Horas facturables

¿Qué son las horas facturables?

Las horas facturables son el tiempo total dedicado a trabajar en proyectos o tareas que se pueden cobrar a un cliente o cliente, comúnmente utilizado en industrias de servicios profesionales como el derecho y la consultoría.

Normalmente, el trabajo realizado bajo horas facturables está relacionado con un proyecto específico del cliente, por el cual el cliente debe compensar. El software de seguimiento de tiempo se utiliza a menudo para registrar estas horas con fines de gestión interna del tiempo y para proporcionar a los clientes el tiempo dedicado a sus proyectos y cuánto deben.

La mayoría de las empresas que utilizan horas facturables operan principalmente bajo horas no facturables para tareas estándar del día a día, como responsabilidades administrativas, de marketing, ventas o capacitación. Estos proyectos benefician a todos los clientes de la empresa, por lo que no se cobran a nadie individualmente.

Tipos de horas facturables

Cada empresa decidirá qué tipo de trabajo es facturable a un cliente y cuál no. En la mayoría de las industrias profesionales, el tipo de trabajo realizado bajo horas facturables incluye:

• Correspondencia con el cliente: Cualquier tiempo dedicado a correos electrónicos, llamadas telefónicas o reuniones que los empleados tengan con un cliente específico probablemente se les facturará.
• Investigación de proyectos: Cuando un empleado investiga en nombre del cliente y su proyecto, las horas dedicadas a esto generalmente serán facturables.
• Revisiones de proyectos: Si un cliente necesita enmiendas a cualquier aspecto de su proyecto, estas horas pueden ser facturadas. Algunas modificaciones pueden estar incluidas en el alcance del proyecto, como dos rondas de ediciones para el rediseño de un sitio web. Cualquier cosa adicional más allá del límite contratado se facturará a una tarifa por hora acordada.

Elementos básicos del seguimiento de horas facturables

La mayoría del software de seguimiento de tiempo tiene funcionalidad para rastrear horas facturables y enviar esta información a un cliente a través de herramientas de facturación. El proceso estándar para calcular y rastrear horas facturables es el siguiente:

• Establecer una tarifa por hora: Ambas partes deben acordar la tarifa por cada hora facturable en el contrato inicial, incluidas las discusiones sobre cualquier requisito. Esto incluye informar al cliente sobre las horas facturables estimadas antes de avanzar con el proyecto, ayudándoles a presupuestar de manera más efectiva.
• Rastrear las horas dedicadas al trabajo del cliente: Cualquier tiempo que un empleado trabaje en algo relacionado con el proyecto de un cliente debe ser registrado.
• Totalizar las horas facturables: Una vez que el trabajo del proyecto esté completo para el período de facturación (generalmente mensual), se deben calcular las horas totales y multiplicarlas por la tarifa por hora facturable.
• Agregar las tarifas a la próxima factura del cliente: Las horas facturables totales para el período dado deben ser facturadas al cliente además de cualquier otro monto pendiente.

Beneficios de las horas facturables

Hay muchos beneficios al rastrear las horas facturables dentro de un negocio. Estos incluyen:

• Mejor evaluación de los proyectos del cliente: Saber el tiempo dedicado a clientes individuales y todos los proyectos dentro de un equipo es importante. Esto proporciona a la gestión y a los equipos de ventas datos más precisos para prever proyectos futuros, disponibilidad del equipo y si se necesitan más recursos como personal adicional para el crecimiento.
• Facturación más precisa: Rastrear las horas facturables significa que ya no hay conjeturas involucradas al facturar a los clientes por las horas dedicadas a sus proyectos. Hay un registro de tiempo, lo que gana la confianza de los clientes y ayuda a mantener al equipo en el camino correcto.
• Información sobre la rentabilidad: Es fácil pasar más tiempo del necesario en proyectos de clientes, pero eso puede llevar rápidamente a que los clientes obtengan más de lo que han pagado. Facturar por horas facturables significa que el negocio siempre gana dinero por cualquier trabajo dedicado a proyectos individuales.
• Mejora en la gestión del equipo: Rastrear las horas significa que los gerentes de proyectos pueden ver fácilmente quién puede necesitar apoyo adicional o tiene espacio para asumir más trabajo. Esto hace que la distribución de la carga de trabajo sea más eficiente y mantiene a los empleados felices.

Mejores prácticas para las horas facturables

No todas las tareas completadas en un día serán facturables. Hay varias mejores prácticas para las horas facturables para hacer que los equipos sean más eficientes y generen ingresos adicionales. Estas son:

• Agrupar el trabajo no facturable: Las distracciones pueden rápidamente consumir el tiempo de trabajo facturable y dejar menos tiempo en el día para completar estas tareas. Trabajar en necesidades no facturables en un momento del día puede ser fácilmente marcado en una lista de tareas, dejando el resto del tiempo de un empleado para el trabajo facturable.
• Automatizar o delegar tareas no facturables: Alternativamente, los gerentes pueden querer delegar tareas no facturables a otros empleados o automatizar ciertas tareas administrativas. Esto es particularmente útil para aquellos que pueden ser más junior y tener una tarifa por hora facturable más baja, dejando las tareas facturables a empleados senior que pueden cobrar más por hora.
• Rastrear las horas facturables en tiempo real: Es fácil olvidar lo que sucedió cada minuto del día al registrar el tiempo antes de salir por la noche. En su lugar, se debe alentar al personal a registrar las horas facturables mientras trabajan en ellas. Esto mantiene los registros más precisos tanto para los equipos internos como para el cliente.
• Anotar descripciones de facturación: Agregar notas a cada tarea facturable a menudo significa que los clientes son menos propensos a disputar estos cargos en su próxima factura. En lugar de "llamada de dos horas", notas como "llamada de dos horas para discutir el caso preliminar de custodia próximo" son más útiles para que el cliente recuerde para qué eran esos cargos.

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