¿Cómo puedo hacer para que los usuarios puedan ver los archivos que otros usuarios suben, pero no todos los archivos?

Cada documento de proceso tiene su permiso particular. Al diseñar el proceso y crear el documento, puedes establecer el permiso del documento, normalmente debería ser necesario que el usuario sea parte del proceso, pero si creas un enlace para ello, el enlace creado permitiría a cualquier usuario acceder a un documento si se aplican los permisos para el grupo/proceso.