Base de datos centralizada

¿Qué es una base de datos centralizada?

Una base de datos centralizada es un sistema donde los datos utilizados por una organización se almacenan y gestionan en una única plataforma. Estos datos son accesibles a través de una red de área local (LAN) o una red de área amplia (WAN).

Muchas industrias utilizan bases de datos centralizadas para gestionar eficazmente la información que necesitan. Herramientas como el software CRM de ventas o de construcción pueden rastrear clientes y proveedores, cronogramas de proyectos, clientes potenciales y prospectos, todo en un sistema centralizado.

La principal razón por la que las empresas utilizan bases de datos centralizadas es porque la información almacenada dentro de la plataforma necesita ser accesible para muchos usuarios en cualquier momento. Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente sin interrumpir a otros en el equipo.

Como la mayoría de las bases de datos centralizadas están alojadas en más de un servidor, también hay menos interrupciones si ocurre un tiempo de inactividad.

Elementos básicos de las bases de datos centralizadas

Hay cinco elementos separados que componen una base de datos centralizada. Estos son:

• Software. Este es el mecanismo interno de la base de datos, que consiste en programas que gestionan y controlan la información almacenada en la base de datos. El software en una base de datos centralizada generalmente incluye software de base de datos, software de red y el sistema operativo.
• Hardware. Aunque la base de datos en sí puede no usar hardware, todavía se necesitan dispositivos físicos para conectar la información en la base de datos al usuario final. Computadoras, discos duros o cualquier otro dispositivo electrónico con el que la base de datos interactúe son parte del hardware.
• Datos. La información real almacenada en la base de datos son los datos. Esto podría ser cualquier cosa que una empresa quiera mantener en la base de datos, desde detalles de contacto hasta información presupuestaria.
• Procedimientos y reglas. Cualquier instrucción establecida en la base de datos se considera procedimientos o reglas. Estas pueden ser cualquier instrucción automatizada para que la base de datos funcione de manera independiente, como generar informes cada día o semana, respaldar los datos, o configurar nuevas secciones de la base de datos.
• Lenguaje de acceso a la base de datos. El lenguaje de acceso a la base de datos escribe comandos para gestionar la información dentro de la base de datos. Acceder, actualizar y eliminar datos requiere comandos del usuario, que luego se ejecutan a través del lenguaje de acceso para que la base de datos complete la solicitud.

Beneficios de las bases de datos centralizadas

Hay muchos beneficios que vienen con la gestión de datos dentro de una base de datos centralizada. Estos incluyen:

• La integridad de los datos está protegida. Cuando los datos se almacenan en una única ubicación, pueden ser gestionados más fácilmente por los usuarios. Esto hace que la comunicación y la coordinación en el equipo sean más eficientes, y los datos no se duplican ni son irrelevantes.
• Los datos son más seguros. Los datos centralizados pueden tener todos los esfuerzos de seguridad enfocados en un solo lugar. Aunque los sistemas distribuidos pueden ser seguros debido a su fragmentación, esto también facilita que se pase por alto una actualización de seguridad de la base de datos. Con un sistema centralizado, las actualizaciones de seguridad se pueden realizar a una sola base de datos.
• La información se puede mover y compartir fácilmente. Cuando se necesita que un nuevo hardware acceda a la base de datos, esto es mucho más fácil de configurar ya que los datos se extraen de una ubicación central. Los usuarios también se pueden agregar o eliminar de este único sistema.
• Generalmente es más barato. Con solo una base de datos para mantener y gestionar, los costos de operación son típicamente menores en comparación con varias bases de datos distribuidas.

Mejores prácticas para bases de datos centralizadas

Al implementar una nueva base de datos centralizada, las empresas deben seguir varias mejores prácticas, tales como:

• Revisar la estrategia de datos en relación con los objetivos empresariales. Todos los datos en la base de datos deben evaluarse teniendo en cuenta los objetivos generales del negocio. Se deben considerar los interesados clave al decidir sobre la gestión y el uso de los datos, y se debe revisar cómo la base de datos se ajusta a proyectos o procesos existentes o planificados.
• Revisar continuamente los datos. Es fácil que las bases de datos se vuelvan muy grandes en un corto período de tiempo, particularmente en un sistema centralizado donde múltiples usuarios están ingresando información. Los datos deben revisarse con frecuencia para asegurar que todavía sean necesarios y no estén ocupando memoria en la base de datos que podría usarse para otra información importante.
• Implementar seguridad de usuario basada en roles. No todos los usuarios de la base de datos necesitan el mismo nivel de acceso a la información. La seguridad de una base de datos centralizada es crítica, por lo que se deben asignar roles a cada usuario con solo el nivel de acceso que necesitan para su función laboral.

Bases de datos centralizadas vs. bases de datos distribuidas

Es común confundir una base de datos centralizada con una base de datos distribuida, pero las dos tienen diferencias clave.

Una base de datos centralizada se almacena y gestiona en una única ubicación, con los usuarios accediendo a estos datos desde donde estén. No se necesitan hacer copias de los datos para que los usuarios encuentren lo que buscan, ya que todo está almacenado en un solo lugar.

Con bases de datos distribuidas, la información se almacena en múltiples bases de datos individuales vinculadas entre sí por la red. Estas bases de datos pueden estar almacenadas en diferentes ubicaciones físicas y ser accedidas desde múltiples redes. Aunque esto puede mantener la información más segura, es fácil que los datos se repliquen y se creen redundancias de datos.

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