorear los acuerdos que tiene una organización. Permite a las empresas hacer un seguimiento de entregables, productos, servicios, cronogramas y otras obligaciones contractuales. También ayuda a garantizar que el contrato y todos sus elementos cumplan con cualquier regulación o requisito relevante.
Las empresas más pequeñas dejan la responsabilidad de estos procesos a un gerente de contratos. Al mismo tiempo, las organizaciones más grandes pueden requerir un equipo dedicado a la gestión de contratos compuesto por profesionales tanto del ámbito legal como financiero.
Las organizaciones de diversos sectores suelen utilizar software de gestión de contratos para automatizar la creación, seguimiento y monitoreo de contratos. Estas herramientas también simplifican varios procesos al permitir a los usuarios crear, almacenar, gestionar y compartir contratos comerciales complejos para evitar cuellos de botella en la etapa de negociación.
Tipos de contratos con clientes
La mayoría de los contratos con clientes se dividen en una de tres categorías. Los tipos varían según el entregable y cómo se define.
- Precio fijo: Se utiliza cuando las obligaciones y la declaración de trabajo están claramente definidas. La organización establece una cotización de precio fijo para todo el proyecto, teniendo en cuenta cualquier riesgo que pueda interferir.
- Tiempo y materiales: Cotiza el tiempo y los costos de materiales. Considera la posibilidad de que el proyecto en el que se está trabajando con un cliente pueda costar más de lo planeado inicialmente, ya que el tiempo y los materiales necesarios para un proyecto son impredecibles.
- Reembolso de costos: El cliente paga el costo del proyecto o artículo más una tarifa adicional por beneficio. La tarifa se detalla en el contrato, mientras que el costo incurrido por la organización se calcula y paga al finalizar.
Beneficios de la gestión de contratos con clientes
La gestión adecuada de obligaciones y acuerdos beneficia a la organización al mantener a los empleados bien informados, reducir la pérdida de negocios, mejorar la productividad y más. Los principales beneficios son:
- Gestionar múltiples contratos. Las empresas pueden organizar y gestionar grandes cantidades de contratos para que sean fácilmente localizables y accesibles a diario.
- Almacenamiento seguro. Los documentos se almacenan de forma segura en la nube.
- Accesible. Los empleados pueden buscar términos específicos para localizar y acceder a un contrato específico en segundos.
- Notificaciones. Se notifica a los empleados cuando los documentos necesitan atención. Se envían alertas cada vez que es momento de un plazo, hito o renovación.
- Informes y auditorías. Ayuda a las organizaciones a adherirse a los términos del contrato y evitar posibles tarifas.
- Mejorar la productividad. Racionaliza el proceso de gestión y evaluación de riesgos y mantiene a los empleados actualizados con todas las obligaciones contractuales.
- Evita la pérdida de negocios. Una mejor gestión de los acuerdos con clientes ayuda a las empresas a evitar ineficiencias que conducen a la pérdida de negocios.
Etapas básicas del proceso de gestión de contratos con clientes
El proceso cubre cada etapa por la que pasa el contrato, desde la creación hasta la renovación. Aquí están las etapas básicas, de principio a fin:
- Crear: Las solicitudes de contrato se envían al departamento legal para revisión y creación, o se utiliza software para generar contratos aprobados por el área legal.
- Negociar: Los empleados discuten los documentos internamente, editan y forman un acuerdo.
- Aprobar: Todos los interesados revisan y aprueban el borrador.
- Aceptar: La organización elige qué método de firma utilizar.
- Cumplir: Obliga a la organización y al cliente a cumplir con su acuerdo contractual.
- Analizar: Se recopilan y analizan los metadatos del contrato.
- Optimizar: Los conocimientos recopilados se utilizan para mejorar el proceso de gestión de contratos y fomentar el crecimiento empresarial.
- Renovar: Los clientes y las organizaciones deciden si renovar o no su acuerdo.
Mejores prácticas para la gestión de contratos con clientes
Las herramientas adecuadas pueden hacer o deshacer la gestión de contratos con clientes. Para experimentar todos los posibles beneficios, las organizaciones deben adherirse a las siguientes mejores prácticas:
- Elige el sistema adecuado. Las herramientas y el software pueden agilizar el proceso. Las empresas pueden asegurarse de elegir el sistema adecuado optando por una opción de prueba gratuita que proporcione muchos recursos para ayudar con la implementación.
- Prioriza el soporte. La gestión efectiva de contratos con clientes requiere soporte del software utilizado y conocimientos del área legal y financiera. Las empresas deben construir un sistema de soporte para ayudar a sus empleados a implementar la estrategia de manera fluida para crear y gestionar contratos adecuadamente.
- Implementa el sistema un tipo de contrato a la vez. Aplicar un nuevo método de gestión a solo un tipo de contrato a la vez y priorizar los tipos de contrato más urgentes primero puede acelerar el tiempo de valor y prevenir la sobrecarga de los empleados.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
