¿Qué es el RGPD? Cómo afecta a tu equipo de ventas

No es un secreto que la seguridad de los datos es un tema de moda.

Nuestras actividades en línea dejan un rastro digital que puede ser explotado en la era digital actual. Mientras que las empresas utilizan estos datos para la personalización, también nos expone a riesgos de ciberseguridad. El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), introducido en 2018, aborda estas preocupaciones estableciendo estándares estrictos de protección de datos para las organizaciones que operan dentro de la Unión Europea.

Más allá de la privacidad de los datos, el software ambiental y de seguridad es crucial para proteger nuestro mundo digital. Estas herramientas ayudan a las organizaciones a minimizar su impacto ambiental y asegurar interacciones en línea seguras, creando un paisaje digital más seguro y sostenible.

Es importante señalar que el GDPR afecta a cualquier organización que procese la información personal de ciudadanos de la UE, incluidas las empresas fuera de Europa. Dentro de su propia empresa, estos cambios probablemente han tenido un gran impacto en su día a día, especialmente si su título de trabajo es uno que frecuentemente trata con datos de personas, como ventas.

Aunque su empresa probablemente ya ha realizado cambios para cumplir con las políticas de GDPR, es importante que los vendedores comprendan los efectos que esta regulación tiene en sus actividades diarias. No hacerlo podría resultar en consecuencias sustanciales para su organización.

En lugar de revisar los 99 artículos legislativos que componen el reglamento, resumiremos todo lo que necesita saber sobre el cumplimiento del GDPR que se relaciona directamente con los equipos de ventas, completo con un mínimo de jerga legal.

Cumplimiento del GDPR y ventas

Como se mencionó anteriormente, el GDPR afecta a cualquier empresa que procese datos personales pertenecientes a ciudadanos de la Unión Europea. Esto significa que su empresa no tiene que estar basada en Europa para estar sujeta a estas regulaciones. Algunas implicaciones clave del GDPR para el equipo de ventas son:

• Privacidad de datos por diseño: El GDPR exige que la privacidad se considere desde el inicio de cualquier actividad de procesamiento de datos. Los equipos de ventas deben asegurarse de que la privacidad esté integrada en sus procesos y sistemas.
• Gestión del consentimiento: Es crucial obtener el consentimiento explícito e informado de las personas antes de recopilar y procesar sus datos personales. Los equipos de ventas deben tener mecanismos claros de consentimiento en su lugar.
• Minimización de datos: Solo recolectar y retener los datos necesarios para el propósito específico. Los equipos de ventas deben evitar la recopilación excesiva de datos.
• Portabilidad de datos: Las personas pueden solicitar una copia de sus datos en un formato estructurado y transferirlo a otra organización. Los equipos de ventas deben estar preparados para cumplir con estas solicitudes.
• Notificación de violación de datos: En caso de una violación de datos, las empresas deben notificar a las personas afectadas sin demora indebida. Los equipos de ventas deben tener planes de respuesta a incidentes en su lugar.
• Responsabilidad: Las empresas son responsables de demostrar el cumplimiento del GDPR. Los equipos de ventas deben ser conscientes de sus obligaciones y asegurarse de que se cumplan.

Al comprender estas implicaciones clave, los equipos de ventas pueden asegurarse de que sus prácticas se alineen con los requisitos del GDPR y protejan la privacidad de sus clientes y prospectos.

Cuando se trata de ventas, los datos juegan un papel importante en cada etapa del embudo. Por esta razón, el GDPR ha tenido un gran efecto en cómo los representantes de ventas manejan la información de clientes y prospectos a lo largo del proceso de ventas.

¿Cómo afecta el GDPR a las actividades de prospección?

La prospección es la actividad más afectada por el GDPR para los representantes de ventas. Esto incluye cualquier contacto de ventas saliente, donde un vendedor contacta a prospectos que no dieron voluntariamente su información.

El GDPR describe seis "bases legales" diferentes en las que es lícito procesar o usar datos personales. En otras palabras, el controlador de datos (es decir, el representante de ventas) debe cumplir al menos una de las siguientes condiciones para almacenar o usar la información del prospecto.

En cuanto a las actividades de ventas, principalmente nos centraremos en dos de estas condiciones: consentimiento e interés legítimo.

Consentimiento

Obtener el consentimiento explícito del prospecto es ideal pero no siempre posible. Un ejemplo es si un comprador potencial completa un formulario para solicitar una demostración de producto. Antes del GDPR, era seguro asumir que una persona que proporciona su información de contacto está dispuesta a ser contactada por un vendedor. Después del GDPR, no es tan simple. Ya no es seguro asumir que un comprador está dando su consentimiento solo por proporcionar su información de contacto; deben marcar todas las casillas para optar deliberadamente.

Para que el consentimiento sea válido según los estándares del GDPR, se deben cumplir las siguientes condiciones:

• El consentimiento debe ser dado libremente
• El consentimiento debe ser específico
• El consentimiento debe ser informado; la persona debe saber a qué está consintiendo
• El consentimiento es inequívoco
• El consentimiento debe ser dado mediante una acción o declaración afirmativa clara

En su mayor parte, los detalles relacionados con el consentimiento afectarán principalmente a los especialistas en marketing a medida que generan clientes potenciales y crean formularios de captura de clientes potenciales. Sin embargo, los vendedores deben estar familiarizados con todos los aspectos del embudo de ventas en los que el GDPR juega un papel.

Interés legítimo

Si el comprador potencial no dio su consentimiento explícito, el controlador de datos debe mostrar un interés legítimo en procesar legalmente sus datos personales. En otras palabras, un vendedor necesita explicar por qué está contactando y, lo más importante, por qué es relevante o beneficioso para la persona al otro lado. Manejar los datos personales de alguien bajo esta condición implica que lo hace dentro de lo razonable.

La base legal de interés legítimo plantea un área un poco gris ya que es subjetiva y puede ser argumentada a favor o en contra. Para estar seguro, siempre considere si lo que está contactando es de valor para la persona al otro lado o si sus acciones infringen los derechos o libertades de alguien. Si elige basarse en esta base, asegúrese de documentar sus actividades de prospección y poder responderlas. Tocaremos más sobre esto más adelante.

¿Cuáles son las consecuencias de no adherirse a los estándares del GDPR?

Es importante señalar que el propósito de esta regulación es proteger la privacidad de los datos de los ciudadanos de la UE, no imponer sanciones descuidadas a las empresas que realmente están haciendo su mejor esfuerzo para adherirse a estas políticas.

Dicho esto, los peores infractores podrían enfrentar multas considerables. Las empresas pueden ser multadas con hasta el cuatro por ciento de su facturación global anual o 20 millones de euros, lo que sea mayor. Ouch.

Pero es importante recordar que no todos los errores de cumplimiento llevarán a multas severas. El alcance de la infracción determinará la gravedad de la consecuencia. Las violaciones menos graves pueden resultar en multas administrativas como advertencias o reprimendas. De cualquier manera, es suficiente saber que la UE no está jugando con respecto al cumplimiento; podría ser el momento de contratar a un director de cumplimiento.

Mejores prácticas para la prospección conforme al GDPR

Al final del día, preferiría estar seguro que lamentar cuando se trata de asegurar que sus actividades de prospección cumplan con el GDPR. Ya sea que esté enviando un correo electrónico en frío o haciendo una llamada en frío, hay varias mejores prácticas a recordar.

Mantenga un registro de sus actividades de prospección

La mayoría de los equipos de ventas modernos utilizan software CRM como su base de datos principal. Es importante registrar sus actividades de prospección en relación con los contactos europeos y rastrear cómo los datos de contacto llegaron a su CRM en primer lugar.

Ofrezca una opción de exclusión

Su contacto siempre debe proporcionar al receptor la opción de optar por no ser contactado. En los correos electrónicos, incluya un enlace a la política de privacidad de su empresa y un botón obvio que permita a la persona al otro lado darse de baja de sus correos electrónicos. Para las llamadas telefónicas, marque "No Llamar" en su base de datos si la persona en la línea solicita no ser contactada.

Sea claro y honesto

Al contactar a un prospecto, siempre sea claro sobre sus intenciones de contactarlo. Si le preguntan cómo obtuvo sus datos, sea honesto. Si le piden que elimine su información de su base de datos, cumpla con su solicitud. Además, siempre esté preparado para responder preguntas relacionadas con el GDPR en su contacto. Quiere que la persona al otro lado sepa que usted y su empresa valoran su privacidad y seguridad.

Conclusión

La privacidad en Internet es importante, y los riesgos de seguridad aumentados requieren que los gobiernos tomen medidas más drásticas para proteger a sus ciudadanos. Hemos cubierto lo básico del GDPR para ventas, pero debe contactar a los recursos internos dentro de su organización si desea información legal más específica.

Para la mayoría de los vendedores, siempre que tenga una comprensión general del cumplimiento del GDPR y aborde la prospección de ventas con esto en mente, debería estar claro. ¡Feliz caza (cumplimiento)! 

Aprenda más sobre protección de datos y cómo puede proteger los datos de los usuarios!

Este artículo fue publicado originalmente en 2019. Ha sido actualizado con nueva información.