Ya sea que seas una pequeña empresa o una gran corporación, un proceso de nómina optimizado es crucial para mantener a tus empleados felices y tus finanzas en orden.

Desde el uso de software de nómina hasta la subcontratación, tu empresa puede determinar qué opción de nómina se adapta mejor a tus necesidades empresariales.

¿Qué es la nómina?

Entonces, ¿qué es exactamente la nómina?

La nómina es parte de la estrategia más amplia de compensación y beneficios que la mayoría de las empresas tienen. Los departamentos de recursos humanos también se refieren a "ejecutar la nómina" como el proceso de calcular los pagos que se deben a cada empleado. Las empresas a menudo ejecutan la nómina de manera semanal, quincenal o mensual.

Cómo hacer la nómina

El procesamiento de la nómina se puede hacer de tres maneras diferentes:

1. Hacer la nómina tú mismo

2. Usar software de gestión de nómina

3. Usar un servicio de nómina

Entender los pasos en cada opción, así como los pros y los contras, ayudará a tu empresa a decidir qué opción de nómina se adapta mejor a tus necesidades empresariales.

Cómo hacer la nómina tú mismo

El procesamiento manual permite a las empresas hacer la nómina por sí mismas. Esta opción es inteligente para las pequeñas empresas que recién comienzan y pueden tener fondos limitados. Si estás tratando de averiguar cómo procesar la nómina tú mismo, será útil seguir los pasos a continuación:

1. Obtén un Número de Identificación del Empleador

Antes de comenzar a ejecutar la nómina para tu empresa, debes obtener un número de identificación del empleador (EIN). Un EIN permite que tu empresa se identifique como un negocio para que puedas pagar a tus empleados. Puedes solicitar un número de identificación del empleador en el sitio web del IRS.

2. Haz que los empleados llenen un formulario W-4

Los formularios W-4 permiten a los empleadores saber cuánto dinero retener de cada cheque de pago para fines fiscales. Este es un formulario único que los nuevos empleados deben completar antes de comenzar a trabajar en tu empresa. Los nuevos empleados deben completar un W-4 antes de recibir su primer cheque de pago. (Aquí tienes un formulario W-4 oficial para 2019.)

3. Establece un calendario de nómina

Las empresas pueden elegir pagar a sus trabajadores semanalmente, quincenalmente o mensualmente. Establecer fechas de pago es importante para que luego puedas programar los pagos de impuestos y las fechas límite de presentación de impuestos.

4. Calcula los impuestos sobre la renta

Para evitar auditorías gubernamentales, necesitas calcular con precisión los impuestos sobre la renta federales y estatales para restar de los cheques de pago de tus empleados. Encuentra los impuestos de tu estado aquí.

5. Presenta formularios W-2 anuales

Hacer que los empleados presenten formularios W-2 ayuda al IRS a determinar cuánto dinero se retuvo de cada empleado para que puedan cobrar reembolsos de impuestos. Debes enviar este archivo una vez al año al IRS.

Software de nómina

Si deseas ejecutar la nómina internamente sin el trabajo manual, usar software de nómina podría ser la mejor opción para tu negocio. Algunos pasos del proceso de nómina por ti mismo también deben completarse antes de usar el software de nómina. Aquí están los pasos para completar la nómina usando software de nómina:

1) Elige un software de nómina

Para elegir el software de nómina que funcionará mejor para tu empresa, será útil elegir un software que se correlacione con el tamaño de tu negocio. Luego, dependiendo de si eres una empresa pequeña, mediana o grande, puedes elegir un software de nómina para pequeñas empresas, medianas o grandes. Al buscar software, también es beneficioso considerar las características específicas que tu empresa podría necesitar.

2) Ingresa la información de la empresa

Una vez que hayas elegido un software de nómina que se ajuste a las necesidades de tu empresa, ingresarás la información de tu empresa y empleados. Esto incluye tu número de identificación del empleador y los formularios W-4 de la empresa.

3) Haz que los empleados registren su tiempo

Antes de que tus empleados sean pagados, deben ingresar las horas que han trabajado. Pueden hacerlo usando software de tiempo y asistencia o software de gestión de la fuerza laboral.

4) Ejecuta la nómina de la empresa

Una vez que los empleados han ingresado sus horas de trabajo, los administradores o gerentes de nómina deben revisar que las horas de trabajo sean precisas y luego aprobar su pago. Esto automatizará la nómina para ejecutarse en la fecha programada.

5) Calcula los impuestos de los empleados

El último paso es presentar los impuestos de tu empresa. Si eliges un software de nómina de servicio completo, calculará automáticamente los impuestos de tu empresa.

Imagen cortesía de Patriot Software

Servicios de nómina

Si tu empresa no quiere ejecutar la nómina internamente, puedes subcontratar a un servicio de nómina. Hay dos tipos de servicios de nómina:

1. Servicios de nómina asistida

2. Servicios de nómina de autoservicio

Servicios de nómina asistida

Los servicios de nómina asistida completan la mayor parte o toda la nómina de tu empresa por ti. Estos servicios pueden calcular el pago de los empleados, realizar pagos y generar formularios de impuestos como W-2s.

Los servicios de nómina manejan todos los impuestos de los empleados, ahorrando tiempo de presentación a las empresas. Si tu empresa tiene empleados en múltiples estados, mantener un seguimiento de múltiples impuestos locales y estatales es difícil. Los servicios de nómina asistida pueden ayudar con tareas como estas.

Una vez que optas por un servicio asistido, no quedan muchos pasos para ti. Se te asignará un especialista en nómina que manejará tu nómina.

La principal ventaja de un servicio de nómina asistida es que la nómina siempre se completa a tiempo. Los servicios de nómina asistida aseguran que tu empresa nunca pierda un pago o se olvide de presentar impuestos, lo que puede incurrir en grandes sanciones.

Servicios de nómina de autoservicio

En contraste con los servicios de nómina asistida, la nómina de autoservicio pone la responsabilidad de la nómina en manos de la empresa.

Los pasos para completar la nómina de autoservicio son similares a los pasos del software de nómina.

Los servicios de nómina de autoservicio permiten a tu empresa ejecutar la nómina 24/7. También permiten a los empleados editar detalles personales, cambiar su retención de impuestos, ingresar horas trabajadas, ver opciones importantes de beneficios y acceder a su historial de nómina.

Los servicios de nómina de autoservicio generalmente cobran a las empresas en función del número de empleados que tienen. Esto puede ayudar si eres una pequeña empresa con solo unos pocos empleados.

La principal ventaja de elegir una opción de nómina de autoservicio es que otorga mucha autonomía a los empleados. Pueden ingresar sus propias horas, ver sus retenciones e inscribirse en beneficios de la empresa.

La desventaja es que cada empleado debe aprender a usar el sistema. Esto significa capacitar a cada nuevo empleado, lo que puede llevar una buena cantidad de tiempo.

Conclusiones

Hay muchas opciones de nómina diferentes para elegir. Algunas opciones ponen más responsabilidad en tus empleados pero son menos costosas, mientras que otras subcontratan todo el proceso a servicios pero cuestan más dinero. El objetivo es encontrar la opción que mejor se adapte a tu empresa.

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