¿Qué es la planificación de proyectos colaborativa?
La planificación de proyectos colaborativa es la gestión de proyectos llevada a cabo por el equipo en lugar de un gerente de proyectos dedicado. Es un método utilizado para planificar y coordinar el trabajo en equipo distribuido. Cuando se eliminan las barreras jerárquicas y el equipo utiliza el software de gestión de proyectos adecuado, las decisiones se toman de manera más eficiente.
Este método es una técnica de planificación de proyectos inclusiva, que da a cada miembro del equipo la oportunidad de tomar decisiones críticas. Debido a que la planificación de proyectos colaborativa es una estrategia de planificación de proyectos centrada en el equipo que utiliza diversas perspectivas y elimina la necesidad de un gerente de proyectos tradicional, es un enfoque efectivo en diversas industrias y organizaciones.
Beneficios de la planificación de proyectos colaborativa
La planificación de proyectos colaborativa es un proceso innovador especialmente beneficioso para empresas más pequeñas con equipos que trabajan estrechamente juntos. Algunos beneficios clave que la planificación de proyectos colaborativa puede aportar a las organizaciones son:
- Combate las barreras departamentales. Elimina la necesidad de que los gerentes de proyectos planifiquen proyectos a puerta cerrada. Los miembros del equipo no tienen que esperar órdenes y están involucrados en el proceso de planificación de principio a fin.
- Aumenta la productividad. La colaboración en la planificación de proyectos da a los miembros del equipo una comprensión sólida de su parte y sus responsabilidades en el proyecto. Las expectativas y objetivos claros combinados con la colaboración ayudan a los empleados a producir un trabajo de mayor calidad más rápido y de manera más eficiente.
- Aumenta la innovación. Los miembros del equipo probablemente incluyan a partes interesadas externas como freelancers, socios, clientes, proveedores y más en el proceso. Discutir elementos con partes interesadas externas aporta diversas perspectivas al proceso, lo que lleva a la innovación.
- Mejora la comunicación. Cuando los equipos planifican proyectos en igualdad de condiciones, las ideas fluyen libremente y la comunicación se vuelve más honesta y eficiente. La resolución de problemas es más fácil cuando todo el equipo une sus cabezas y trabaja como uno solo.
Elementos básicos de la planificación de proyectos colaborativa
La planificación de proyectos colaborativa involucra elementos similares a la planificación de proyectos tradicional. La principal diferencia es el énfasis en la comunicación efectiva. Aquí están los elementos básicos de la planificación de proyectos colaborativa:
- Declaración del alcance del proyecto: Describe la base de la planificación del proyecto. El alcance es donde se describen los detalles importantes del proyecto, los pasos básicos y los requisitos.
- Lista de entregables y fechas de vencimiento: El equipo describe todos los elementos necesarios, hitos y fechas de vencimiento. Aquí es donde el equipo dividirá y asignará tareas a cada miembro.
- Cronograma del proyecto: El cronograma describe cuándo se completarán las tareas y el proyecto final. Debe acomodar cualquier posible retraso y definir claramente las fechas de inicio y finalización de cada tarea.
- Roles y responsabilidades definidos: Especificar roles y responsabilidades para cada miembro del equipo mantiene a todos responsables y en camino de terminar su parte del proyecto a tiempo.
- Asignación de recursos: Los equipos asignan recursos, tiempo y presupuesto para completar el proyecto de la manera más eficiente posible.
- Plan de comunicación: Describe cómo los miembros del equipo se comunicarán entre sí a lo largo del proyecto. También describirá quién informa a quién, cuándo se deben entregar estos informes y dónde se almacena la información y el conocimiento del proyecto.
Mejores prácticas para la planificación de proyectos colaborativa
La planificación de proyectos colaborativa requiere sistemas para una comunicación clara y una organización adecuada. Para cosechar los beneficios, las empresas deben adherirse a las siguientes mejores prácticas:
- Usa las herramientas adecuadas: El software de planificación de proyectos colaborativa es necesario para habilitar la comunicación y la organización dentro de equipos internos y distribuidos. Las herramientas adecuadas crean un espacio para discusiones de lluvia de ideas, gestión de tareas, gestión de recursos, calendarios y más. Estas herramientas permiten a los equipos planificar proyectos juntos sin necesidad de un gerente de proyectos.
- Descentraliza el intercambio de conocimientos: La planificación colaborativa requiere que el conocimiento sea abierto y accesible para todo el equipo. Si los miembros del equipo tienen que solicitar materiales a otros para completar tareas o responsabilidades, algunos beneficios se pierden al esperar. La información debe ser fácilmente accesible para los miembros del equipo para una planificación de proyectos fluida.
- Fomenta y recompensa la honestidad: La veracidad es crucial para la colaboración en cualquier formato. Abogar por que los empleados hablen honestamente sobre cualquier problema que surja durante el proceso de planificación del proyecto resultará en una mejor calidad de comunicación y colaboración. Cuando los empleados no tienen miedo de hablar, los problemas que impiden el progreso pueden resolverse antes de que surjan, y los equipos pueden colaborar en la lluvia de ideas para encontrar las mejores soluciones.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
