Gestión de Procesos de Negocio (BPM)

¿Qué es la gestión de procesos de negocio (BPM)?

La gestión de procesos de negocio es una disciplina organizacional que se ocupa de gestionar y mejorar los procesos operativos de negocio. BPM asegura que cada organización se beneficie de estructurar, analizar y mejorar estos procesos mientras coordina personas, información y tecnología.

Cada organización tiene uno o más procesos para funcionar sin problemas. Estos pueden variar desde el servicio al cliente y la cadena de suministro, hasta la contabilidad y la aprobación de proyectos. El marco de BPM ayuda a las empresas a resolver problemas importantes para obtener una ventaja competitiva, mejorar los procesos existentes y aumentar el flujo de ingresos a través de los actuales.

Las empresas utilizan software de gestión de procesos de negocio para automatizar e informar sobre los procesos organizacionales, optimizarlos y cumplir con los objetivos establecidos. Los sistemas de gestión de procesos de negocio a menudo integran el conocimiento con tecnologías como el software de gestión de flujos de trabajo para organizar y planificar diferentes actividades.

Las soluciones de gestión de procesos de negocio a menudo se utilizan junto con muchas otras tecnologías y prácticas, incluyendo inteligencia de negocio, sistemas de soporte a decisiones (DSS), sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), arquitectura orientada a servicios (SOA), software de arquitectura empresarial (EA), modelado de negocio y pensamiento de diseño.

Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)

Software que menciona a gestión de procesos de negocio (bpm) como una característica o término.

Kissflow

ProcessMaker

Oracle WebLogic

Dynatrace

Upland FileBound

Interfacing

¿Por qué es importante la gestión de procesos de negocio?

Los procesos de negocio deficientes pueden causar estragos si se dejan sin estructurar y sistematizar. Las organizaciones solo pueden ver parte de un proceso a la vez, y pocas son capaces de escanear y ver el impacto completo. Pierden información esencial, incluyendo dónde se origina y concluye el proceso, las necesidades críticas de datos, y cualquier obstáculo y redundancia.

La gestión de procesos de negocio ayuda a las empresas a controlar mejor sus operaciones y mejorar continuamente. Asegura una organización eficiente, mejor equipada para suministrar bienes y servicios mientras se adapta al cambio.

Ejemplos de gestión de procesos de negocio

Con el software de BPM adecuado, cada parte del ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio puede hacerse más eficiente, rápida y precisa. Aquí hay algunos ejemplos comunes de BPM:

• Recursos humanos (RRHH): El manejo de formularios y documentos representa la mayor parte del trabajo de RRHH, lo cual puede ser agitado y consumir mucho tiempo. Con la gestión de procesos de negocio, las organizaciones pueden automatizar sus operaciones de RRHH de principio a fin, ahorrando dinero, tiempo y papeleo. También pueden optimizar la incorporación de empleados y los flujos de trabajo de aprobación.
• Ventas: El equipo de ventas en la mayoría de las organizaciones pasa un tiempo considerable coordinándose con el equipo de Cuentas por Cobrar (AR) para obtener la aprobación de las facturas de ventas. Incluso un pequeño error en una factura puede perjudicar a un negocio. La gestión de procesos de negocio automatiza el proceso de aprobación de facturas, reduciendo la posibilidad de errores y aclaraciones de ida y vuelta entre los vendedores y el equipo de contabilidad.
• Servicio al cliente: BPM facilita las actividades centradas en el cliente. Integra tecnologías y departamentos para una operación fluida y ayuda a cumplir con las expectativas del cliente. También descubre ineficiencias en el recorrido del comprador, optimizando todo el proceso de compra.

Tipos de BPM

Los diferentes tipos de sistemas de gestión de procesos de negocio son:

• BPM centrado en la integración: También conocido como BPM centrado en el sistema, esta forma de sistema de gestión de procesos de negocio automatiza operaciones que esencialmente rebotan entre los sistemas existentes de una empresa, como el sistema de gestión de recursos humanos (HRMS), la gestión de relaciones con clientes (CRM) y la planificación de recursos empresariales (ERP) sin intervención humana significativa.
  Los sistemas BPM centrados en la integración cuentan con muchos conectores y acceso a interfaces de programación de aplicaciones (API) para permitir la creación de procesos de movimiento rápido.
• BPM centrado en el ser humano: Este enfoque se centra en las habilidades humanas en los procesos. Independientemente de cuán automatizado esté su negocio, solo los humanos pueden encargarse de ciertas aprobaciones y responsabilidades. Las soluciones BPM centradas en el ser humano proporcionan una interfaz fácil de usar, notificaciones simples y seguimiento rápido, lo que facilita responsabilizar a los empleados a lo largo del proceso.
• BPM centrado en documentos: Este sistema se utiliza cuando un documento (como un contrato o acuerdo) está en el centro del proceso de BPM. Permite manejar, formatear, validar y autenticar registros en una línea de producción.

Beneficios de BPM

La gestión de procesos de negocio ayuda a las empresas a digitalizar y lograr objetivos organizacionales más amplios. Aquí están los principales beneficios de BPM:

• Aumento de la agilidad empresarial: BPM ayuda a pausar, cambiar y volver a ejecutar procesos de negocio. Cambiar, reutilizar y adaptar flujos de trabajo hace que estos procesos sean más receptivos y ofrece a las empresas más información sobre el impacto.
• Reducción de costos y aumento de ingresos: Una solución BPM elimina cuellos de botella, lo que se traduce en ahorros considerables de costos a lo largo del tiempo. Los tiempos de entrega para las ventas de productos se acortan, dando a los consumidores un acceso más rápido a servicios y productos y aumentando las ventas y los ingresos. Las soluciones BPM también ayudan a asignar y rastrear recursos para reducir el desperdicio, lo que puede ayudar a reducir costos.
• Mejora de la visibilidad: BPM permite la automatización mientras asegura el monitoreo en tiempo real de los KPIs. Esta mayor transparencia conduce a una mejor supervisión y la capacidad de ajustar efectivamente prácticas y sistemas mientras se rastrean los resultados.
• Mejora de la escalabilidad de procesos: A medida que BPM impulsa la implementación mejorada de procesos y la automatización de flujos de trabajo, esto se traduce bien al escalar procesos a diferentes regiones. Las herramientas BPM pueden ayudar a los equipos a centrarse más en la innovación al establecer responsabilidades y mantener la consistencia a lo largo del proceso.

Ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio

Un sistema BPM sólido comienza con delinear los pasos de un flujo de trabajo. Esto ayuda a identificar áreas de mejora y KPIs para monitorear el progreso. Las empresas pueden optimizar sus procesos y lograr mejores resultados con BPM. Para esto, primero deben comprender completamente el ciclo de vida de BPM.

Aquí están las cinco etapas del ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio:

1. Diseño: Los analistas de negocio examinan los procesos existentes, realizan entrevistas con varios interesados y se reúnen con líderes para establecer objetivos. Esta etapa ayuda a capturar las necesidades del negocio y asegurar que los resultados se alineen con los objetivos establecidos.
2. Modelado: Esta etapa implica desarrollar una representación visual del modelo de proceso. Debe incluir información detallada como plazos, resúmenes de tareas y flujos de datos en un proceso. El software BPM facilita un modelado de procesos más fácil.
3. Ejecución: El equipo de BPM debe prototipar y evaluar el nuevo sistema BPM en un pequeño grupo de personas. Después de integrar cualquier comentario, puede implementar el proceso para un público más amplio.
4. Monitoreo: Durante esta etapa, el equipo de BPM necesita monitorear el proceso, evaluar mejoras y descubrir nuevos cuellos de botella. Debe además establecer KPIs y usar informes o paneles para medir el rendimiento. Esto también incluye distinguir entre indicaciones macro y micro, como un proceso completo frente a segmentos de proceso.
5. Optimización: Con un sistema de informes eficiente, las empresas pueden dirigir exitosamente sus esfuerzos hacia la optimización o mejora de procesos. La optimización de procesos de negocio (BPO) es el rediseño de procesos de negocio para simplificar e incrementar la eficiencia y alinearlos con una estrategia más amplia.

Automatización de procesos de negocio (BPA) vs. gestión de procesos de negocio (BPM)

La automatización de procesos de negocio y la gestión de procesos de negocio son similares y sinérgicas en ciertos aspectos, pero no son idénticas. BPA automatiza procesos, mientras que BPM los gestiona, lo que puede o no implicar automatización.

La automatización de procesos de negocio (BPA) se refiere a cualquier enfoque que utiliza la automatización para simplificar las operaciones de negocio. Abarca una amplia gama de aplicaciones y tecnologías para aumentar la productividad, agilidad, eficiencia y cumplimiento en las operaciones diarias de una empresa. Las empresas utilizan software de automatización de procesos robóticos (RPA) para desarrollar bots que automatizan tareas rutinarias.

La gestión de procesos de negocio (BPM) es un enfoque metódico para mejorar los procesos de negocio. Cuando se implementa correctamente, los empleados y otros interesados ven cómo contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.