¿Para qué se utiliza OpenEnvoy?

OpenEnvoy funciona principalmente como una tecnología para automatizar el proceso de Cuentas por Pagar y, en algunos casos específicos, Cuentas por Cobrar. Intercepta facturas y su correspondiente evidencia de soporte de diversas fuentes como correo electrónico, unidades compartidas, bases de datos y EDI. Los datos se digitalizan, estructuran y desduplican. Se realizan varias verificaciones durante este proceso, incluyendo la desduplicación a nivel de línea de ítem, detección de fraude y clasificación de cada campo. También se incluye un paso de procesamiento de lenguaje natural para traducir y estructurar texto descriptivo complejo. Una vez que se completa el paso de procesamiento de datos, conocido como "Extracción" (generalmente en 1 segundo), el sistema realiza una auditoría financiera completa, también conocida como conciliación o coincidencia n-vías. Esto implica comparar cada elemento de la factura con la información de entrega posterior (como recibos de almacén, conocimiento de embarque e información aduanera) y la documentación contractual previa (como contratos, cotizaciones y órdenes de compra). El propósito es asegurar que, en el caso de un fabricante, el cliente reciba el producto exacto, la cantidad y el precio acordado en tiempo real. Esta auditoría exhaustiva del gasto generalmente toma alrededor de 3 segundos, lo cual es significativamente más rápido y económico que los métodos tradicionales utilizados por las principales firmas de auditoría. Una vez que se completa el proceso de coincidencia, varias acciones como acumulaciones, aprobaciones "OK para Pagar" y notas de crédito se sincronizan con la plataforma ERP/pago. Todo el proceso está diseñado para ser 100% sin intervención, excepto en casos donde se requiere una aprobación por razones de cumplimiento o cuando se detecta fraude/sobrefacturación durante el proceso de coincidencia. A diferencia de otras soluciones en el mercado, no hay interfaces de corrección manual, plantillas o incorporación de proveedores, ya que es 100% preciso (con SLA) sin necesidad de capacitación previa. En promedio, OpenEnvoy se paga solo en un par de meses. Además, solía ser bastante difícil de implementar, pero eso ya no es el caso, ya que el tiempo para el valor inicial es de una semana.