¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación?
Un flujo de trabajo de aprobación es un conjunto lógico de actividades para agilizar tareas o datos en una organización. Los flujos de trabajo de aprobación son distintos en que detienen el proceso hasta que una persona especificada aprueba los datos.
Dependiendo del proceso, las aprobaciones son frecuentemente otorgadas por gerentes o ejecutivos de aseguramiento de calidad (QA). Un flujo de trabajo de aprobación de facturas es un excelente ejemplo de un flujo de trabajo de aprobación. Puede involucrar a un gerente directo y a un miembro del equipo de finanzas para asegurar que el proceso de reembolso de facturas se complete sin problemas.
Según el alcance del proyecto y la organización, el flujo de trabajo de aprobación varía significativamente. Puede haber tantos o tan pocos procesos y puntos de control de aprobación como sea necesario. Pero se requiere al menos una aprobación antes de que algo se publique, entre en producción o se considere completo.
Un flujo de trabajo de aprobación es una parte vital de las operaciones comerciales. Con las herramientas adecuadas de gestión de flujos de trabajo, ayuda a las empresas a automatizar las tareas más comunes. Un sistema de aprobación permite a los aprobadores revisar y dar su opinión sobre cualquier tarea particular antes de que un individuo la complete.
¿Por qué es importante un proceso de flujo de trabajo de aprobación?
No importa cuán grande o pequeña sea una organización, probablemente use un equipo para manejar la gran cantidad de procesos comerciales necesarios para mantener la empresa funcionando sin problemas. Una forma de maximizar la eficiencia, reducir errores y aumentar la productividad es creando un flujo de trabajo de aprobación.
Los flujos de trabajo de aprobación son el alma de cualquier proceso. Ya sea para procesar gastos o aprobar tiempo de vacaciones, siempre se necesita un flujo de trabajo de aprobación. También ayuda a los miembros del equipo a comunicarse y colaborar, asegurando que no se cometan errores graves en el camino.
Un proceso de flujo de trabajo de aprobación, cuando funciona correctamente, mantiene las tareas fluyendo a través de una tubería. Este tipo de sistema permite a las empresas realizar múltiples tareas y prevenir cuellos de botella. También proporciona más transparencia con rastros de auditoría para rastrear los pasos de aprobación y permite a los individuos hacer seguimiento de las solicitudes de aprobación con el aprobador correspondiente.
Las empresas pueden diseñar un proceso de aprobación manual en el que los empleados sigan procedimientos predefinidos y mantengan un registro manual de su progreso. Los métodos de aprobación manual son lentos y laboriosos, lo que puede resultar en entregas tardías y pagos perdidos.
Como resultado, muchas empresas han cambiado a un proceso de aprobación automatizado. Las empresas utilizan software de gestión de flujos de trabajo para diseñar automatizaciones de flujo de trabajo personalizadas que guían a los usuarios a través de la verificación de la finalización y aprobación del trabajo. Dicho software de aprobación utiliza plantillas personalizadas para diferentes flujos de trabajo como órdenes de compra, solicitudes de reembolso y propuestas de proyectos.
Las principales ventajas del flujo de trabajo automatizado incluyen ahorro de tiempo, aumento de la eficiencia y estandarización de procesos. Algunos de los software de flujo de trabajo populares incluyen Microsoft Sharepoint, Kissflow y Asana, entre otros.
Tipos de flujos de trabajo de aprobación
Los flujos de trabajo de aprobación son una de las mejores prácticas seguidas por muchas organizaciones para lograr una mayor eficiencia. Estas actividades mantienen el flujo y previenen retrasos en un proyecto ya que son inevitables. Las aprobaciones aseguran que todos los detalles cruciales sean discutidos y aprobados por los interesados antes de ser implementados.
Las empresas tienen varios tipos de flujos de trabajo de aprobación para elegir.
1. Flujo de trabajo de proceso
La forma más frecuente de flujo de trabajo es un flujo de trabajo de proceso. Está destinado a tareas que son predecibles y repetibles. Los flujos de trabajo de proceso son ideales para proyectos donde el equipo ha identificado el resultado que quieren lograr y tiene una ruta clara a seguir. Un flujo de trabajo de gestión de documentos es un excelente ejemplo de un flujo de trabajo de proceso. Se utiliza principalmente para permitir a las organizaciones procesar documentos.
2. Flujo de trabajo de proyecto
Los flujos de trabajo de proyecto son más flexibles que los flujos de trabajo de proceso ya que siguen un curso definido. Los flujos de trabajo de proyecto son más adecuados para tareas con un objetivo definido pero que toman un camino ambiguo para lograrlo. Esto incluye proyectos creativos o semi-creativos donde se conoce la conclusión deseada, pero los métodos para llegar allí están sujetos a discusión.
El flujo de trabajo de campaña de marketing es un excelente ejemplo de un flujo de trabajo de proyecto. Las campañas de marketing siguen un objetivo definido: desarrollar una campaña de marketing exitosa que satisfaga los indicadores clave de rendimiento (KPI). Es posible que se necesiten seguir pasos específicos en una campaña de marketing varias veces antes de que se complete el proyecto.
3. Flujo de trabajo de caso
Un flujo de trabajo de caso, también conocido como flujo de trabajo de investigación, es más adecuado para casos donde no hay un camino obvio. Puede haber un objetivo claro desde el principio, pero los individuos pueden no saber cómo lograrlo hasta que se obtenga más información.
Una reclamación de seguro es un excelente ejemplo de un flujo de trabajo de caso, donde el resultado y los pasos para lograr el resultado dependen de la información revelada en cada etapa del proceso.
Elementos de un proceso de flujo de trabajo de aprobación
Un proceso de aprobación es cualquier cosa que una empresa utiliza para aprobar tareas para procesos comerciales como solicitudes de viaje y órdenes de compra. También puede referirse a nuevos métodos o sistemas que una empresa quiere adoptar. Cuanto mejor sea el flujo de trabajo de aprobación, más probable es que las operaciones continúen funcionando sin problemas.
Si bien cada proceso de aprobación será único dependiendo de su propósito o las necesidades del negocio, ciertos elementos están presentes en la mayoría de los flujos de trabajo de aprobación.
- Envío: Los individuos inician un flujo de trabajo de aprobación enviando recursos o materiales (un documento, factura u orden de compra) necesarios para cumplir con los diversos pasos del flujo de trabajo. Estos podrían ser únicos para una etapa o aplicarse a todo el proyecto. Por ejemplo, un borrador completo es la entrada principal en la fase de envío en un flujo de trabajo de aprobación de contenido.
- Lista de tareas: Una lista de tareas desglosa el objetivo de alto nivel en pasos granulares para que cada empleado esté al tanto de los roles y el equipo esté informado sobre la asignación de recursos.
- Niveles de permiso: Establecer el nivel de autoridad que cada individuo en el flujo de trabajo debe tener. La mayoría del software de flujo de trabajo permite a los individuos derechos de visor, editor o administrador. Esto ayuda a la empresa a gestionar quién modifica, rechaza o aprueba entradas.
- Aprobadores: Dado que el proceso de aprobación depende de otra persona para aprobar el trabajo, los equipos necesitan determinar quién aprobará cada tarea. Además, necesitan definir quién aprueba qué elementos del trabajo en cada nivel si el proceso de aprobación tiene múltiples niveles de aprobación.
- Condiciones de aprobación: Estos son los estándares por los cuales se aprueba o rechaza un envío. Los criterios de aprobación dependen del tipo de tarea y el flujo de trabajo establecido para el proyecto. Por ejemplo, en el flujo de trabajo de aprobación de contenido, las condiciones de aprobación pueden incluir un "conteo mínimo de palabras" o "sin errores gramaticales".
- Alertas y notificaciones: La mayoría del software de gestión de flujos de trabajo envía actualizaciones sobre el estado de un envío para acelerar el proceso. Comentarios de aprobación o rechazo, solicitudes de actualización o una simple actualización de estado notificando a los usuarios que el trabajo está avanzando a la siguiente etapa en el flujo de trabajo son todos ejemplos de alertas automáticas. Las alertas automáticas y las notificaciones por correo electrónico garantizan que las tareas se completen puntualmente y que todos estén informados del estado actual.
Mejores prácticas para flujos de trabajo de aprobación
Los flujos de trabajo de aprobación son una excelente manera de maximizar la eficiencia de tu equipo y reducir errores humanos innecesarios. Los equipos ágiles pueden aprovechar la automatización de flujos de trabajo para aprobar cambios a medida que se crean.
Aquí hay algunas mejores prácticas a seguir al implementar un flujo de trabajo de aprobación.
- Dentro de cada equipo o espacio de trabajo, determina quiénes son los aprobadores.
- Agiliza las aprobaciones de múltiples etapas con plantillas de flujo de trabajo automatizadas.
- Identifica redundancias en los flujos de trabajo para un proceso de aprobación optimizado.
- Prepárate para retrasos y cuellos de botella al asignar tareas.
- Asegúrate de que cada miembro del equipo tenga los recursos que necesita para completar las tareas.
Keerthi Rangan
Keerthi Rangan is a Senior SEO Specialist with a sharp focus on the IT management software market. Formerly a Content Marketing Specialist at G2, Keerthi crafts content that not only simplifies complex IT concepts but also guides organizations toward transformative software solutions. With a background in Python development, she brings a unique blend of technical expertise and strategic insight to her work. Her interests span network automation, blockchain, infrastructure as code (IaC), SaaS, and beyond—always exploring how technology reshapes businesses and how people work. Keerthi’s approach is thoughtful and driven by a quiet curiosity, always seeking the deeper connections between technology, strategy, and growth.
