¿Qué es una pista de auditoría?
Una pista de auditoría es un registro línea por línea de detalles de transacciones, contabilidad y otra información financiera que puede rastrearse hasta su fuente específica. Las pistas de auditoría se utilizan a menudo para verificar y rastrear diversas transacciones para organizaciones. Estas transacciones podrían incluir compras, ventas, ingresos, ganancias netas y gastos. Los documentos dentro de una pista de auditoría incluyen facturas comerciales, estimaciones por escrito, órdenes de compra y cualquier correo electrónico con detalles de transacciones.
Mantener un informe de pista de auditoría financiera es a menudo un requisito regulatorio y se considera una mejor práctica contable dependiendo del dominio financiero. Las organizaciones suelen utilizar software de gestión de auditorías para agilizar sus procesos de auditoría y cumplir con las regulaciones o políticas internas.
Las industrias más comunes que realizan registros de auditoría son:
- Financiera
- Contabilidad
- Organizaciones de salud y médicas
- Industrias de TI
- Comercio electrónico
- Universidades
Ejemplos de pistas de auditoría
Cualquier tipo de pista de auditoría que se realice será típicamente más o menos la misma, sin embargo, estos ejemplos comunes pueden usarse para entender mejor qué es una pista de auditoría.
- Al tratar con compradores de viviendas, un prestamista hipotecario probablemente realizará una pista de auditoría para determinar de dónde provienen los fondos del pago inicial. Este tipo de registro de auditoría incluirá estados de cuenta bancarios que muestren los fondos depositados.
- Cuando una empresa necesita comprar un nuevo vehículo para entregas, la empresa crea una orden de compra con el tipo de vehículo necesario y el rango de precios. Una vez que se compra el vehículo de entrega, el concesionario de autos entrega una factura de venta que detalla el tipo de vehículo, los términos y el monto.
Beneficios de las pistas de auditoría
Cuando se realizan correctamente, las pistas de auditoría pueden llevar a muchos beneficios. Algunos de estos beneficios incluyen:
- Protección contra el fraude: El propósito principal de una pista de auditoría es prevenir el fraude, ya que ayudan a las empresas a tener un mejor control sobre lo que está sucediendo con varios detalles relacionados con su organización. Las pistas de auditoría también mitigan el fraude interno, al tiempo que reducen las amenazas externas manteniendo un control estricto sobre las finanzas.
- Auditorías sin estrés: Las empresas que cotizan en bolsa están obligadas a tener una fuente independiente y de terceros que realice una auditoría una vez al año. Tener un registro adecuado en forma de pista de auditoría facilita esto y reduce el estrés. Cuando todos los detalles financieros y transacciones se mantienen dentro de la pista, el proceso de auditoría será más rápido y se gastará menos dinero en tarifas.
- Aumento de la eficiencia: Cuando una empresa necesita encontrar rápidamente información financiera, tener una pista de auditoría completa ahorra tiempo y energía a todos al buscar en los libros. Toda la información siempre estará accesible cuando se necesite.
- Comprensión de los requisitos de cumplimiento: Los estándares de cumplimiento varían de una industria a otra, pero estar al tanto de los requisitos y mantener una pista de auditoría ayuda a las empresas a evitar una pérdida de ingresos y cualquier multa adicional.
- Recuperación ante desastres: Si ocurre una crisis inesperada, tener una pista de auditoría completa es como tener un seguro. Aunque puede que no sea necesario para las operaciones diarias, la empresa siempre estará agradecida de haber creado una en caso de un desastre. Si ocurriera un incidente meteorológico severo, este registro de actividades comerciales, gastos, ingresos y costos puede ayudar a superar un posible desastre que podría acabar con el negocio.
- Posicionamiento para inversiones y préstamos: Cuando una organización busca inversores para que inviertan dinero en la empresa, el inversor probablemente pedirá ver la pista de auditoría de la organización antes de tomar una decisión. Además, un oficial de préstamos siempre verificará si una empresa es financieramente segura antes de otorgar un préstamo. Tener finanzas precisas es beneficioso en ambos casos.
Elementos básicos de las pistas de auditoría
Una pista de auditoría estándar consta de detalles financieros específicos. Típicamente, estos requisitos básicos de pista de auditoría incluyen:
- La marca de tiempo de la compra
- El comprador
- La hora de la venta
- La ubicación de la venta
En términos más simples, una pista de auditoría es extremadamente similar a un recibo de supermercado. Cuando se compran una docena de huevos en un supermercado, el recibo es el registro completo de la transacción.
Mejores prácticas para las pistas de auditoría
Al construir una pista de auditoría, hay prácticas específicas a seguir para asegurarse de que se haga correctamente.
- Típicamente, una pista de auditoría comienza con un recibo de factura de compra.
- La pista debe incluir una lista cronológica de pasos que tuvieron lugar para que la transacción comenzara y se completara.
- Si es posible, las pistas de auditoría deben mantenerse durante la vida útil de los registros. Estas pistas pueden ser muy beneficiosas en informes históricos y para resolver problemas que puedan surgir en el futuro.
- Debido a que el espacio de almacenamiento puede ser limitado, las empresas solo deben recopilar información útil y necesaria en la pista de auditoría.
- Toda la información de la pista de auditoría debe almacenarse en un lugar seguro y respaldarse regularmente para evitar la pérdida de registros.
- Los registros de auditoría deben revisarse de manera programada para mitigar el riesgo tanto como sea posible.
- Involucra a TI y al liderazgo de los departamentos apropiados en toda la actividad de auditoría para una comunicación adecuada.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
