Mejor Soluciones de Almacenamiento de Archivos
Las soluciones de almacenamiento de archivos permiten a las empresas almacenar y recuperar datos que se usan esporádicamente. Estos datos en reposo pueden usarse con poca frecuencia; sin embargo, pueden seguir siendo de vital importancia para las operaciones comerciales, lo que hace crucial la protección de su almacenamiento. Esta seguridad sigue siendo uno de los mayores beneficios del almacenamiento en la nube de archivos para asegurar los datos de respaldo y facilitar la transferencia de información vital.
Las empresas utilizan soluciones de almacenamiento de archivos para mantener grandes cantidades de información segura mientras descansa en la nube. Estas herramientas proporcionan control de acceso de seguridad sobre información sensible, aseguran la disponibilidad de la información archivada y ahorran dinero a las empresas al separar los datos raramente accedidos de las fuentes que se usan con frecuencia.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Almacenamiento de Archivos, un producto debe:
Proporcionar almacenamiento en la nube para datos inactivos Asegurar el control de acceso sobre información sensible Facilitar la recuperación de datos fríos cuando se soliciteMejores Soluciones de Almacenamiento de Archivos En Resumen
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Más Información Sobre Soluciones de Almacenamiento de Archivos
Las soluciones de almacenamiento de archivos actúan como sistemas de almacenamiento para datos inactivos que las empresas deben conservar pero a los que solo pueden acceder ocasionalmente. El archivado de datos o la clasificación de datos ayuda a las empresas a almacenar y asegurar información antigua para el cumplimiento normativo, la gobernanza de la información, la inteligencia empresarial, la gestión de demandas o referencias futuras. Las soluciones de almacenamiento de archivos, también conocidas como soluciones de archivado de información, son ideales para datos estructurados y no estructurados, como informes financieros, correos electrónicos, contenido web, datos de registro, datos históricos, datos de aplicaciones retiradas, registros de bases de datos y hojas de cálculo. El almacenamiento primario demanda altos niveles de operaciones de entrada/salida por segundo (IOPS) para actividades de lectura/escritura. Sin embargo, los sistemas de almacenamiento de archivos dependen de medios de almacenamiento de baja capacidad de rendimiento y alta capacidad. Estos niveles de almacenamiento de bajo costo reducen los costos de consumo de almacenamiento primario, que de otro modo serían más altos durante la retención de datos a largo plazo. El resultado es un almacenamiento de información rentable con una recuperación y transferencia de datos eficientes. Algunos sistemas de archivo utilizan la funcionalidad de escribir una vez, leer muchas (WORM) para ofrecer funcionalidad de solo lectura y prevenir la modificación de datos, mientras que otros también proporcionan funcionalidad de escritura. ¿Cuáles son las características comunes de las soluciones de almacenamiento de archivos? Las siguientes son algunas características principales de las soluciones de almacenamiento de archivos que los usuarios encuentran útiles: Búsqueda: La capacidad de búsqueda es una característica imprescindible para el software de archivado de datos que permite a los usuarios buscar datos por tipo (correo electrónico, pdf, hoja de cálculo, etc.), autor, fuente (servidor, dispositivo, aplicación, etc.), fecha de creación y estructura de datos (números de seguridad social, números de ruta bancaria, etc.). Las soluciones de archivado también añaden metadatos a cada archivo de datos para ayudar a los usuarios a encontrar datos inactivos. Deduplicación de datos: El software de archivo también reduce la sobrecarga de almacenamiento eliminando copias de datos redundantes del disco, flash o almacenamiento en cinta. El resultado es una reducción en los requisitos de capacidad de almacenamiento, lo que se traduce en ahorros en costos de almacenamiento. Las soluciones de archivado con capacidades de deduplicación de datos permiten a los usuarios mantener una copia base de datos cambiados y no cambiados y experimentar menos redundancia. Gestión del ciclo de vida de los datos: Muchas empresas crean estrategias de archivado que les permiten mover automáticamente datos a los que se accede con menos frecuencia desde el almacenamiento primario al almacenamiento de archivos. Esta capacidad de automatización ahorra tiempo a las empresas que de otro modo se gastaría en crear, cambiar y auditar archivos a lo largo del ciclo de vida de los datos. Control de acceso: Las organizaciones con grandes equipos a menudo necesitan diferentes niveles de permisos para permitir y restringir a ciertos usuarios el acceso a los datos de archivo. La mayoría de los sistemas de archivado cuentan con roles de usuario preestablecidos para ayudar a estas empresas a crear permisos de acceso específicos por rol. Estas soluciones también cuentan con registros de acceso para facilitar el monitoreo de la actividad del usuario. Flexibilidad: Las plataformas de archivado también deben permitir a las empresas escribir y recuperar diferentes tipos de datos, como registros de aplicaciones, solicitudes de servicio al cliente y publicaciones en redes sociales, utilizando múltiples plataformas de datos. ¿Qué tipos de soluciones de almacenamiento de archivos existen? Las soluciones de almacenamiento de datos de archivo utilizan diferentes medios, incluidos cintas, discos duros, nube, discos y almacenamiento flash. Tradicionalmente, los sistemas de archivo han sido basados en archivos, pero ahora utilizan almacenamiento de objetos. Almacenamiento de archivos en las instalaciones: Las empresas implementan estas soluciones en sus centros de datos para tener un control completo sobre los datos, el hardware y el software. Las herramientas de almacenamiento de archivos en las instalaciones utilizan una combinación de soluciones de almacenamiento de objetos, almacenamiento en cinta y almacenamiento en disco para archivar grandes volúmenes de datos de manera escalable y rentable. Proveedores de servicios financieros, agencias gubernamentales y empresas de atención médica utilizan este tipo de almacenamiento para retener datos sensibles mientras cumplen con los requisitos de cumplimiento relacionados con auditorías. Almacenamiento de archivos en la nube: Las plataformas de almacenamiento de archivos en la nube permiten a grandes empresas con oficinas globales archivar y acceder a datos de manera segura desde diferentes fuentes y ubicaciones. Eliminan la necesidad de comprar o mantener sistemas de TI para almacenamiento, reduciendo así los costos de almacenamiento a largo plazo. Estas soluciones también cuentan con capacidades de cifrado integrado e integración de aplicaciones. Institutos médicos, empresas de medios, instituciones educativas y agencias gubernamentales utilizan soluciones en la nube para archivar registros de pacientes, material de video, documentos de estudiantes y registros públicos. Sin embargo, las empresas pueden necesitar software especializado para la transferencia de datos y deben tener cuidado con el bloqueo de proveedores. El almacenamiento de archivos se puede dividir en los siguientes tipos de medios dependiendo del dispositivo físico utilizado para el almacenamiento. Otras soluciones de almacenamiento de archivos: A continuación se presentan otras soluciones de archivado que las empresas utilizan en una capacidad limitada pero que fueron bastante populares. Almacenamiento en medios ópticos: Los discos ópticos como DVDs y CDs utilizan la tecnología WORM para almacenar datos de manera físicamente inmutable. Se basan en haces de láser para escribir y leer los datos hacia y desde discos giratorios. Además de tener una vida útil más larga, este medio también es portátil debido a su tamaño compacto. Las organizaciones que utilizan medios ópticos a menudo luchan con baja capacidad de almacenamiento y velocidades de lectura/escritura más lentas. Almacenamiento de archivos en cinta: Los sistemas de almacenamiento en cinta utilizan cintas magnéticas para grabar y almacenar datos. Las empresas los utilizan debido a su bajo costo, fiabilidad y capacidad para proteger los datos del malware al trabajar sin conexión. Las cintas también facilitan la detección y corrección de errores con la funcionalidad de verificación de lectura después de escritura. El principal desafío es que las cintas utilizan acceso secuencial, lo que ralentiza la búsqueda y recuperación de datos. Además, las cintas se deterioran con el uso y debido a las condiciones ambientales. Unidad de disco: Las unidades de disco son dispositivos electromecánicos que utilizan el magnetismo para el almacenamiento y recuperación de datos. Cuentan con capacidades de deduplicación de datos y replicación remota. Los usuarios también pueden integrarlas con motores de indexación para buscar elementos archivados más rápido. A pesar de ofrecer una excelente relación almacenamiento-costo, las unidades de disco pueden ser costosas de actualizar y mantener. Además, experimentan una alta tasa de fallos sin refrigeración y filtrado de aire. Disco extraíble: El almacenamiento en disco extraíble cuenta con capacidades de acceso aleatorio que aseguran una lectura y escritura de medios más rápida. Las pequeñas y medianas empresas utilizan principalmente discos extraíbles como discos duros externos, unidades de bus serie universal (USB) y unidades flash debido a su portabilidad y facilidad de uso. Sin embargo, los discos extraíbles ofrecen una mala relación costo-almacenamiento y no son adecuados para empresas con grandes volúmenes de datos. ¿Cuáles son los beneficios de las soluciones de almacenamiento de archivos? Los beneficios de utilizar una solución de archivado incluyen: Reducción de costos de almacenamiento: Las organizaciones con una cantidad de datos en rápido crecimiento gastan una fortuna en almacenamiento de datos. El costo es aún mayor ya que almacenan datos primarios en formatos nativos. Una solución de archivado efectiva les ayuda a comprimir y almacenar datos primarios como datos fríos, permitiendo ahorros máximos en costos. Por ejemplo, una relación de compresión de 2:1 reduce los costos de almacenamiento de datos calientes en un 50%. Las empresas también pueden desbloquear ahorros adicionales optando por soluciones basadas en la nube. Cumplimiento normativo: Algunas empresas pueden tener que almacenar datos en archivos durante períodos prolongados, dependiendo de los requisitos normativos. Por ejemplo, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) requiere que los empleadores retengan registros de nómina, documentos de ventas/compras y acuerdos de negociación colectiva durante hasta tres años. Otro ejemplo es la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), que requiere que los proveedores de atención médica por servicio retengan registros médicos durante hasta seis años desde la fecha de creación. Las plataformas de archivado de datos facilitan la retención y protección de datos con políticas integradas. Esta facilidad para cumplir con los mandatos de archivo a largo plazo ayuda a las organizaciones a prevenir la destrucción prematura de datos. Prevención de pérdida de datos: El archivado de datos mueve los datos en circulación a archivos, limitando la capacidad de los usuarios para modificarlos. Además, las soluciones de almacenamiento de archivos cuentan con medidas de seguridad robustas para proteger la información sensible de infecciones de malware, ciberataques, acceso no autorizado y violaciones. Seguimiento de auditorías fácil: Las soluciones de archivado de datos también cuentan con seguimiento de auditorías, ofreciendo a las organizaciones visibilidad completa sobre quién está accediendo y modificando qué y cuándo. Alta durabilidad: Los sistemas de almacenamiento de archivos aseguran la integridad de los datos durante la preservación a largo plazo con características de redundancia y replicación de datos que protegen a las empresas de la pérdida de datos. Agilidad empresarial: Las soluciones de archivado facilitan a las empresas la recuperación, extracción y envío de datos a producción mientras implementan nuevos modelos de negocio. ¿Quién utiliza las soluciones de almacenamiento de archivos? Las soluciones de almacenamiento de archivos son utilizadas por los siguientes profesionales: Administradores de TI: Los administradores de TI son responsables de mantener redes, sistemas de seguridad e infraestructura de almacenamiento de datos. Utilizan soluciones de archivado de datos para optimizar el proceso de almacenamiento de datos a los que se accede con poca frecuencia a lo largo de su ciclo de vida. Además de reducir los costos de almacenamiento, estas plataformas también les permiten aprovisionar datos y asegurar la accesibilidad de los datos en todo momento. Gerentes de cumplimiento: Las plataformas de archivado permiten a los profesionales de cumplimiento adherirse a leyes nacionales e internacionales, regulaciones específicas de la industria y requisitos de retención de datos. El resultado es una gestión de datos eficiente y una respuesta oportuna a solicitudes legales. Analistas de datos: Los profesionales de datos utilizan soluciones de archivado junto con software de análisis estadístico para analizar datos inactivos y descubrir conocimientos empresariales o tendencias históricas. Además de estos roles, los siguientes equipos utilizan sistemas de archivado de almacenamiento para diferentes propósitos. Equipos de TI responsables de gestionar la infraestructura de datos organizacional dependen de soluciones de archivado para almacenar de manera segura datos inactivos y asegurar que sean accesibles. Equipos de cumplimiento y legales aseguran que sus organizaciones cumplan con las regulaciones legales específicas de la industria. El almacenamiento de archivos les ayuda a cumplir con estos requisitos de preservación de datos para auditorías de cumplimiento, investigaciones legales y retención de datos. Equipos de finanzas tienen la tarea de mejorar la eficiencia analizando registros financieros. Utilizan soluciones de archivado para mantener registros de auditoría e inspeccionar datos financieros históricos. Los equipos de contabilidad gestionan estados financieros históricos y analizan tendencias utilizando soluciones de archivado. Equipos de respaldo y recuperación combinan soluciones de archivado y recuperación ante desastres para almacenar copias de seguridad de datos y proteger datos críticos durante un período prolongado. Equipos de análisis de datos e investigación dependen de datos archivados para proyectos de investigación, minería de datos, análisis de tendencias y creación de puntos de referencia históricos. Equipos de seguridad y protección de datos dependen de plataformas de archivado de datos y software de seguridad de datos para proteger los datos preservados del acceso no autorizado y las violaciones. Proveedores de atención médica y equipos de registros médicos utilizan plataformas de almacenamiento de archivos para almacenar registros de pacientes pasados y datos de salud a los que se accede con poca frecuencia en cumplimiento con las leyes estatales y federales. Por ejemplo, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Información de Salud (HIPAA) requiere que las entidades de salud almacenen registros de pacientes adultos durante seis años y de pacientes fallecidos durante dos años. Del mismo modo, deben retener registros de recién nacidos hasta que alcancen la mayoría de edad. Equipos de gestión de activos digitales que gestionan medios digitales en empresas de entretenimiento utilizan soluciones de archivado para la retención a largo plazo de activos de medios como video, audio y otros contenidos. También utilizan soluciones de almacenamiento en la nube para permitir a los usuarios transmitir audio o video a través de regiones distribuidas. Precios del software de almacenamiento de archivos El costo de las soluciones de almacenamiento de archivos depende de factores como: Cantidad y tipo de datos Tiempo de recuperación de datos deseado Requisitos de seguridad y cumplimiento Las soluciones de archivado de datos utilizan uno de los tres modelos de costos a continuación. Modelo lineal: Los proveedores que siguen este modelo de precios cobran a los compradores por gigabyte (GB) para los datos que almacenan. El costo de almacenamiento de datos aumenta linealmente en este modelo, lo que significa que el costo por GB se mantiene igual independientemente de los datos que una empresa almacene. Los modelos lineales son ideales para empresas que no quieren que el precio crezca exponencialmente a medida que aumenta el volumen de datos. Modelo asimétrico: El costo de almacenar y recuperar datos difiere en este modelo. Las soluciones de almacenamiento de archivos en la nube utilizan el modelo asimétrico para cobrar a los compradores por separado por el almacenamiento y la recuperación de datos. Las empresas pueden optar por este modelo cuando necesitan archivar un alto volumen de datos pero recuperar una cantidad diferente. Modelo simétrico: El costo de almacenar y recuperar datos es el mismo en este modelo. Los proveedores de soluciones de almacenamiento de archivos en las instalaciones utilizan este modelo de precios para ofrecer un costo fijo de almacenamiento y archivo de datos. Este modelo es adecuado para empresas que archivan y recuperan datos con frecuencia. Retorno de la inversión (ROI) para soluciones de almacenamiento de archivos El ROI de los sistemas de almacenamiento de archivos depende de los siguientes factores: Descuentos de proveedores Promociones Estructura de precios Crecimiento de datos Patrones de recuperación de datos Plan de almacenamiento a largo plazo Las organizaciones deben realizar un análisis de costos exhaustivo al presupuestar para soluciones de almacenamiento de archivos. Se recomienda encarecidamente que los compradores consulten con proveedores y consultores de soluciones para tomar decisiones informadas. ¿Cuáles son las alternativas a las soluciones de almacenamiento de archivos? A continuación se presentan las alternativas de software de almacenamiento de archivos que las empresas suelen utilizar. Soluciones de respaldo: Las plataformas de respaldo permiten a las empresas copiar y almacenar datos comerciales de fuentes como bases de datos, servidores, laptops y escritorios. Estas soluciones proporcionan un acceso a datos más rápido que las soluciones de almacenamiento de archivos y son ideales para almacenar datos por un período más corto. Los tipos comunes de soluciones de respaldo son software de respaldo en línea, software de respaldo para PC, software de respaldo SaaS y software de respaldo de servidores. Soluciones de almacenamiento de objetos: Algunas organizaciones también pueden utilizar sistemas de almacenamiento de objetos en lugar de software de almacenamiento de archivos tradicional para la retención de datos a largo plazo. Software de archivado de datos estructurados y retiro de aplicaciones: Estas soluciones permiten a las empresas mover datos estructurados entre bases de datos o almacenes mientras optimizan el almacenamiento y mantienen la integridad de los datos. Software de archivado de información empresarial: Las organizaciones confían en estas soluciones para archivar datos estructurados o no estructurados utilizando modelos de servidor locales, en las instalaciones o híbridos. Software de archivado de datos: Algunas organizaciones utilizan estas herramientas para gestionar el proceso de mover datos a sistemas de almacenamiento de archivos. Soluciones de almacenamiento de archivos vs. software de respaldo Los sistemas de almacenamiento de archivos son diferentes del software de respaldo. El respaldo de datos implica copiar datos operativos activos, que las empresas pueden acceder o modificar regularmente. Las empresas actualizan los archivos de respaldo con frecuencia para tener una fuente confiable de restauración de datos para la protección de datos y la recuperación ante desastres. También vale la pena señalar que el respaldo y los datos originales a menudo permanecen en la misma ubicación. Por otro lado, los datos archivados son para fines de retención y pueden no actualizarse con frecuencia. Software relacionado con soluciones de almacenamiento de archivos A continuación se presentan algunas herramientas que los equipos pueden utilizar junto con los sistemas de archivado. Software de gestión de documentos: Los sistemas de gestión de documentos ayudan a las organizaciones con el almacenamiento, intercambio y gestión de documentos electrónicos desde una única ubicación. Algunas empresas pueden utilizar estas herramientas junto con soluciones de archivado para ahorrar espacio que de otro modo consumirían documentos a los que se accede raramente. Herramientas de sistema de gestión de contenido (CMS): Los sistemas CMS permiten a las empresas de medios digitales almacenar y gestionar contenido digital. Estas organizaciones pueden utilizar soluciones de almacenamiento de archivos para almacenar contenido histórico. Software de almacenamiento de archivos en la nube: Las organizaciones utilizan sistemas de almacenamiento de archivos en la nube para almacenar datos no estructurados a nivel de archivo. Pueden utilizar soluciones de archivado de datos para almacenar archivos basados en la nube de manera organizada. Soluciones de almacenamiento en la nube híbrida: Las organizaciones a menudo utilizan almacenamiento en la nube híbrida para conectar de manera segura la nube privada o en las instalaciones con la nube pública. Confían en soluciones de archivado para almacenar archivos inactivos que de otro modo ocuparían demasiado espacio en las nubes híbridas. Desafíos con las soluciones de almacenamiento de archivos Algunos desafíos comunes con las soluciones de almacenamiento de archivos son: Crecimiento futuro de datos: El crecimiento de datos de archivo impacta significativamente a las organizaciones que producen grandes volúmenes de datos operativos. Terminan pagando por capacidad de almacenamiento adicional mientras almacenan datos no utilizados durante períodos más largos. El creciente volumen de datos de archivo también dificulta el acceso y la recuperación de datos fácilmente. La mejor manera de abordar este desafío es crear un plan de gestión de datos de archivo para facilitar el acceso, la recuperación y la eliminación de datos. Las organizaciones también pueden implementar soluciones de almacenamiento de archivos en la nube escalables para ahorrar tiempo administrativo mientras gestionan cargas de trabajo de datos de archivo. Seguridad de datos y cumplimiento: No cumplir con las regulaciones mientras se mantiene la seguridad de los datos es otro desafío crítico en el archivado de datos. Por ejemplo, las empresas deben determinar las leyes y regulaciones para su industria y país de operación. Luego, deben establecer medidas de seguridad de datos y control de acceso además de cumplir con el GDPR y otras regulaciones de cumplimiento. Las soluciones de archivado con cifrado robusto, seguimiento de auditorías y características de control de acceso facilitan cómo las empresas mantienen seguros los datos archivados y cumplen con las regulaciones. Preservación de datos: La mayoría de los datos archivados pasan por un período de retención prolongado, lo que causa obsolescencia de formatos de medios y deterioro de datos. Además, los sistemas de archivo pasan por actualizaciones tecnológicas durante este tiempo. Es por eso que las empresas deben implementar estrategias de migración y actualización de datos, validando periódicamente la integridad de los datos. Costo de almacenamiento y recuperación de datos: Las empresas que utilizan soluciones de almacenamiento de archivos también luchan con el almacenamiento y la recuperación de datos durante períodos prolongados. Las empresas pueden reducir significativamente los costos de almacenamiento implementando niveles de almacenamiento rentables, técnicas de deduplicación de datos y políticas de gestión del ciclo de vida de los datos. Los propietarios de negocios también deben considerar comprender la estructura de costos de una solución y tener en cuenta los costos de recuperación en la planificación del presupuesto. Accesibilidad de datos y compatibilidad de formatos: Quizás el mayor desafío posterior a la implementación es asegurar que los datos permanezcan accesibles y compatibles con las tecnologías cambiantes. Las empresas suelen resolver este problema revisando y actualizando periódicamente los formatos de datos y migrando datos cuando sea necesario. ¿Qué empresas deberían comprar soluciones de almacenamiento de archivos? Empresas de todos los tamaños utilizan soluciones de almacenamiento de archivos para almacenar datos inactivos. A continuación se presentan algunos ejemplos de empresas que deberían considerar comprar soluciones de archivado. Instituciones financieras: Empresas financieras como firmas de corretaje, distribuidores de inversiones, proveedores de seguros y bancos compran soluciones de archivado para retener registros de clientes y transacciones financieras por más tiempo. Organizaciones de atención médica: Las empresas de atención médica, incluidos hospitales, hogares médicos, clínicas de pago por uso y organizaciones de atención administrada, utilizan plataformas de archivado para retener registros de pacientes e imágenes médicas de manera segura. Firmas legales: Todas las prácticas legales dependen de soluciones de almacenamiento de archivos para almacenar registros judiciales, contratos y archivos de clientes. Agencias gubernamentales: Los sistemas de archivado de datos también ayudan a las agencias federales a almacenar y proteger información sensible como datos del censo, registros de aplicación de la ley y documentos fiscales. Empresas educativas: Los actores de la industria educativa utilizan plataformas de archivado para almacenar registros antiguos de estudiantes, transcripciones y documentos académicos de manera organizada. Empresas de retail y manufactura: Las empresas de retail y los fabricantes dependen de soluciones de archivado para almacenar registros de compras, documentos de inventario, archivos de diseño de productos y registros de producción de manera rentable. Empresas de medios: Las organizaciones de medios y entretenimiento utilizan plataformas de archivado para almacenar y recuperar archivos de audio y video, documentos de producción y otros datos vitales. Cómo elegir soluciones de almacenamiento de archivos Los compradores deben evaluar sus requisitos de almacenamiento, acceso y recuperación de datos archivados antes de discutirlos con los proveedores. A continuación se explica el proceso paso a paso que los compradores pueden utilizar para encontrar herramientas de almacenamiento de archivos adecuadas. Identificar necesidades y prioridades empresariales Evaluar las necesidades empresariales es el primer paso para identificar los requisitos de archivado de datos a largo plazo. Las empresas comienzan con un análisis de impacto empresarial para comprender los recursos que desean archivar. En esta etapa, también consideran factores como tipos de activos, formatos de datos, duración del almacenamiento, frecuencia de acceso y requisitos de recuperación. Esta información ayuda a las organizaciones a delinear los requisitos del servicio de archivado de datos. Además, pueden utilizar esta información para crear una política estandarizada de archivado y recuperación de datos que cumpla con los requisitos de auditoría y cumplimiento. Elegir la tecnología y características necesarias Esta etapa requiere que los compradores creen una lista larga de productos adecuados que cumplan con sus requisitos de almacenamiento de datos de archivo. Estas soluciones deben tener las funcionalidades necesarias, como: Almacenamiento de información inactiva Recuperación de datos fríos bajo demanda Control de acceso sobre datos sensibles Capacidad para manejar volúmenes de datos crecientes Indexación y búsqueda para recuperar metadatos Opciones de almacenamiento en niveles para rentabilidad Opciones de integridad y validación de datos a largo plazo Soporte de cumplimiento, junto con automatización de tareas de cumplimiento Protección de datos contra acceso no autorizado y otras vulnerabilidades Ahora, los compradores reducen la lista larga en función de los requisitos específicos de la empresa y las funcionalidades imprescindibles. Por ejemplo, las necesidades de almacenamiento diferirán para dos empresas, una que almacena datos operativos y otra grandes bases de datos. Es por eso que es mejor considerar la complejidad de los datos organizacionales y el crecimiento de datos esperado antes de elegir un proveedor. Al buscar soluciones de archivo específicas por segmento, los compradores pueden evaluar soluciones de archivado para pequeñas empresas, soluciones de almacenamiento de archivos para empresas medianas y plataformas de archivado empresarial en G2. Revisar la visión del proveedor, la hoja de ruta, la viabilidad y el soporte Esta etapa implica evaluar a los proveedores seleccionados y realizar demostraciones para evaluar si un producto cumple con sus requisitos de manera eficiente. Idealmente, un comprador debe compartir requisitos detallados por adelantado para que un proveedor sepa qué características mostrar durante la demostración. A continuación se presentan algunas preguntas que los compradores deben hacer a los proveedores durante la demostración. Tecnologías y protocolos de seguridad: ¿Qué procedimientos sigue el proveedor para archivar, acceder y recuperar datos? ¿Qué medidas de seguridad siguen para proteger los datos del acceso no autorizado? ¿La plataforma admite contenedores de archivo que una empresa planea utilizar? Tipo de medio, redundancia y accesibilidad: ¿Los datos se almacenarán en la nube, cinta o disco? ¿Cuáles son los requisitos de accesibilidad y opciones de redundancia? ¿La plataforma tiene un formato de sistema de archivos nativo? Abstracción de datos: ¿Puede la empresa abstraer datos del hardware en caso de obsolescencia de la plataforma o bloqueo del proveedor? Requisitos administrativos: ¿La plataforma admite automatización? ¿Cuál es el requisito de mano de obra en caso de que no haya automatización? Evaluar el modelo de implementación y compra Ahora, los compradores involucran a planificadores de TI y tomadores de decisiones clave en la discusión de evaluación para comprender si una plataforma se integra en el flujo de trabajo existente o necesita ser personalizada para sus requisitos. La evaluación final también debe considerar la retroalimentación de los usuarios finales sobre la integración del flujo de trabajo, la usabilidad y los requisitos departamentales. Los compradores también deben comprender completamente todos los costos, incluidos los costos de recuperación de datos, tarifas recurrentes y cualquier otro cargo, antes de cerrar acuerdos. Pueden hacer las siguientes preguntas: ¿Cuál será el costo estimado del servicio de archivado para un período de contrato? ¿Cuáles son las opciones de almacenamiento en niveles disponibles? ¿La frecuencia de recuperación o archivado de datos influye en el costo total de propiedad (TCO)? ¿Cuál es el costo de migración de datos? Poner todo junto Un comprador toma una decisión final después de obtener la aprobación de todos en el comité de selección, incluidos los usuarios finales. Esta aprobación es esencial para una implementación más rápida y adopción de la solución. Implementación de soluciones de almacenamiento de archivos Las empresas suelen implementar soluciones de almacenamiento de archivos después de revisar cuidadosamente los requisitos organizacionales y las necesidades de archivado. La siguiente sección describe los pasos que las empresas deben considerar durante la implementación. ¿Cómo se implementa una solución de almacenamiento de archivos? Crear una estrategia de archivado de datos es crucial para una implementación eficiente de soluciones de archivado. Los compradores comienzan identificando las necesidades de archivado y creando un inventario de datos. El siguiente paso es crear un calendario de retención basado en la categoría de datos. Finalmente, utilizan el producto de archivado de datos para almacenar datos inactivos, mantener la integridad de los datos y mantener los datos seguros. Los procesos adicionales pueden variar dependiendo de los requisitos de una organización y la solución de archivado elegida. Las empresas deben crear un equipo de partes interesadas responsables de la implementación del software. Este equipo generalmente está compuesto por el director de información (CIO), el director de seguridad de la información (CISO), el equipo de cumplimiento, los administradores de almacenamiento y los profesionales de gestión de registros. ¿Quién es responsable de la implementación de soluciones de almacenamiento de archivos? Los equipos de TI, gestión de datos, cumplimiento y negocios son conjuntamente responsables de asegurar una implementación exitosa de soluciones de almacenamiento de archivos. También deben asegurar que los datos se archiven de manera segura, cumplan con las regulaciones y sean accesibles cuando sea necesario. ¿Cómo es el proceso de implementación para soluciones de almacenamiento de archivos? El proceso de implementación comienza con un plan detallado que identifica las necesidades de archivado, retención y recuperación de datos de una empresa. Este plan es la base de cómo el equipo de implementación de soluciones evalúa diferentes productos de archivado en función de la capacidad, el rendimiento, los medios de almacenamiento, el presupuesto y otras características. La implementación real comienza con la instalación de software o hardware, la configuración del sistema y la migración de datos a la nueva solución de la empresa. A continuación, el equipo de implementación prueba la plataforma para el archivo y recuperación de datos. La fase posterior a las pruebas implica capacitar a los usuarios finales en el archivado y recuperación de datos. ¿Cuándo se deben implementar soluciones de almacenamiento de archivos? Las empresas de todos los tamaños suelen implementar soluciones de archivado a medida que experimentan la necesidad de retener datos históricos o copias de seguridad durante un período prolongado. A continuación se presentan otras situaciones en las que las empresas pueden considerar optar por estas plataformas: Falta de espacio de almacenamiento primario Aumento de las necesidades de retención de datos Datos a los que se accede con poca frecuencia consumiendo espacio de almacenamiento de datos primarios Requisitos relacionados con el cumplimiento de regulaciones de privacidad Tendencias en soluciones de almacenamiento de archivos El archivado activo emergiendo como una alternativa de almacenamiento regular: El creciente costo del almacenamiento en la nube y las tarifas de protección de datos y salida afiliadas están empujando a las empresas a buscar alternativas de almacenamiento tradicionales como las soluciones de archivado activo. Estos sistemas permiten a las empresas almacenar datos en una o varias nubes y enviar automáticamente datos a archivos de cinta de almacenamiento en frío después de un período establecido. AI/MLOps para la automatización de la gestión del sistema de almacenamiento: Con el rápido crecimiento de los datos, es cada vez más esencial para las organizaciones encontrar formas eficientes de gestionar el almacenamiento de datos. Es por eso que las empresas modernas se están enfocando en la integración de AI/MLOps para automatizar los procesos de gestión del almacenamiento y reducir la carga de los administradores. Las plataformas de almacenamiento habilitadas para MLOps se entrenan en registros de sistemas granulares en tiempo real y datos de eventos para automatizar tareas manuales como la utilización de capacidad y la gestión de fallos de componentes.
