¿Qué es el seguimiento del presupuesto?
El seguimiento del presupuesto es el proceso de rastrear gastos, recibos y facturas para que un proyecto pueda completarse dentro de su presupuesto asignado.
El seguimiento del presupuesto se puede realizar utilizando software de presupuestación y previsión. También se puede utilizar software de gestión de proyectos, en cuyo caso el presupuesto detalla los gastos anticipados y las ganancias para un proyecto específico. Este tipo de seguimiento del presupuesto ayuda a los equipos a gestionar cuánto de su presupuesto están utilizando, a dónde va el dinero y qué ajustes deben hacerse para completar adecuadamente el trabajo.
El seguimiento de presupuestos también ofrece a los equipos la oportunidad de compensar gastos adicionales antes de que sea demasiado tarde. Con el seguimiento del presupuesto, los equipos pueden identificar fácilmente los elementos del presupuesto que necesitan más financiación de la anticipada. Los fondos pueden ser reasignados para compensar esto y así completar el proyecto sin exceder el presupuesto.
Tipos de seguimiento del presupuesto
Existen muchos tipos diferentes de seguimiento del presupuesto. Normalmente, los tipos se eligen en función del objetivo específico de un equipo.
- Presupuestación incremental es el tipo de seguimiento del presupuesto más similar a un presupuesto tradicional. Funciona añadiendo incrementos a un presupuesto de acuerdo con el crecimiento o declive de la empresa. Es una forma sencilla de calcular ajustes presupuestarios, pero puede pasar por alto complejidades como tendencias e inflación.
- Presupuestación basada en actividades trabaja hacia atrás desde los objetivos que la empresa quiere lograr. Este método comienza con un resultado final deseado, luego describe lo que necesita suceder para alcanzar ese objetivo y crea un presupuesto que acomode esas acciones. Este método es mejor para el seguimiento del presupuesto a corto plazo y orientado a objetivos.
- Presupuestación basada en la propuesta de valor examina la razón por la cual cada cantidad está incluida en un presupuesto, junto con el valor que cada elemento aporta a clientes, empleados o partes interesadas. En última instancia, la presupuestación basada en la propuesta de valor ayuda a los equipos a decidir si el valor del elemento es suficiente para justificar su costo. Este método elimina gastos innecesarios asegurando que cada parte del presupuesto aporte valor al proyecto.
- Presupuestación de base cero es cuando todos los presupuestos departamentales comienzan en cero. Los equipos luego añaden a estas categorías presupuestarias, justificando cada gasto en el camino. Este método es ideal para empresas con presupuestos ajustados. A menudo se utiliza en situaciones que requieren una reducción drástica del presupuesto y es extremadamente laborioso.
Beneficios del seguimiento del presupuesto
El seguimiento del presupuesto ayuda a las organizaciones a optimizar su gestión de proyectos de muchas maneras. Los beneficios clave incluyen:
- Monitorear costos: El seguimiento del presupuesto ayuda a los equipos a monitorear todos los costos y compromisos asociados con un proyecto. Si ciertos elementos del presupuesto necesitan más financiación, los equipos pueden reasignar recursos en tiempo real para evitar exceder el presupuesto cuando el proyecto esté completo.
- Registros completos: Un seguimiento adecuado del presupuesto proporciona a los equipos registros de lo que se gastó. Estos registros son útiles al crear nuevos objetivos de crecimiento y también pueden ayudar a los equipos a crear presupuestos de proyectos más precisos en el futuro.
- Monitorear la eficiencia del equipo: El gerente tendrá una visión más cercana de cuánto tiempo se dedica a cada aspecto de un proyecto.
Mejores prácticas para el seguimiento del presupuesto
Para un seguimiento del presupuesto exitoso, las personas deben tener en cuenta estas prácticas esenciales.
- Involucrar al equipo: Involucrar a todos los interesados en la elaboración del presupuesto mejora la precisión, asegurando que incluso el gasto más pequeño esté incluido. Cuando los gerentes son transparentes con sus equipos sobre el estado actual del presupuesto, los equipos tienen más probabilidades de cumplir con sus objetivos presupuestarios.
- Crear una lista de tareas del proyecto: Crear una lista de tareas detallada al inicio del proyecto utilizando software de gestión de proyectos puede garantizar que todos los costos se tengan en cuenta al crear el presupuesto.
- Obtener las herramientas adecuadas: El seguimiento manual del presupuesto consume mucho tiempo y puede resultar en errores humanos. Para un seguimiento preciso y eficiente, los equipos deben optar por usar software de presupuestación.
- Contar con gastos ocultos: Asignar una parte del presupuesto a posibles gastos ocultos puede ayudar a los equipos a mantenerse en el camino a pesar de circunstancias imprevistas.
- Aprender de presupuestos pasados: Examinar lo que salió mal en presupuestos pasados es una excelente manera de evitar cometer los mismos errores nuevamente.
Seguimiento del presupuesto vs. seguimiento de gastos
Para comprender completamente el seguimiento del presupuesto, es importante también saber cómo se diferencia del seguimiento de gastos.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
