Incorporación de Clientes

¿Qué es la incorporación de clientes?

La incorporación de clientes es el proceso de dar la bienvenida a nuevos clientes y enseñarles la configuración inicial y el uso de productos o servicios. Esto incluye proponer asociaciones, preparar demostraciones, abordar obstáculos y hacer seguimiento para asegurar la satisfacción continua.

Las empresas pueden automatizar este proceso utilizando software de incorporación de clientes. Estas soluciones cierran la brecha entre vender un producto o servicio y entregarlo al cliente. El software de incorporación permite a las empresas gestionar proyectos de implementación de clientes, proteger información sensible, colaborar con las partes interesadas, identificar problemas en el proceso y seguir el progreso a lo largo del camino.

Software de Incorporación de Clientes

Software que menciona a incorporación de clientes como una característica o término.

Rocketlane

ActiveCampaign

GUIDEcx

Process Street

Agiled

SuiteDash

Beneficios de una incorporación de clientes efectiva

Cuando la incorporación de clientes se realiza correctamente, las empresas obtienen una multitud de beneficios.

• Mejorar la satisfacción del cliente. Por encima de todo, los clientes quieren ser escuchados y apoyados. Una incorporación exitosa hace que los clientes se sientan cómodos, competentes y satisfechos. 
• Aumentar la retención de clientes. La incorporación crea un ambiente donde los clientes pueden expresar preocupaciones y resolver inquietudes. Cuando una empresa hace de los clientes su máxima prioridad, los clientes recompensan sus esfuerzos con lealtad.
• Reducir los costos de adquisición. Retener clientes ahorra dinero que las empresas podrían tener que gastar en adquirir nuevos clientes. 
• Aumentar las referencias. Los clientes satisfechos tienden a compartir sus experiencias. Un proceso de incorporación sólido puede fomentar este marketing gratuito de boca en boca. 
• Disminuir la confusión. Crear un entorno donde los clientes tengan los recursos que necesitan para hacer preguntas y obtener respuestas rápidas ahorra tiempo a ambas partes. Los clientes están equipados con los materiales para usar el producto de manera efectiva, y si encuentran algún problema, saben exactamente qué hacer.
• Priorizar el cumplimiento. Tener un proceso estricto da a las empresas control, asegurando que todo a lo largo del camino cumpla con las leyes y regulaciones vigentes.

El proceso de incorporación de clientes

El proceso de incorporación de clientes varía entre empresas e industrias, pero ciertos pasos son universales.

1. Propuesta y contrato: El proceso de incorporación comienza como cualquier otro acuerdo. Una propuesta describe lo que una empresa puede ofrecer a su potencial cliente. Una vez que las partes han acordado los términos, se redacta un contrato.
2. Cuestionario: Una vez que una empresa ha asegurado a su nuevo cliente, debe determinar exactamente qué necesitan del producto o servicio. Esto significa entrevistarlos para crear un plan personalizado. La información requerida podría incluir el presupuesto del cliente, el cronograma para la incorporación o la ubicación.
3. Ensamblaje del equipo: En este punto, la empresa reúne al equipo que necesita para llevar a cabo el proceso. Esto incluye representantes de ventas, miembros de éxito del empleado y cualquier otra persona que pueda ayudar a los clientes en el camino.
4. Reunión de inicio: Cuando todos los miembros del equipo y los materiales están en orden, la empresa celebra una reunión formal con sus nuevos clientes para presentarlos al producto y a sus representantes de incorporación. Esta reunión puede consistir en preguntas, respuestas y demostraciones. 
5. Configuración: Una vez que el cliente se siente seguro de su comprensión del producto, la empresa comienza a hacer la transición del cliente. Esto puede incluir ayudarlos a mover datos de un sistema anterior y hacer un seguimiento regular para ayudar en cualquier forma necesaria. 
6. Retroalimentación: Dado que las empresas están constantemente ganando nuevos clientes, siempre hay espacio para mejorar el proceso de incorporación. Las empresas deben crear oportunidades para recopilar retroalimentación de los clientes durante y después de la incorporación. 

Cómo incorporar a un cliente

Una vez que una empresa comprende el proceso general de incorporación de clientes, puede pasar a incorporar a sus propios clientes. Los pasos a continuación describen cómo una empresa debe abordar el proceso en cada etapa. 

1. Evaluar las necesidades del cliente. Cada cliente tiene necesidades que deben abordarse individualmente. Las empresas deben tomarse el tiempo necesario para entender lo que el cliente espera lograr para asegurar que el producto cumpla con esos requisitos.
2. Organizar objetivos. Una vez que las necesidades están claramente definidas, las empresas delinean los objetivos del cliente. Pueden crear una lista de verificación de incorporación de clientes para organizar cómo se desarrollarán estos objetivos. Los objetivos deben ayudar a guiar a la empresa a crear el plan de juego más único y eficiente para la incorporación.
3. Reunirse internamente. Después de trabajar estrechamente con el cliente, la empresa debe centrar su atención internamente para asegurarse de que tienen los recursos para llevar a cabo la incorporación.
4. Proveer materiales de bienvenida. Las empresas deben compilar cualquier información que el cliente necesite saber desde el principio. Esto incluye videos del producto, enlaces a artículos relevantes y útiles, preguntas frecuentes y puntos de contacto.  
5. Ofrecer un recorrido. La mejor manera de aprender es haciendo. Antes de enviar demasiados tutoriales, las empresas deben considerar ofrecer soporte preventivo uno a uno en forma de un recorrido guiado. También es el mejor lugar para responder a las preguntas del cliente a medida que surgen.
6. Mantener contacto regularmente. Como se mencionó antes, el proceso de incorporación es continuo. Las empresas deben priorizar el seguimiento regular con los clientes para asegurar la satisfacción.

Mejores prácticas para la incorporación de clientes

Hay algunas cosas que las empresas deben tener en cuenta mientras navegan por el proceso de incorporación de clientes y después. 

• Mantener la comunicación fluida. Comunicarse con los clientes a menudo debe ser la máxima prioridad para asegurar la satisfacción y recopilar retroalimentación. No comunicar efectivamente podría resultar en malentendidos y descontento del cliente.
• Tener el producto adecuado. Nadie quiere perder la oportunidad de adquirir un nuevo cliente. Pero peor que eso es conseguir ese nuevo cliente, incorporarlo y luego perderlo porque el producto no cumple realmente con sus necesidades. Las empresas deben tener cuidado de no vender demasiado a un cliente cuyos objetivos no serán cumplidos por su producto.  
• Establecer expectativas realistas. Una vez que una empresa asegura a un cliente, es esencial que sean honestos sobre el cronograma de incorporación. Esta transparencia asegura que el cliente esté satisfecho con el cronograma propuesto y que los entregables estimados sean realistas.
• Dar la bienvenida a la crítica constructiva. Las empresas nunca deben temer la retroalimentación, incluso si parece negativa. La retroalimentación constructiva puede ser difícil de conseguir, y editar el proceso a lo largo del camino solo ayuda a mejorar las operaciones de incorporación en el futuro.
• Hacer que el producto sea indispensable. Una incorporación efectiva ofrece una experiencia única que los clientes no pueden encontrar en ningún otro lugar.
• Automatizar el proceso. Las empresas pueden apoyarse en software de automatización para evitar errores humanos y hacer que todo funcione de manera más fluida.