¿Qué es el seguimiento de costos?
El seguimiento de costos es un aspecto de la gestión de proyectos dedicado a monitorear la salud financiera del proyecto. Este proceso continuo comienza al inicio del ciclo de vida de un proyecto y se lleva a cabo hasta que el proyecto se completa.
El seguimiento de costos requiere comunicación entre el equipo de gestión de proyectos y los principales interesados para realizarse con la mayor precisión posible. El software de gestión de costos de proyectos se utiliza a menudo para monitorear la rentabilidad del proyecto, identificar los costos reales y compararlos para calcular el beneficio.
Etapas del seguimiento de costos
El seguimiento de costos se realiza en varias etapas a lo largo de la evolución de un proyecto. Estas etapas incluyen:
- Pre-planificación: El equipo del proyecto recopila datos para crear una estimación de presupuesto. Se determinan los recursos potenciales y se consideran elementos como los costos laborales, software y otros materiales.
- Estimación de presupuestos: La información de la pre-planificación se utiliza para crear una estimación del presupuesto del proyecto, que es aprobada por los principales interesados. Esta estimación se utiliza para medir los gastos reales y así el equipo puede ver cómo progresa el proyecto.
- Establecimiento de controles de costos: Los controles de costos ayudan a los gerentes de proyectos a dirigir la cantidad adecuada de dinero donde se necesita para asegurar un proyecto fluido y exitoso. Se necesita control de costos para elementos como materiales, hardware, software, facturas de proveedores, hojas de tiempo y gastos imprevistos.
- Seguimiento de costos: El seguimiento del presupuesto registra todos los costos y cómo se relacionan con el presupuesto base. El seguimiento de estos costos permite al equipo entender cómo se ajusta el proyecto al presupuesto y dónde deben hacerse ajustes.
- Medición de resultados: Al final de cada período de informe de un proyecto, calcula cómo se compara el proyecto con el presupuesto estimado y si se están cumpliendo las expectativas.
- Actualización de pronósticos: Informa a los miembros relevantes del equipo y a los interesados sobre los cambios dentro del proyecto o su presupuesto. Hacerlo permite al gerente de proyecto documentar y justificar cualquier cambio realizado.
- Mejora continua: El seguimiento de costos mejora cómo un equipo ejecuta proyectos, al tiempo que proporciona transparencia a todos los involucrados en el proyecto terminado.
Beneficios del seguimiento de costos
El seguimiento efectivo de costos tiene ventajas comerciales que los gerentes de proyectos no deben pasar por alto. Algunos de estos beneficios son:
- Prevenir el gasto: Cuando un equipo asigna y estima costos en las etapas de pre-planificación, el gerente de proyecto puede asegurar que no se produzca un gasto excesivo en áreas específicas.
- Evitar riesgos: Un presupuesto estimado utilizando los datos correctos tendrá una baja tolerancia al riesgo, dando al proyecto su mejor oportunidad de éxito, incluso si ocurren riesgos imprevistos.
- Mejorar la previsión: Los informes realizados a partir del seguimiento de costos pueden ayudar a un equipo a optimizar los recursos necesarios para tener éxito. Esto puede llevar a presupuestos más precisos para futuros proyectos.
Mejores prácticas para el seguimiento de costos
Existen prácticas específicas a seguir para realizar el seguimiento de costos correctamente. Estas mejores prácticas incluyen:
- Discutir con los miembros del equipo: El seguimiento y proyección precisos de costos dependen del equipo y de cómo realizan sus tareas. Consulta con los miembros del equipo durante la pre-planificación para conocer más sobre sus expectativas, cronogramas, objetivos y más.
- Registrar los datos: La recopilación adecuada de datos puede simplificar el proceso de seguimiento de costos para todas las partes involucradas. El software de gestión de proyectos es útil durante este paso, además del software de hojas de cálculo para comparar números y mantener los costos agrupados y organizados.
- Proporcionar acceso adecuado: Cualquier miembro del equipo que pueda influir en el presupuesto del proyecto debe tener acceso a los datos de seguimiento de costos del proyecto.
- Usar software de seguimiento de tiempo: Al estimar el costo de los recursos, los miembros del equipo pueden usar software de seguimiento de tiempo para registrar horas usando un temporizador de tareas. Un gerente de proyecto puede entonces usar esta información para determinar cuánto tiempo toman las tareas y la cantidad de recursos que serán necesarios.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
