Factura y Retención

¿Qué es una transacción de "bill and hold"?

Una transacción de "bill and hold" ocurre cuando los bienes aún no han sido entregados, pero el vendedor aún así registra los ingresos. Debido al riesgo de reconocer fraudulentamente los ingresos demasiado pronto, las organizaciones que utilizan este método deben cumplir con requisitos estrictos.

La Comisión de Bolsa y Valores (SEC) no es partidaria de este método de transacción y generalmente no lo permite, ya que los ingresos generalmente se reconocen una vez que el cliente recibe los bienes.

Las transacciones de "bill and hold" a veces otorgan a los vendedores la obligación de actuar como custodios de los bienes retenidos en la organización. En este caso, una parte del precio de la transacción podría necesitar ser asignada a la función de custodia, y los ingresos deben ser reconocidos durante el período de custodia.

Para llevar un seguimiento de la información de facturación e ingresos, una empresa a menudo utiliza software de facturación para enviar facturas, solicitar pagos y mejorar la precisión de sus procesos de facturación.

Requisitos de la SEC para transacciones de "bill and hold"

Para lograr el cumplimiento del reconocimiento de ingresos, las organizaciones deben usar transacciones de "bill and hold" solo para situaciones que estén de acuerdo con los criterios específicos de ASC 606 y IFRS 15. La SEC resume esos requisitos en lo siguiente:

• Riesgos de propiedad: El riesgo de propiedad debe pertenecer al comprador. Esto significa que el vendedor ya no es responsable del producto, excepto en un sentido de custodia si el vendedor almacena el producto para el cliente.
• Compromiso por escrito: El comprador debe haberse comprometido a comprar los bienes por escrito.
• Razón: El comprador debe haber solicitado que el vendedor retenga los bienes por un motivo relacionado con el negocio. Por ejemplo, el cliente podría estar mudando las ubicaciones del negocio y no tener un lugar para almacenar el producto por un período de tiempo.
• Fecha de entrega establecida: El vendedor y el comprador deben acordar y programar una entrega razonable.
• Estado de los bienes: Los bienes prometidos deben estar completos y segregados de otros productos para que no se utilicen para cumplir pedidos de otros clientes.

Consideraciones adicionales de la SEC

Algunas transacciones de "bill and hold" son más complicadas que otras. Para asegurar que todas las transacciones de "bill and hold" cumplan con las normas, también se consideran los siguientes factores al determinar si se permite una transacción:

• Grado de modificación: Cuánto está alterando el vendedor sus términos estándar para la transacción específica.

• Historial de transacciones: El historial del vendedor en el uso de este tipo de transacción.

• Valor de mercado: La medida en que el comprador perderá si el valor de mercado del producto disminuye después de la compra.

• Riesgo de custodia y almacenamiento: La medida en que el riesgo de almacenamiento del vendedor puede ser asegurado. El riesgo de pérdida incurrido en el producto bajo la custodia del vendedor debe ser asegurable y asegurado.

• Posibilidad de venta contingente: La medida en que la retención de los bienes por parte del vendedor crea una venta contingente que podría ser potencialmente rechazada.

Requisitos de Contratos con Clientes

IFRS 15 establece un conjunto similar de requisitos. Las condiciones necesarias para las transacciones de "bill and hold" según la norma contable IFRS 15 de Contratos con Clientes incluyen lo siguiente:

• Razón adecuada: El vendedor debe tener una buena razón para mantener los bienes en su posesión. Un ejemplo de esto sería una solicitud directa del cliente.
• Uso alternativo: Los bienes no deben ser redirigidos a otros clientes o para uso interno.
• Completo: El producto debe estar completo y listo para ser entregado.
• Identificación: Los bienes deben estar específicamente identificados como pertenecientes al cliente.

Mejores prácticas para "bill and hold"

Prevenir el reconocimiento fraudulento de ingresos es la máxima prioridad para este tipo de transacción. A continuación se presentan tres mejores prácticas que las empresas pueden seguir para cumplir con las normas:

• Cumplir con los criterios. Estas transacciones deben adherirse al estricto conjunto de criterios descritos anteriormente. Violar los requisitos puede llevar a casos de fraude por parte de la SEC.
• No abusar del sistema. Las organizaciones no pueden usar transacciones de "bill and hold" para "canalizar cosas" (inflar ingresos para un período contable específico).
• Determinar obligaciones de desempeño. El servicio de almacenamiento es una obligación de desempeño siempre que el cliente se beneficie del servicio por separado y el servicio sea distinto de otras promesas.