¿Qué es eDiscovery? La guía de referencia sobre información electrónica legal

Piense en todos sus archivos importantes, fotografías y aplicaciones almacenadas en su dispositivo electrónico.

Los dispositivos electrónicos almacenan y transfieren información comúnmente a través de varias plataformas como correos electrónicos, redes sociales y aplicaciones web. Todos estos datos transferidos a través de dispositivos electrónicos pueden actuar como evidencia o documentación en una demanda o una investigación.

El descubrimiento electrónico (eDiscovery) es un método para identificar, recopilar y producir información almacenada electrónicamente (ESI) para ser presentada en la corte. El software de eDiscovery permite la revisión de documentos electrónicos durante el litigio.

El eDiscovery puede ser extremadamente complejo, ya que hay una multitud de tipos de archivos que se pueden usar (como correos electrónicos, mensajes de voz, videos, sitios web, publicaciones en redes sociales y bases de datos) y muchas reglas que rigen los usos legales.

Así como hay reglas sobre la recopilación, preservación y presentación de evidencia física, hay reglas comparables para los documentos electrónicos. El software de eDiscovery se utiliza a lo largo del proceso.

Los archivos electrónicos deben preservarse de una manera específica para calificar para su uso legal. Los metadatos (información como lo que hay en un archivo, cuándo se creó, quién lo creó, quién lo recibió y otra información con marca de tiempo relevante para la creación del documento en sí) deben preservarse para verificar que el documento es original y no ha sido alterado. Poder confirmar la veracidad de un documento como un contenido no alterado es vital para la inclusión del documento en un caso.

Proceso de eDiscovery

El software de eDiscovery se utilizó originalmente en una pequeña parte del proceso. Pero a medida que la tecnología se volvió cada vez más importante en la vida y los negocios, las soluciones comenzaron a expandirse para abarcar todo el proceso de eDiscovery.

El aumento en el número de soluciones integrales y la aceptación del sistema legal de los archivos electrónicos como evidencia ha llevado a un mercado masivo. Se espera que el mercado de software de eDiscovery valga más de $17 mil millones para 2023.

• Gobernanza de la Información (IG): Se utiliza para describir los procedimientos, políticas y controles para la recopilación de datos, IG es gestionado por el Modelo de Referencia de Gobernanza de la Información (IGRM), que proporciona un marco que las agencias pueden seguir.
• Identificación: Preservar la evidencia es vital para asegurar un juicio exitoso. Los equipos trabajan en la fase de identificación entrevistando a las partes interesadas clave, revisando los hechos del caso y analizando la evidencia digital para entender qué datos preservar. Una vez que un archivo se identifica como relevante para un caso, se coloca una "retención legal" en el archivo. La retención legal indica que los archivos no pueden ser eliminados, destruidos o cambiados de ninguna manera. Una vez que se coloca la retención legal en los archivos, aquellos potencialmente relevantes son identificados por el software de eDiscovery, eliminados y colocados en una base de datos.
• Preservación: Después de identificar los datos relevantes, los propietarios preservan dichos datos de manera segura. El software escanea los archivos y identifica y separa los relevantes de los no relevantes. Los archivos relevantes se colocan en un espacio digital seguro.
• Recopilación: La recopilación de datos se lleva a cabo en varias tecnologías dependiendo de los requisitos; sin embargo, la aplicación elegida debe seguir un proceso legal. La evidencia digital y los datos, como los metadatos, el tamaño del archivo, las fechas y los registros de auditoría, no deben ser comprometidos o alterados.
• Procesamiento: Una vez que los datos son recopilados, pueden estar desorganizados y no pueden ser presentados a los abogados en la corte tal como están. Procesar los datos, organizarlos y usar software de eDiscovery automatizado puede ayudar a extraer información significativa y asegurar la relevancia. Ciertos documentos se convierten a un formato de archivo diferente, a menudo un PDF, para permitir redacciones de información privilegiada. Las redacciones también pueden bloquear información irrelevante de ser vista en un archivo que de otro modo sería relevante.
• Revisión: Revisar y documentar los datos antes de presentarlos es crítico. El proceso de revisión se realiza manualmente o con la ayuda de inteligencia artificial. Los documentos que caen bajo el privilegio cliente-abogado se identifican en este paso. Los asistentes legales y abogados revisan los documentos.
• Análisis: Los activos digitales y documentos están organizados y listos para presentación y análisis. Los registros digitales que actúan como evidencia durante el proceso de litigio son analizados.
• Producción: Una vez que la evidencia clave es analizada, el abogado puede convertir el activo digital en documentación física. Esto ayuda en la fácil presentación durante el juicio en la corte. Pasan por el proceso de producción de documentos, que se refiere a la preparación de archivos para ser presentados en la corte. Están gobernados por un conjunto separado de directrices con respecto a la producción de información electrónica. Una vez producidos, los archivos pueden ser presentados en un tribunal de justicia.
• Presentación: La evidencia final presentada a los jueces, jurado, abogados, participantes en deposiciones y mediadores está organizada en un formato fácil de leer.

Importancia del eDiscovery

Las nueve etapas del proceso de eDiscovery pueden parecer sencillas pero a veces toman meses o años para completarse. El eDiscovery es un proceso tedioso pero extremadamente importante en las salas de los tribunales de hoy en día.

Manipular la evidencia digital durante cualquier proceso puede resultar en la pérdida de la demanda. Comprender la importancia del proceso y asegurar la seguridad digital, y cortar el acceso irrelevante puede asegurar que la información importante no sea comprometida.

Sentencias enteras pueden depender del contenido de correos electrónicos enviados por un ejecutivo corporativo. Más información que nunca se almacena electrónicamente, y su admisibilidad en la corte puede hacer o deshacer un caso para la acusación o la defensa. El objetivo completo del proceso de eDiscovery es compilar una base de documentos legalmente admisibles y relevantes sobre los cuales tanto la acusación como la defensa pueden construir su caso.

Los abogados están obligados en muchos estados a ser competentes tecnológicamente, lo que significa que deben tener un conocimiento profundo y práctico del eDiscovery. A medida que la cantidad de ESI aumenta y más y más resultados dependen de la inclusión o exclusión de archivos electrónicos, el eDiscovery también se está volviendo cada vez más importante.

Beneficios del eDiscovery

Las soluciones de eDiscovery proporcionan a los bufetes de abogados y departamentos legales una serie de beneficios. Mejoran el proceso de eDiscovery, haciéndolo más eficiente, menos costoso y más preciso al identificar documentos relevantes. Algunos de los beneficios comunes del eDiscovery son los siguientes:

• Reducir los costos relacionados con el descubrimiento
• Mejorar la eficiencia del descubrimiento
• Aumentar la precisión en la identificación de documentos relevantes
• Aprovechar las herramientas de documentos para la colaboración
• Aumentar la accesibilidad
• Oportunidades de colaboración efectiva
• Mejor organización de datos y documentos digitales

Inteligencia artificial (IA) y eDiscovery

En los últimos años, la Inteligencia Artificial se ha convertido en una parte fundamental del eDiscovery. Las aplicaciones de IA basadas en codificación predictiva analizan grandes conjuntos de datos armados con conocimiento sobre la relevancia de los documentos y aplican ese conocimiento para identificar documentos que son relevantes para el caso en cuestión.

En resumen, así es como la IA y el eDiscovery están entrelazados. Hay una multitud de términos utilizados al referirse a la IA en el contexto del eDiscovery. Codificación predictiva, revisión asistida por tecnología, IA, y aprendizaje automático se refieren a lo mismo: eDiscovery impulsado por IA.

Los equipos legales tienen trabajo que hacer para asegurar que la IA extraiga documentos relevantes. Esto se hace primero ingresando un "conjunto de semillas", que se refiere a una sección transversal de documentos del conjunto completo a ser analizado. El equipo etiqueta documentos relevantes e irrelevantes en el conjunto de semillas y alimenta esa información a la aplicación.

Basado en esos documentos semilla, el software produce un algoritmo para analizar ese grupo de archivos. El algoritmo luego busca documentos adicionales, y el equipo revisa los resultados y ajusta el algoritmo según sea necesario para producir el resultado deseado (es decir, la identificación de todos los documentos relevantes en el conjunto de datos).

Una vez que eso está terminado, el equipo hace que el software escanee los documentos restantes para identificar los relevantes e irrelevantes.

Futuro del eDiscovery

La adopción a gran escala de herramientas de colaboración digital como videoconferencias, plataformas como Zoom o Microsoft Teams, y reuniones virtuales debido a un aumento en el trabajo remoto ha llevado a un aumento en el ESI, y la adopción de eDiscovery en mayor medida. La codificación predictiva y otras tendencias de aprendizaje automático supervisado ayudan a encontrar la capacidad de respuesta y relevancia del ESI.

El eDiscovery es generalmente aceptado como una práctica válida, y se espera que el mercado de eDiscovery continúe su rápido crecimiento. Cuando la codificación predictiva (revisión asistida por IA) se volvió prevalente, hubo un gran interés en cómo los tribunales tratarían la nueva tecnología.

Un fallo en 2012, da Silva Moore v. Publicis Groupe, estableció el precedente de que la codificación predictiva o el descubrimiento y revisión de documentos impulsados por IA era una forma válida de revisar documentos. Fallos posteriores han mantenido da Silva Moore, estableciendo la codificación predictiva como el estándar para la revisión de documentos.

El eDiscovery, particularmente el software de eDiscovery impulsado por IA, continuará aumentando en prevalencia en el futuro previsible.

¡El fallo está a favor del software de eDiscovery!

El software de eDiscovery es el presente y el futuro de todo lo legal. Ayuda a agilizar el proceso, recopilar y compartimentar archivos, y analizar los activos digitales relevantes. El eDiscovery puede ser rentable y ahorrar tiempo para bufetes de abogados y varios departamentos legales.

Hay una necesidad de transparencia y eficiencia dentro de los equipos legales internos. Aprenda más sobre la gestión legal empresarial y por qué es importante.