Cualquier organización con un flujo de entrada y salida de fondos (débitos y créditos)—ingresos, donaciones, depreciación o gastos—necesita registrar y rastrear estas transacciones. El objetivo es preparar los estados financieros de la empresa y, por lo tanto, obtener información sobre el estado financiero.
Un libro mayor, más comúnmente conocido como GL, es un sistema de registro que rastrea estos datos financieros, un proceso que puede ser significativamente optimizado con el uso del software de contabilidad adecuado.
Cuentas de GL y por qué las empresas las necesitan
¿Qué es un GL?
Un GL es un registro organizado de los datos financieros de una empresa que detalla cada transacción financiera que tiene lugar durante un período de tiempo determinado. El libro mayor generalmente se divide en cuentas, como activos, pasivos, subsidiarias (si las hay), gastos, ingresos y patrimonio. Si es necesario, cada cuenta puede desglosarse en sublibros, pero depende de la complejidad de la estructura financiera de la empresa y de las preferencias contables.Algunos ejemplos comunes de estas cuentas se enumeran a continuación:
- Activos: efectivo, cuentas corrientes o de ahorro, propiedad y cualquier estructura adjunta a ella, inventario, patentes, cuentas por cobrar
- Pasivos: salarios o sueldos de empleados por pagar, préstamos o deudas, ciertos impuestos, cuentas por pagar
- Subsidiarias: una empresa independiente que es más del 50% propiedad de otra empresa, generalmente referida como su empresa matriz
- Gastos: costo de bienes vendidos (COGS), comisiones de ventas, publicidad, depreciación, suministros, servicios públicos
- Ingresos: ventas, ingresos por intereses, ingresos por dividendos, ingresos por alquiler, contribuciones o donaciones
- Patrimonio: más comúnmente referido como patrimonio de los accionistas, este es el valor de una empresa si todos sus activos fueran liquidados y las deudas pagadas (en términos más simples, el patrimonio es igual a activos menos pasivos)
Durante un período de tiempo determinado, contadores y otros empleados de finanzas registran débitos y créditos de facturas pagadas y pagos recibidos. Esto se realiza para verificar que todas las transacciones del período estén registradas en las cuentas correctas y se anoten las cantidades correctas. También deben trazar una línea firme entre un período y el siguiente para que haya un corte definitivo para las actividades de cada período. Es bastante común que la mayoría de las organizaciones balanceen los libros mensualmente, trimestralmente y anualmente.
Cada transacción registrada en un GL se llama asiento de diario y se publica en cuentas del libro mayor según el plan de cuentas de la empresa. Un plan de cuentas es un desglose de tipos de cuentas por rango numérico o un tipo de sistema de archivo para categorizar transacciones según las cuentas que afectan. Cuando se finaliza, un GL debe ser una fuente única de verdad acordada sobre la situación financiera de una empresa, que a su vez se utiliza para crear estados financieros, realizar análisis financiero y realizar auditorías.
¿Qué hace que un GL sea imprescindible para las empresas?
Un GL cuenta una historia del bienestar financiero de un negocio. Por ejemplo, si los gastos aumentan durante un período de tiempo determinado, los datos incluidos en diferentes cuentas de GL podrían ayudar a explicar cómo este aumento en los gastos afecta los ingresos o las cuentas por pagar. Esta capacidad de profundizar en transacciones específicas ayuda a las empresas a localizar la fuente del problema, permitiendo a los tomadores de decisiones reaccionar en consecuencia. La precisión de todos los datos en un GL es imperativa para que los informes, análisis y estados financieros muestren información creíble.
Uno de los resultados más importantes de un GL es la creación de estados financieros. Sin embargo, los tres aspectos más importantes del GL son el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de caja.
- Balance general: Este documento financiero es un resumen de los activos, pasivos y patrimonio de una empresa. Los activos listados en un balance general siempre deben ser iguales a la suma de pasivos y patrimonio. Esta información se puede utilizar de varias maneras, pero probablemente se utiliza más comúnmente para indicar la liquidez de una empresa, comparar el crecimiento de años anteriores y analizar cuán efectivamente una empresa utiliza sus recursos.
- Estado de resultados: Un estado de resultados muestra las ganancias y pérdidas de una empresa durante un período de tiempo, o simplemente, el rendimiento financiero. Este estado comienza con cuánto dinero ganó (o perdió) una empresa durante un período determinado y resta los gastos incurridos durante el mismo período. Este informe es importante porque puede mostrar cuán bien se está gestionando una empresa y puede resaltar tendencias financieras pasadas que se pueden utilizar para mejorar las ganancias en el futuro.
- Estado de flujo de caja: En esencia, el estado de flujo de caja organiza el flujo de dinero de una empresa, es decir, las entradas y salidas de efectivo. Típicamente, las entradas de efectivo incluyen ganancias de sus fuentes de financiamiento externas (ventas, inversiones, donaciones), así como salidas, o fondos que salen de un negocio. Esto se utiliza típicamente para comprar materias primas, pagar salarios de empleados o realizar mantenimiento del negocio.
Los equipos de contabilidad necesitan estos informes para comprender mejor cuáles son sus activos y pasivos actuales, así como cuánto efectivo tienen (o no tienen) y de dónde proviene o hacia dónde va ese efectivo. Los inversores, analistas, la gerencia y otros interesados también están interesados en estos estados financieros para mantenerse informados sobre el rendimiento y la situación financiera de una empresa de manera continua.
El analista financiero senior de G2, Felipe Torres, explica además por qué los GL son tan importantes para las empresas:
“En el departamento de finanzas y contabilidad, el GL es la raíz de todo lo que hacemos. Dentro del GL, mantenemos cada detalle de las finanzas de nuestra empresa, junto con metadatos sobre el momento de las transacciones, los proveedores o clientes, los departamentos y las cantidades. Con ese fin, el GL es la columna vertebral no solo de nuestros estados financieros, sino también de nuestras capacidades de FP&A (planificación y análisis financiero), lo que nos permite analizar tendencias y actividades de la empresa, para informar nuestras decisiones sobre el futuro.”
El software de contabilidad hace que el GL sea fácilmente accesible
Antes de internet y el avance en la tecnología contable, la contabilidad y las transacciones contables se registraban a mano y se escribían en papel en varios diarios. Estos asientos de diario luego se organizaban, resumían, totalizaban y copiaban al GL. Puedes imaginar, no solo cuán tedioso era esto, sino cuán fácilmente se podían cometer errores humanos. Hasta el día de hoy, la idea de los GL es similar pero más optimizada, organizada y fácil de rastrear, gracias a algunas características básicas del software de contabilidad.
El software de contabilidad actual, entre sus otras características, puede ayudar a los equipos de contabilidad a mantener los asientos de diario calculando automáticamente débitos y créditos y asegurando que todas las entradas cumplan con pautas específicas. Además, el software de contabilidad alberga información financiera crucial en una base de datos, lo que hace que el proceso de conciliación sea más optimizado y eficiente, porque los datos son fácilmente accesibles, organizados y válidos.
Un GL preciso y fácilmente accesible permite a empresas de cualquier tamaño, con cualquier presupuesto (hay varias plataformas de contabilidad gratuitas disponibles) planificar mejor el inventario, los precios, asegurar que los libros estén balanceados, detectar actividades fraudulentas y tener un rastro de papel legítimo en caso de una auditoría. Y mantener un GL no es solo importante para las organizaciones con fines de lucro. Las organizaciones sin fines de lucro deben rastrear sus subvenciones, donaciones, regalos o contribuciones de miembros para mantenerse financieramente transparentes con sus donantes, así como cumplir con las regulaciones de subvenciones e impuestos.
De las cientos de reseñas de software de contabilidad que G2 ha recopilado en los últimos 12 meses, la importancia de un GL se ha mencionado varias veces, y dentro de esas reseñas, los usuarios han destacado repetidamente la característica del GL que es importante para ellos; la simplicidad.
Un ingeniero de software en una pequeña empresa escribió recientemente sobre AlignBooks, “La creación del libro mayor es simple y detallada”, mientras que un oficial de contabilidad que usa Sage50 Cloud Accounting dijo, “la creación de libros mayores es relativamente simple y también es muy detallada y uno puede crear tantos planes de cuentas como sea posible.”
El software de contabilidad ha recorrido un largo camino desde que los GL se rastreaban con bolígrafo y papel y hojas de cálculo. Por lo tanto, encontrar la solución adecuada puede ayudar a simplificar el registro de todas las transacciones financieras y pintar una imagen más amplia de una empresa.
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Nathan Calabrese
Nathan is a Research Principal at G2 focusing on finance and accounting software and their respective markets. Coming from the world of finance, Nathan understands and is familiar with the importance of finance/accounting software, and the complexities, struggles, and nuances that come with them. He has over 15 years of analytical experience in industries ranging from health care and transportation logistics to food service and software. Nathan received his MBA in finance and international business administration from the University of Illinois, Chicago, and his B.S. in production and operations management from California State University, Chico.
