¿Qué es un registro de activos?
Un registro de activos es una lista detallada y continua de todos los activos que controla una empresa. Esto incluye tanto activos físicos como digitales relacionados con las operaciones de la empresa.
El objetivo del registro es que las empresas puedan organizar y gestionar fácilmente los activos que poseen, manteniendo registros del aspecto financiero de estos activos y cualquier detalle no financiero importante. El registro también puede incluir cronogramas de mantenimiento para prolongar la vida útil de los activos mantenidos.
Las empresas medianas y grandes suelen utilizar software de gestión de activos empresariales (EAM) para documentar información sobre sus activos. Estas herramientas miden el rendimiento y uso de los activos, y rastrean información del ciclo de vida que puede ahorrar dinero en reparaciones o reemplazos.
Tipos de registro de activos
Para las pequeñas empresas, un solo registro de activos que contenga información sobre todos los activos mantenidos suele ser suficiente. Las empresas más grandes con más activos generalmente organizan sus registros por tipo de activo. Estos pueden incluir:
- Activos digitales. No todas las empresas tienen extensos activos digitales, pero cualquier cosa que la empresa tenga debe ser rastreada. Ejemplos son archivos de marketing de imagen o audio, documentación de procesos o productos y servicios, o incluso activos como criptomonedas o tokens no fungibles (NFTs).
- Instalaciones y propiedades. Los espacios físicos como oficinas o almacenes deben ser listados. Los vehículos también cuentan, junto con cualquier otra propiedad física que posea la empresa, como muebles, equipos o maquinaria.
- Información. Cualquier documentación, tanto digital como impresa, debe añadirse a este tipo de registro. Cabe señalar que algunos de estos activos también pueden caer bajo la categoría de activos digitales.
- TI. Tanto software como hardware utilizados en toda la empresa deben ser registrados en un registro de TI. Esto puede incluir computadoras, teléfonos inteligentes o tabletas.
Elementos básicos de los registros de activos
Dado que el objetivo de un registro de activos es mantener a las empresas organizadas, cierta información siempre debe mantenerse en el registro.
- Una descripción de los activos es un resumen breve de lo que es el activo. Identifica fácilmente el activo como esencial o no. También se deben incluir imágenes si el sistema EAM puede manejar visuales. También se pueden anotar detalles sobre la forma del activo, como si es un archivo digital o físico.
- Códigos de barras, números de serie de los activos, o cualquier otro factor identificador único siempre deben incluirse en el registro de activos para prevenir pérdidas.
- La fecha de compra y el precio informan muchas otras partes del registro, como la previsión del ciclo de vida y el valor.
- La ubicación de los activos tanto físicos como digitales debe anotarse para facilitar el mantenimiento.
- Información de garantía y seguro, junto con cualquier detalle sobre políticas conectadas al activo, deben registrarse en el archivo del activo en el registro.
- Los nombres de los propietarios y usuarios pueden no ser aplicables a todos los activos en el registro, pero deben registrarse si una persona o grupo de individuos en la empresa tiene control sobre un determinado activo.
- Predicciones de depreciación dan tiempo a las empresas para decidir si o cuándo deben vender un activo para recuperar costos o minimizar pérdidas.
- Detalles del cronograma de mantenimiento también deben estar en el registro. Las revisiones y el mantenimiento frecuentes extienden el tiempo de uso de un activo y, en última instancia, ahorran dinero.
- El valor actual y de reventa estimado de los activos debe estar registrado en caso de que la empresa quiera venderlos.
Beneficios de los registros de activos
Mantener información sobre los activos en un solo lugar ahorra tiempo y dinero significativos. Más allá de mantener registros organizados, los registros de activos pueden:
- Hacer que las auditorías sean más sencillas. Ya sea que la auditoría sea externa o interna, tener detalles sobre cada activo en un solo lugar simplifica el trabajo de los auditores.
- Mejorar el mantenimiento de los activos. Todos los activos deben tener algún nivel de mantenimiento a lo largo del año. Establecer un cronograma y monitorear continuamente el estado de los activos puede reducir el desperdicio financiero en reparaciones o reemplazos costosos.
- Reducir el robo y la pérdida. El robo en el lugar de trabajo no es infrecuente, y sin un registro de activos, es fácil que algo desaparezca. Un conjunto completo y preciso de información sobre todos los activos en la empresa mitiga la pérdida, además de proporcionar un rastro de auditoría si es necesario.
Mejores prácticas para los registros de activos
Las organizaciones tienen muchas opciones para establecer su propio registro de activos. Para mantener un conjunto de información simple y preciso, los registros deben:
- Usar software dedicado. Las hojas de cálculo están bien para comenzar, pero una vez que una empresa tiene más activos para gestionar, usar software EAM hace que el proceso sea mucho más simple. Estas herramientas previenen errores humanos y mantienen la información organizada de manera coherente.
- Agrupar activos similares juntos. Ya sea usando múltiples registros o un solo sistema, recolectar activos que son similares entre sí en una sección de la base de datos facilita la organización y las actualizaciones.
- Actualizar el registro con frecuencia. Mantener una lista continua de activos que aún necesitan ser rastreados en el registro y revisar periódicamente cada activo ya listado. Actualizar información como descripciones o ubicaciones, especialmente si los activos se han movido a otro lugar o están en un estado visiblemente depreciado desde la última revisión.
Asegúrate de que cada activo esté contabilizado durante todo el año con software de gestión de auditorías.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
