Cuando era joven, embarcándome en las complejidades de la redacción de ensayos por primera vez, recibí consejos sobre cómo desglosar mejor cualquier tipo de estructura de ensayo.

“Piénsalo como un paraguas”, me dijo mi profesor de inglés. “Empieza grande y general, y luego estrecha el enfoque en cada párrafo subsiguiente.”

Ahora bien, aunque la regla no es estricta, es sumamente útil para los estudiantes al establecer la estructura del ensayo y evitar tangentes irrelevantes.

¿Pero por qué estamos hablando de consejos de redacción de ensayos de sexto grado? Porque esa idea del paraguas se puede aplicar a una gran cantidad de escenarios, incluyendo donde está involucrada la gestión de proyectos (y el software de gestión de proyectos). Específicamente, la idea del paraguas se alinea perfectamente con una estrategia llamada “estructura de desglose del trabajo”.

Imagina una estructura de desglose del trabajo, también conocida como EDT, como un árbol genealógico. El árbol genealógico comienza con el proyecto general, y luego se desglosa en ramas distintas, que son tareas y entregables identificados. Esas ramas se dividen en folletos más específicos, asignando adecuadamente esos entregables al miembro del equipo correspondiente.

¿Qué es la Estructura de Desglose del Trabajo?

Vamos a ser aún más específicos.

Una estructura de desglose del trabajo es un método deliberado de desglosar los requisitos del proyecto en partes tangibles y manejables. Una EDT bien engrasada es integral para el éxito de un proyecto. Con la EDT, el gerente de proyecto o el líder del equipo puede impulsar la eficiencia, la responsabilidad y la productividad. En lugar de perderse en los detalles o emprender un proyecto sin la supervisión adecuada, una estructura de desglose del trabajo divide y conquista.

Desafortunadamente, no hay una historia de origen discernible para una estructura de desglose del trabajo. El concepto formalizado ha existido desde finales de la década de 1970, proclamado por reconocidos líderes de pensamiento en gestión de proyectos como el Dr. Harold Kerzner. Kerzner aprovechó su experiencia como ingeniero para sistematizar el enfoque general para la gestión estratégica de proyectos. Una estructura de desglose del trabajo efectiva es, después de todo, racional y requiere un análisis exhaustivo.

El aspecto más significativo para que los gerentes de proyecto y los miembros del equipo comprendan sobre la EDT es que no desglosa trabajo, desglosa entregables. En la misma línea, una EDT no necesita ni requiere una línea de tiempo.

Una EDT no es fácil de crear, pero es esencial para poner en marcha un proyecto y asegurar que el proyecto llegue a su finalización. Las estructuras de desglose del trabajo son difíciles de crear porque no son exactamente alcances de proyecto; tampoco son propuestas de proyecto. También requieren bastante planificación de todos los que estarán involucrados en el proyecto. El formato de una EDT es extrañamente desconocido también; la mayoría de las “listas de tareas” o soluciones de gestión de tareas presentan elementos de acción como “recordar comprar leche” o “la tarea X depende de la tarea Y”. Discutiremos esto en su totalidad más adelante, pero una EDT no puede, no puede, estar compuesta de verbos o elementos de acción.

La jerga de gestión de proyectos para “Trabajo” difiere de la percepción común de la palabra.

Términos Clave de la Estructura de Desglose del Trabajo

Como la mayoría de las cosas, los elementos gestionados de una EDT hacen referencia a una jerga específica que es reconocida dentro de la industria, pero quizás no por los gerentes de proyecto primerizos o los gerentes de proyecto que no han escrito una EDT antes.

¿Cómo Crean los Gerentes de Proyecto las Estructuras de Desglose del Trabajo?

El método general para crear estructuras de desglose del trabajo es:

1. Identificar y listar cada entregable requerido.

2. Identificar todo el trabajo necesario para asegurar que cada entregable se complete.

3. Redactar paquetes de trabajo para el trabajo requerido mencionado en el segundo paso. Los paquetes de trabajo estarán compuestos de tareas individuales y/o productos que eventualmente se asignarán a miembros específicos del equipo.

Las reglas para redactar una EDT efectiva pueden variar, pero mientras sigas estas cuatro, estás en el camino correcto.

Reglas para Crear una Estructura de Desglose del Trabajo

Hay algunas “reglas” al crear estructuras de desglose del trabajo efectivas. Dependiendo de qué recurso consulte un gerente de proyecto al investigar cómo elaborar mejor una EDT, los detalles individuales de esas reglas pueden variar.

Pero, esencialmente, hay cuatro reglas fundamentales: Asegúrate de que todos los resultados representen el 100 por ciento del trabajo, asegúrate de que todos los elementos sean mutuamente exclusivos, enfócate en los resultados, no en las acciones, y adhiérete a la mentalidad 8/80.

La Regla del 100%

La EDT debe sumar el 100 por ciento. Eso significa que todo el trabajo necesario representado dentro de la EDT no puede exceder el 100 por ciento, o, lo que equivale al 100 por ciento de las horas y recursos necesarios para completar un proyecto. Nuevamente, para ser claro, estas tareas solo pueden ser entregables y productos absolutamente necesarios. Cualquier trabajo o entregable que sea superfluo o no relacionado no cuenta para el 100 por ciento. Además, cualquier tarea “padre” también debe seguir la regla del 100%: Cada tarea “hijo” agrupada debajo de la tarea padre debe sumar el 100 por ciento.

Mutuamente Exclusivo

Todos los elementos en una estructura de desglose del trabajo son mutuamente exclusivos. La regla de mutuamente exclusivo se deriva de la regla del 100%. A medida que el gerente de proyecto redacta su EDT, debe estar al tanto de todas las subtareas, entregables o tareas para no repetir ninguna de ellas. Si un entregable se lista dos veces en una EDT, entonces la EDT violaría la regla del 100%, y esos entregables pueden, desafortunadamente, superponerse, duplicarse innecesariamente o sufrir de mala comunicación. Esta regla de mutuamente exclusivo resulta en responsabilidad dentro del equipo.

Enfócate en los Resultados

Los resultados y entregables son los elementos que componen una EDT. La EDT no incluye ni debe incluir ninguna palabra de acción. Marcar los productos y entregables que se crearon es más importante que vigilar las partes móviles que hicieron posible que esas tareas se completaran. En resumen: La estructura de desglose del trabajo no debe tener verbos, solo sustantivos.

La Regla 8/80

Los paquetes de trabajo dentro de una EDT comúnmente requieren un mínimo de ocho horas de esfuerzo y no deben exceder las 80 horas de esfuerzo. Esa es la regla 8/80. (Para ponerlo aún más simple: Un paquete de trabajo debe tomar entre uno y diez días de trabajo a tiempo completo para completarse.) La regla 8/80 es crucial para determinar los niveles apropiados de detalle que compondrán tanto el alcance de tu proyecto como la EDT. La mayoría de las estructuras de desglose del trabajo incluyen tres niveles de detalle. Los proyectos más complejos requerirán una EDT más granular, pero son la excepción. Regla general: Si un paquete de trabajo propuesto requerirá, por ejemplo, dos semanas de esfuerzo, entonces ese paquete de trabajo necesita ser dividido.

Beneficios Significativos de las Estructuras de Desglose del Trabajo

• Optimización de la Programación y Gestión del Proyecto — Aunque las estructuras de desglose del trabajo no establecen cronogramas y hitos dentro de su documentación, facilitan su creación y gestión. Una vez que la EDT está establecida, los gerentes de proyecto pueden avanzar con su cronograma y presupuesto propuestos para el proyecto. El lado positivo de tal supervisión es que los gerentes pueden obtener una visión más realista sobre la gestión de expectativas y plazos para el trabajo que existe fuera del proyecto.
• Ejecución Efectiva del Proyecto — Las estructuras de desglose del trabajo no están necesariamente grabadas en piedra, pero sí impresionan tanto a los gerentes de proyecto como a los miembros del equipo la “contabilidad meticulosa” de todos los detalles. Después de todo, los gerentes de proyecto solo deben presentar una EDT una vez que hayan considerado cada detalle, necesidad y probabilidad que pueda surgir durante la ejecución de un proyecto. Una estructura de desglose del trabajo se presta a una gestión efectiva del riesgo del proyecto, dando a los gerentes de proyecto la oportunidad de anticipar posibles obstáculos y tenerlos en cuenta antes de que el proyecto haya despegado.
• Gestión de la Visión del Proyecto — Tanto los alcances del proyecto como las estructuras de desglose del trabajo presentan parámetros y marcos para los proyectos. Cada persona involucrada en un proyecto puede referirse a la declaración de trabajo, u otra documentación del proyecto, para asegurarse de que se mantengan en el camino y en el objetivo.
• Mejora de la Comunicación y Colaboración — Con una EDT, los miembros del equipo pueden mantener la comunicación y reducir las ambigüedades entre ellos a lo largo de cada paso del proceso. Al crear una EDT, los gerentes de proyecto no deben planificar en un vacío; el diálogo es un componente clave de la planificación e implementación de estructuras de desglose del trabajo.
• Responsabilidad — La asignación de tareas y expectativas dentro de una EDT ocurre después de que se identifican y determinan los entregables. Tanto los gerentes de proyecto como los miembros del equipo obtienen una visión de alto nivel de cómo se ven las responsabilidades de varios miembros del equipo. Esto fomenta la responsabilidad y la propiedad sobre la finalización y presentación de esos entregables.

Aunque una EDT completada no se parece a una visión general del proyecto llena de hitos, aún ofrece bastantes beneficios a todo el equipo.

Obstáculos Potenciales para una Gestión de Proyectos Efectiva

No es por desanimar tus objetivos de gestión de proyectos, pero simplemente crear una EDT no cumplirá todos tus deseos. Como cualquier estrategia u otra pieza de software, una EDT es tan buena como la persona que la ha creado y que continúa manteniéndola. Si un gerente de proyecto se atasca planificando las complejidades de una EDT, entonces el proyecto real no se beneficiará.

¿Cómo has abordado la creación de estructuras de desglose del trabajo?

Existe software específico para EDT (mira WBS Schedule Pro, por ejemplo), pero no necesitas limitar tu enfoque a herramientas tan específicas si deseas que ese software cubra más funcionalidades de gestión de proyectos.

Soluciones como Planhammer y OpenProject ofrecen a los usuarios la capacidad de crear sus propias estructuras de desglose del trabajo. Los usuarios pueden aprovechar herramientas de mapas mentales como XMind y MindGenius para arrastrar y soltar las suyas propias. (De hecho, el software de mapas mentales MindMeister está diseñado para sincronizarse con la solución de gestión de proyectos integral MeisterTask para fines de construcción de EDT).

Próximos Pasos para Implementar una EDT

¿Utilizas un software de gestión de proyectos específico que ofrece funcionalidad de EDT incorporada? ¿O usas tarjetas y deliberas manualmente sobre una pizarra física? Si es lo primero, deja una reseña sobre tu solución de gestión de proyectos de elección; si es lo segundo, echa un vistazo a los más de 450 softwares de gestión de proyectos que se presentan en G2 Crowd para ayudarte a hacer el cambio de papel a digital.

Para aprender más sobre términos y conceptos de gestión de proyectos, asegúrate de leer cómo una declaración de alcance del proyecto puede ayudar a que tus proyectos tengan éxito.