Gestión de Proyectos de Capital

¿Qué es la gestión de proyectos de capital?

Como su nombre indica, la gestión de proyectos de capital se refiere a las actividades empresariales relacionadas con la iniciación, lanzamiento y monitoreo de proyectos complejos. Se conocen como proyectos de capital porque requieren inversiones significativas o capital. 

Otras características de los proyectos de capital son la duración, ya que los proyectos complejos pueden tardar años, y el hecho de que cada proyecto es único en su alcance. Algunos ejemplos de proyectos de capital son la construcción de una autopista o ferrocarril o la renovación de una planta de energía. 

Las empresas utilizan software de gestión de proyectos de capital para gestionar las operaciones y costos relacionados con estos proyectos de capital.

Tipos de gestión de proyectos de capital

Dependiendo del propósito o la industria, las empresas utilizan uno de los dos tipos de gestión de proyectos de capital. 

• Indiferente a la industria: Los proyectos de capital pueden ser gestionados por empresas en cualquier industria, ya que los principios básicos se aplican a todos los sectores. Aunque la gestión de proyectos de capital indiferente a la industria puede ayudar a cualquier empresa, puede que no siempre sea la mejor opción para algunos sectores verticales.
• Vertical: En algunas industrias como la construcción, la gestión de proyectos de capital requiere características específicas de la industria. Por ejemplo, los proyectos de construcción requieren cumplimiento con regulaciones ambientales y de seguridad, que no son necesarias en otros sectores verticales como los servicios profesionales. 

Beneficios de usar la gestión de proyectos de capital

Usar la gestión de proyectos de capital trae ventajas significativas, siendo la más importante:

• Gestionar la complejidad: La complejidad de los proyectos de capital los hace difíciles de gestionar sin sistemas de software robustos. La gestión de proyectos de capital puede ayudar con la planificación e implementación de cientos o miles de tareas interrelacionadas que abarcan largos períodos.
• Mejorar las operaciones: A pesar de la mejor planificación y procesos, pueden ocurrir excepciones y errores al trabajar en proyectos de capital. Su impacto en el proyecto puede ser significativo, por lo que las empresas deben adaptarse y ajustar sus operaciones para evitar pérdidas y retrasos.
• Rastrear costos: Los proyectos de capital pueden ser costosos ya que requieren múltiples empleados y contratistas, equipos y herramientas, y a menudo implican trabajar con consultores, socios o proveedores. Todo esto genera costos que se suman a cantidades significativas, a menudo millones de dólares. 

Impactos de usar la gestión de proyectos de capital

La gestión de proyectos de capital podría verse impactada positiva o negativamente por: 

• Procesos empresariales: Los proyectos complejos requieren procesos complicados, por lo que la forma en que las empresas definen e implementan procesos es crítica para el éxito de los proyectos de capital. 
• Alineación interna: Dado que muchos interesados están involucrados en proyectos de capital, todos deben estar en la misma página en cuanto a los objetivos, metodologías y desafíos del proyecto. La desalineación puede llevar a retrasos y generar costos adicionales, poniendo en peligro el éxito del proyecto.
• Colaboración: La complejidad de los proyectos de capital hace que la colaboración sea crítica, ya que muchos equipos están involucrados en cada etapa del ciclo de vida del proyecto. 

Elementos básicos de la gestión de proyectos de capital

El formato para la gestión de proyectos de capital puede variar, pero un plan completo e integral incluirá los siguientes elementos:

• Planificación de capital: La planificación es crítica para los proyectos de capital ya que define las tareas, recursos y partes interesadas involucradas. Todas las partes deben saber quién hace qué, cuándo y cómo para evitar retrasos y asegurar el éxito del proyecto.
• Gestión de portafolios: Un proyecto de capital suele ser una mezcla de muchos proyectos más pequeños, también conocidos como un portafolio de proyectos. A veces, múltiples portafolios pueden combinarse para entregar un proyecto de capital. 
• Gestión de recursos: Se necesitan muchos recursos humanos y de equipo para entregar proyectos de capital. Rastrearlos puede ser difícil y llevar mucho tiempo, por lo que las empresas necesitan tecnología robusta para gestionar, asignar y monitorear todos los recursos necesarios para los proyectos de capital. 
• Gastos de capital: Los gastos se refieren a cualquier costo y gasto relacionado con un proyecto de capital. Dado que pueden sumar una cantidad sustancial, los gastos deben ser monitoreados a nivel de proyecto y para cada hito o entregable significativo para asegurar que la empresa entregue proyectos dentro del presupuesto.

Mejores prácticas de gestión de proyectos de capital

Para que la gestión de proyectos de capital funcione, los usuarios deben seguir estas mejores prácticas:

• Elige el tipo adecuado para tu empresa: Como se mencionó anteriormente, la gestión de proyectos de capital vertical es preferible para industrias altamente reguladas como la manufactura, petróleo y gas, o construcción. El software agnóstico es más beneficioso para empresas de industrias como los servicios profesionales, que son menos complejas y reguladas.
• Considera las mejores prácticas específicas de la industria: Aparte del cumplimiento, que es obligatorio, las empresas necesitan seguir los estándares de la industria al entregar proyectos de capital. Aunque no son requeridos por la ley, los clientes a menudo requieren cumplimiento con estándares como ISO para aseguramiento de calidad. 
• Integra con tu pila tecnológica: Aunque el software de gestión de proyectos de capital proporciona varias características, ninguna solución cubre todas las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la funcionalidad de contabilidad generalmente no está incluida. Integrarse con otras soluciones de software empresarial, como ERP o contabilidad, es esencial.
• Monitorea las operaciones e implementa acciones correctivas: Dado que los ajustes a los proyectos de capital son inevitables, las empresas necesitan planificar estos cambios y definir acciones correctivas para varios escenarios. Por ejemplo, al trabajar con proveedores, las empresas necesitan al menos dos socios para cada actividad significativa para reemplazar uno con el otro si es necesario.

Gestión de proyectos de capital vs. gestión de proyectos y portafolios vs. gestión de proyectos 

La gestión de proyectos se refiere a una sucesión a corto plazo de tareas repetibles que no requieren ajustes importantes. Por el contrario, los proyectos de capital toman mucho tiempo para completarse, están altamente personalizados y pueden cambiarse regularmente.

La gestión de proyectos y portafolios se utiliza para proyectos relacionados con muchas de las características mencionadas anteriormente. Aunque un portafolio de proyectos puede ser complicado de gestionar, los proyectos de capital son mucho más complejos y a menudo incluyen múltiples portafolios de proyectos entregados y monitoreados simultáneamente.

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