¿Qué es la gestión de activos?
Los activos son cualquier cosa dentro de un negocio que la empresa posee, y la gestión de activos es el proceso de adquirir, mantener, organizar, actualizar o eliminar esos activos.
El objetivo de la gestión de activos es asegurar que todo lo que la empresa posee sea rentable y beneficioso para el crecimiento de la organización. La gestión de activos también se encarga de la eliminación de cualquier cosa que pueda estar perjudicando el potencial actual o futuro de la empresa, como bienes raíces en depreciación, maquinaria y herramientas o software obsoleto que podría convertirse en un riesgo de seguridad.
Usar software de gestión del rendimiento de activos hace que este proceso sea más sencillo, ya que estas herramientas permiten un seguimiento completo de los activos en cualquier momento, junto con la capacidad de vincular la información a indicadores clave de rendimiento (KPIs). El software también hace que detectar riesgos potenciales sea más manejable, dando al gestor de activos tiempo para actuar antes de que un activo se convierta en perjudicial para el resultado final del negocio.
Tipos de gestión de activos
No todas las empresas poseen todos los tipos de activos, y más de un gestor de activos suele supervisar todo. Esto generalmente depende de la categoría en la que caen.
- Gestión de activos fijos. Los activos fijos, a veces denominados "propiedad, planta y equipo" (PP&E), generan ingresos para el negocio. Estas son inversiones significativas que generalmente permanecen en un lugar, como plomería, electrodomésticos o maquinaria que no se mueve. La mayoría de la gestión de activos fijos se centra en el mantenimiento y la supervisión.
- Gestión de activos digitales. Los activos digitales están evolucionando al ritmo de la tecnología. Cualquier medio digital que una empresa tenga se considera un activo digital. Gestionarlos es un desafío para numerosos empleados y partes interesadas. Asegurarse de que cualquier copia realizada sea necesaria, proteger los datos digitales de daños físicos y hacer que los datos digitales sean fácilmente buscables son tareas críticas para los gestores de activos digitales.
- Gestión de activos de TI. Al igual que los datos digitales, los activos de TI son esenciales para el buen funcionamiento. Estos activos podrían ser hardware o software. Normalmente, las mismas personas gestionan los activos de TI y digitales debido a su superposición.
- Gestión de activos financieros. Cualquier bien inmueble, corredurías o inversiones intangibles que la empresa posea se consideran activos financieros. Maximizar las ganancias en estos es típicamente el objetivo, con un gestor de activos financieros monitoreando las tasas de mercado y los cambios fiscales relevantes para las tenencias.
- Gestión de activos de infraestructura. Cualquier infraestructura significativa como carreteras, acceso al agua o electricidad cae bajo este tipo de activo. Las empresas deben trabajar con las autoridades locales para mantener estos activos, que se consideran servicios públicos vitales.
- Gestión de activos empresariales. Estos activos son cualquier propiedad física que una empresa posee a lo largo de su ciclo de vida, como registros de inventario, documentación de instalaciones o información del personal.
Elementos de la gestión de activos
Instalar un nuevo software de seguimiento de gestión de activos requiere un gran esfuerzo, pero una vez que un sistema está en su lugar, gestionar los activos de la empresa debería volverse más sencillo. Independientemente de la industria o el tamaño del negocio, una buena gestión de activos debería incluir:
- Inventario de activos. Una vista completa de todos los activos que la empresa posee, junto con su valor y condición, es la parte más importante de la gestión de activos. Esto es especialmente cierto si diferentes personas gestionan activos dentro de la empresa.
- Costos del ciclo de vida. El ciclo de vida de un activo tendrá múltiples etapas, desde la planificación y adquisición hasta el mantenimiento y la eliminación. Una parte crítica de la gestión de activos es contabilizar los costos asociados con cada etapa del ciclo de vida del activo.
- Criticidad. Las empresas deben conocer los riesgos asociados con cualquier activo para tomar decisiones importantes sobre el mantenimiento y la eliminación del negocio.
- Nivel de servicio. Las empresas deben entender cómo un activo se suma a su cartera. Toda gestión de activos debe incluir esta información, ya sea que los activos sean internos o de cara al cliente.
- Financiamiento a largo plazo. El dinero para el mantenimiento de activos tiene que venir de algún lugar. Al incluir esto en el presupuesto operativo de la empresa, se deben revisar las opciones de financiamiento a largo plazo para asegurar que estos activos sean sostenibles.
Beneficios de la gestión de activos
Todos los activos son recursos valiosos, por lo que gestionarlos adecuadamente es esencial para el éxito continuo de la empresa. Una gestión de activos efectiva:
- Mejora la comprensión de cómo están funcionando los activos. Las empresas necesitan saber qué activos les están ayudando a crecer y cuáles están drenando recursos. Gestionar estos activos con herramientas digitales puede automatizar los procesos de evaluación, lo que puede detectar problemas antes de que empeoren.
- Permite la comunicación y coordinación entre equipos. Con toda la información de activos almacenada en un solo lugar, los equipos con acceso pueden ver los datos que necesitan en tiempo real. Como cada equipo tendrá diferentes necesidades para los activos mantenidos, colaborar con otras partes interesadas internas puede hacer que la evaluación de un activo sea más eficiente. Ambos equipos pueden compartir datos fácilmente y llegar a una conclusión compartida sobre cómo proceder de una manera que sea beneficiosa para cada grupo.
- Mitiga los riesgos con los activos actualmente mantenidos. Los activos no gestionados pueden convertirse rápidamente en una responsabilidad. Esto es especialmente cierto si la empresa tiene muchos activos en diferentes ubicaciones, potencialmente con varios gestores de activos en cada ubicación. La gestión de activos significa que cualquier riesgo asociado puede ser manejado antes de que se convierta en una carga para el negocio.
Mejores prácticas en la gestión de activos
El objetivo general de la gestión de activos es aumentar el valor mientras se minimizan los riesgos. Al implementar un nuevo software de gestión de activos, las empresas deben asegurarse de que:
- El software utilizado puede soportar activos propios y planificados. Si las herramientas utilizadas no pueden soportar un tipo particular de activo, es hora de buscar una solución diferente.
- Todo el inventario está contabilizado. Cada activo debe estar incluido en el software de seguimiento para obtener los registros más actualizados y precisos. Las herramientas utilizadas son tan buenas como la información que se introduce en ellas, por lo que vale la pena invertir tiempo y dinero para asegurar que los registros iniciales sean correctos.
- El seguimiento de la depreciación de activos está incluido. Muchos activos empresariales, particularmente los físicos, se deprecian en valor con el tiempo. Contabilizar esto dentro del software ayuda a las empresas a decidir cuándo desmantelar el activo e invertir en un reemplazo.
- El mantenimiento está planificado con anticipación. Esto debería ser más que "arreglar lo que está roto." Planificar el mantenimiento programado de activos ahorra dinero a largo plazo al extender la vida de los activos tangibles gracias al cuidado preventivo.
- La recopilación de datos y los informes están automatizados. Un sistema de gestión de activos automatizado significa que los datos pueden recopilarse las 24 horas del día, libres de errores humanos. La automatización también es más segura y confiable, haciendo que los datos sean más precisos.
Aprovecha al máximo los activos que posee tu empresa y maximiza su potencial de crecimiento con software de gestión de activos automatizado.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
