¿Qué es EDI? Tipos, Aplicaciones y Soluciones de Software

¿Cuántas veces has comenzado una llamada de negocios con "¿recibiste mi correo electrónico"?

Probablemente más veces de las que puedes contar. No importa qué documentos envíes a un socio comercial, esperar una confirmación puede parecer un cuello de botella innecesario. Este cuello de botella se puede resolver implementando intercambio electrónico de datos (EDI) software.

Cuando las empresas utilizan software EDI, se benefician de una transferencia rápida de documentos ya que reemplaza la necesidad de preparación y manejo de correo que viene con la comunicación comercial tradicional, como llamadas telefónicas, faxes o papel, para ordenar o vender productos.

Dado que todo esto se puede hacer usando EDI, las empresas pueden lograr más acelerando los plazos logísticos y eliminando errores manuales que a veces ocurren durante las comunicaciones B2B.

Si esto suena como algo de lo que tu empresa podría beneficiarse, es de tu interés conocer todo lo que EDI podría aportar.

¿Cómo funciona EDI?

Los datos e información de tu empresa se almacenan con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Esto podría consistir en detalles relacionados con el envío, inventario, compras, facturación, cobros y más. El software EDI se integra con este sistema ERP y utiliza la información para crear la documentación necesaria para hacer negocios con otras empresas.

EDI reemplaza las comunicaciones B2B manuales, como correo postal, correo electrónico y fax, porque los documentos pueden fluir directamente desde la aplicación de computadora del remitente (como un sistema de logística) a la aplicación de computadora del receptor (como un sistema de gestión de pedidos).

Ejemplos comunes de documentos que se pueden enviar usando EDI son:

• Órdenes de compra
• Gestión de facturas
• Estados de envío
• Información de aduanas
• Documentos de inventario
• Confirmaciones de pago

Para comprender mejor cómo funciona EDI, comparemos cómo ocurriría un intercambio de documentos tradicional frente a usar un intercambio de datos electrónicos para intercambiar documentos.

Usando un intercambio de documentos tradicional

Primero, el comprador tomaría una decisión de compra, crearía la orden de compra y la imprimiría. Luego, el comprador enviaría por correo la orden de compra al proveedor. Una vez que el proveedor recibe la orden de compra, registra la información en su sistema de entrada de pedidos.

Finalmente, ya sea que el comprador llamara al proveedor para asegurarse de que recibieron la orden de compra, o el proveedor enviaría por correo al comprador un acuse de recibo de su pedido.

Todo este proceso podría tomar entre cinco y siete días.

Usando EDI para el intercambio electrónico de documentos

De manera similar al intercambio de documentos tradicional, el comprador tomaría una decisión de compra y haría la orden de compra, pero no imprimiría nada. En su lugar, utilizaría software EDI para crear una versión electrónica de la orden de compra, que se enviaría automáticamente al proveedor.

El sistema se actualizará automáticamente una vez que el sistema de entrada de pedidos del proveedor reciba el pedido. Finalmente, su sistema transmitiría un recibo de confirmación de vuelta al comprador.

Todo este proceso podría tomar menos de una hora.

¿Quién usa EDI?

EDI está abriéndose camino en todas las industrias, pero algunas lo usan más comúnmente que otras.

Por ejemplo, aquellos en la industria de la aviación usarán EDI para intercambios de información de vuelos, registros de nombres de pasajeros y cumplimiento internacional. Los trabajadores de la salud usarán EDI para intercambiar información de salud de pacientes, procesar reclamaciones de seguros de salud e intercambiar información de recetas.

Contadores y aquellos en equipos de contabilidad usan EDI para generar facturas y proporcionar registros de auditoría. También hay una gran necesidad de EDI en los sectores de la cadena de suministro minorista, manufacturera y automotriz. Los miembros dentro de esas industrias usarán EDI para comprar, cumplir pedidos, mantener pedidos internacionales, confirmar envíos y ordenar piezas.

Tipos de EDI

Elegir el tipo de EDI a usar dependerá de para qué lo necesitas y cómo lo usarás.

EDI Directo

El EDI Directo, a veces referido como punto a punto, establece una conexión única entre dos socios comerciales. Este método es más común entre clientes y proveedores más grandes que trabajan con muchas transacciones diarias y un alto volumen de documentos, como minoristas, fabricantes de equipos u hospitales.

VAN

Las redes de valor agregado (VAN) son redes privadas de terceros donde se intercambian documentos electrónicos entre socios comerciales. El proveedor de VAN gestiona la red y actúa como intermediario entre los dos socios. Son responsables de almacenar, enrutar y entregar documentos EDI.

AS2

Uno de los métodos más populares es la declaración de aplicabilidad 2 (AS2), un protocolo de comunicaciones de Internet que permite que los datos se transmitan de manera segura a través de Internet. Esencialmente, involucra dos computadoras, un cliente y un servidor, conectándose punto a punto a través de la web. AS2 luego crea un "sobre" para los datos EDI, permitiendo que se envíen de manera segura usando certificados digitales y cifrado sobre Internet.

EDI Web

El EDI Web se lleva a cabo a través de un navegador de Internet, replicando documentos en papel en formato web. El formulario proporciona a los usuarios ciertos campos donde se debe ingresar información. Una vez que se han incluido todos los detalles relevantes, el formulario se convierte automáticamente en un mensaje EDI.

Las pequeñas y medianas empresas a menudo optan por esta ruta porque no se necesita software EDI, pero aún pueden crear, recibir y gestionar documentos electrónicos a través de un navegador.

EDI Móvil

La forma más nueva de intercambio electrónico de datos es el EDI Móvil. Gracias a aplicaciones específicas diseñadas para soportar EDI, los dispositivos móviles pueden potencialmente cambiar la forma en que muchas organizaciones pueden acelerar sus cadenas de suministro.

Tener aplicaciones EDI en un dispositivo móvil puede facilitar que un vendedor vea el estado de entrega a un proveedor cuando viaja o que un gerente de negocios vea el rendimiento del proveedor cuando está en una reunión.

Subcontratación de EDI

Como su nombre indica, también existe el método de subcontratar un programa EDI a un proveedor externo. Si tu organización es más pequeña o simplemente no tienes los recursos para lanzar una iniciativa EDI, esta podría ser una alternativa bienvenida.

Otra razón por la que una empresa puede optar por subcontratar es la reducción en el costo de invertir en su propia infraestructura. Sin embargo, también debe asegurarse de que tiene acceso a las habilidades adecuadas para ofrecer el servicio requerido que EDI tiene para ofrecer.

Implementación de EDI

Implementar EDI puede ser un proceso complejo que involucra múltiples pasos. Requiere soluciones técnicas, reingeniería de procesos de negocio y gestión del cambio organizacional.

Además, mantenerse actualizado con las regulaciones gubernamentales cambiantes y gestionar las complejidades de las operaciones comerciales globales, donde cada socio comercial puede tener requisitos únicos, añade al desafío.

Pasos para la Implementación de EDI:

• Establecer infraestructura y configurar el hardware y software para gestionar los procesos EDI, como la transmisión, traducción y mapeo de documentos EDI. Al gestionar EDI internamente, asegúrate de tener equipos de red, almacenamiento y servidores.
• Establecer conexiones con socios comerciales después de que se haya establecido la base tecnológica. Implementa estándares EDI para asegurar un intercambio de documentos seguro y eficiente. Además, configura tu sistema EDI para alinearlo con los estándares utilizados por tus socios comerciales.
• Asegúrate de que tu sistema EDI cumpla con los estándares y cumpla con las regulaciones de protección de datos específicas de la industria. Mantente informado sobre cualquier cambio en los estándares utilizados por tus socios comerciales o de otro tipo, y actualiza tu sistema en consecuencia.
• Integrar EDI con tu software empresarial actual o sistemas ERP para simplificar las operaciones, reducir errores y ahorrar tiempo.
• Mapeo de datos y una prueba piloto será el siguiente paso en este proceso. El mapeo de datos es importante para convertir documentos comerciales tradicionales en formatos EDI compatibles. Realiza pruebas piloto para identificar y resolver cualquier problema desde el principio.
• Expande tu red y trabaja de cerca con tus socios comerciales para implementar EDI.

Beneficios de EDI

No importa el tamaño de tu empresa o la industria en la que opere, implementar software EDI en tu pila tecnológica puede tener muchos beneficios.

• Ahorra tiempo: Utilizar EDI significa que la transmisión de datos pasa de tomar días a horas o incluso minutos. Esto permite que las empresas en ambos extremos de la transmisión hagan más en menos tiempo. Además, los equipos pasarán menos tiempo creando órdenes ya que esto se hace automáticamente y sin intervención del usuario.
• Amigable con el presupuesto: Procesar órdenes puede ser costoso, especialmente al enviar documentación física. Dado que EDI hace que este proceso sea digital, las empresas pueden reducir el gasto en generar y distribuir datos.
• Aumenta la eficiencia: Una solución EDI mejora la fiabilidad de la información intercambiada entre empresas. Al eliminar la entrada de datos manual y duplicada, las empresas verán una disminución en los errores. Esta eficiencia también mejorará las relaciones con los socios comerciales mientras disminuye las entregas tardías y los precios incorrectos de los productos.
• Mayor seguridad y simplicidad: Gracias a la estandarización de datos dentro de tus sistemas, los empleados y miembros del equipo de TI siempre saben dónde encontrarlo, lo que reducirá la probabilidad de violaciones de datos. Dado que las órdenes de venta, facturas y registros de envío se generan automáticamente, el día laboral es más simple para el personal de ventas y almacén.
• Mejora los informes: EDI permite que los documentos electrónicos se integren con varios sistemas de TI para apoyar la recopilación de datos, el análisis y la visibilidad para informes refinados.
• Mejor para el medio ambiente: Dado que EDI es completamente sin papel, promueve la sostenibilidad y reduce las emisiones de CO2 al reemplazar los procesos basados en papel con un sistema completamente electrónico.

Desafíos con la implementación de EDI

Además de las muchas ventajas de EDI, puedes encontrarte con algunos inconvenientes.

• Tiempo de configuración prolongado: Dependiendo del método EDI que elijas, EDI puede requerir una capacitación extensa del personal para funcionar, lo que hace que el tiempo de configuración sea prolongado. Es probable que el departamento de TI de tu empresa necesite equilibrar la configuración de la herramienta EDI con otros proyectos en su lista de tareas.
• Tecnología compleja: Al implementar tecnología EDI, tu empresa también debe invertir en una red adicional para recibir y transmitir información. Esto podría ser una barrera si tienes una empresa pequeña o mediana.
• Costo: Configurar y capacitar en EDI a veces puede resultar en costos iniciales elevados, así que asegúrate de que esté en el presupuesto de tu empresa de antemano.
• Limita la facturación en papel: No todos los proveedores con los que trabajas tendrán software EDI dentro de su sistema. Debido a esto, ciertos equipos pueden encontrar cuellos de botella al tratar con facturas en papel y EDI.

Estándares de EDI

Existen estándares específicos de EDI y reglas para crear documentos comerciales comunes. Estos estándares ayudan a las empresas a evitar gastar tiempo, energía y recursos para definir el diseño de estos documentos. Hay agencias certificadas clave que gobiernan estos estándares, que incluyen:

• Instituto Nacional de Estándares Americanos (ANSI): Certifica los estándares utilizados en los Estados Unidos y América del Norte.
• Centro de las Naciones Unidas para la Facilitación del Comercio y Negocios Electrónicos (UN/CEFACT): Certifica estándares internacionales.
• Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, Comercio y Transporte (EDIFACT) es un estándar internacional desarrollado por las Naciones Unidas que proporciona mensajes para intercambios de documentos multi-país y multi-industria.
• Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA): Unifica todos los requisitos específicos de atención médica para establecer intercambios seguros y confidenciales de datos relacionados con la atención médica.
• GS1: Certifica estándares internacionales de EDI específicos de la industria.
• Drummond: Certifica software EDI a través de pruebas para asegurar que diferentes herramientas EDI puedan comunicarse exitosamente entre sí.

Top 5 software de EDI

El software de intercambio electrónico de datos funciona creando un intercambio de datos seguro entre dos o más computadoras. Este tipo de software se utiliza típicamente para la transferencia rápida de documentos comerciales dentro de las empresas y entre socios comerciales como proveedores o clientes.

Es común que las empresas implementen software EDI para reemplazar la necesidad de correo electrónico, fax y correo postal.

*A continuación se presentan las cinco principales soluciones de software de intercambio electrónico de datos líderes del Informe Grid® de Verano 2024 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. TrueCommerce EDI

TrueCommerce EDI es un proveedor global de conectividad de socios comerciales y soluciones EDI integradas. Este software revoluciona la conectividad de socios comerciales al vincular proveedores, centros minoristas y consumidores finales en una red de comercio global. Ofrece una solución de servicio flexible, integrada y completamente gestionada para que los clientes de cualquier tamaño puedan conectarse fácilmente con cualquier socio comercial.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“Realmente me gusta que TrueCommerce EDI haya incorporado un centro de aprendizaje autodirigido para nuevos usuarios. He dirigido a todo el personal nuevo a pasar por estos módulos de capacitación para familiarizarse con el sistema. Esto me ayuda a capacitar a mi personal de EDI de manera más eficiente.”

- Reseña de TrueCommerce EDI, Sheila L.

Lo que menos les gusta a los usuarios:

“No hay suficiente disponibilidad de personal de configuración o soporte técnico, lo que causa retrasos en la incorporación de nuevos socios comerciales o en la resolución de problemas. Además, algunos cargos por datos duplicados. No tienen su propio VAN. Y cobran a la carta por cada tipo de transacción más allá de lo básico.”

- Reseña de TrueCommerce EDI, Dovid G.

2. SPS Commerce Fulfillment EDI

SPS Commerce Fulfillment es una solución EDI de servicio completo que ofrece tecnología probada y cientos de expertos en EDI. Todos los días, estos expertos trabajan arduamente para monitorear y asegurar que el EDI fluya para decenas de miles de clientes en todo el mundo. Monitorearán el EDI de los usuarios para que puedan concentrarse en otras tareas en su lista.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“El panel de cumplimiento te permite monitorear fácilmente nuevos pedidos entrantes, cambios o errores. También puedes ver todas las transacciones en el portal y profundizar para revisar los detalles y errores. Es relativamente fácil rastrear el estado de un pedido de principio a fin.”

- Reseña de SPS Commerce Fulfillment EDI, Mark O.

Lo que menos les gusta a los usuarios:

“El proceso de implementación lento y engorroso disminuye significativamente la experiencia general del usuario. Los retrasos en la incorporación y configuración resultan en frustración y obstaculizan el funcionamiento eficiente de las empresas, afectando la capacidad de realizar transacciones B2B sin problemas.”

- Reseña de SPS Commerce Fulfillment EDI, Andrew T.

3. Cleo Integration Cloud

Cleo Integration Cloud (CIC) es una plataforma de integración basada en la nube que diseña, construye, opera y optimiza procesos críticos de integración de ecosistemas. La plataforma CIC ofrece visibilidad de integración de extremo a extremo a través de integraciones EDI, no EDI y API, brindando a los usuarios técnicos y comerciales la confianza para incorporar rápidamente socios comerciales, habilitar la integración entre aplicaciones y acelerar los procesos comerciales generadores de ingresos.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“Me gusta cómo Cleo Integration Cloud proporciona una forma altamente segura de compartir archivos en línea. Desde la gestión de datos y la sincronización en tiempo real hasta el control de acceso y el cifrado, proporciona todas las herramientas para una colaboración eficiente entre equipos u organizaciones. Las funciones de arrastrar y soltar, monitoreo de flujo de trabajo y filtrado de búsqueda son útiles para organizar proyectos. También aprecio la aplicación móvil conveniente, que hace que el servicio sea aún más accesible a un precio atractivo.”

- Reseña de Cleo Integration Cloud, Shikha G.

Lo que menos les gusta a los usuarios:

“El soporte no es el mejor. Por lo general, termino resolviendo el problema yo mismo.”

- Reseña de Cleo Integration Cloud, Tabatha B.

4. MuleSoft Anypoint Platform

MuleSoft’s Anypoint Platform es una solución para la conectividad liderada por API que crea una red de aplicaciones, datos y dispositivos, tanto en las instalaciones como en la nube. Los usuarios pueden diseñar y construir APIs e integraciones, aprovechar la visibilidad en tiempo real desde una interfaz y disfrutar de una conexión segura para proteger datos sensibles.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“MuleSoft Anypoint Platform es una plataforma de integración fácil de aprender donde puedes gestionar todo el ciclo de vida de la API desde una sola plataforma. Puedes diseñar tus APIs usando RAML, que es muy fácil de entender. También puedes desarrollar APIs usando Anypoint Studio y realizar pruebas. Aplicar políticas a múltiples APIs también es muy fácil de aprender.”

- Reseña de MuleSoft AnyPoint Platform, Yash G.

Lo que menos les gusta a los usuarios:

“Si tuviera que criticar la plataforma MuleSoft Anypoint, diría que uno de los inconvenientes es su curva de aprendizaje pronunciada, especialmente para aquellos nuevos en el campo de la integración. La interfaz puede ser un poco abrumadora, con varios componentes y funcionalidades que podrían confundir a los nuevos usuarios. Además, la plataforma puede ser costosa para pequeñas y medianas empresas, lo que la hace menos accesible para aquellos con recursos limitados.”

- Reseña de MuleSoft AnyPoint Platform, Abhinav M.

5. OpenText Business Network Cloud EDI

OpenText Business Network Cloud EDI es una solución integral de integración B2B diseñada para optimizar los procesos EDI para empresas de todos los tamaños. Al aprovechar la nube, asegura un intercambio de datos seguro y en tiempo real entre socios comerciales, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo costos. Los usuarios han elogiado su fiabilidad y escalabilidad, convirtiéndolo en una herramienta esencial para organizaciones que buscan optimizar su gestión de la cadena de suministro.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“¡OpenText EDI se convirtió en mi arma secreta! No más problemas manuales de EDI: los conectores preconstruidos y la automatización me hicieron ahorrar innumerables horas y conectarme con socios sin problemas. Pero eso es solo la punta del iceberg. Esta plataforma transformó nuestra visibilidad, dándonos una bola de cristal en tiempo real en todo nuestro flujo comercial. Estados de pedidos, facturas, pagos, todo allí, empoderándonos para solucionar problemas y optimizar como nunca antes.”

- Reseña de OpenText Business Network Cloud EDI, Ujwal S.

Lo que menos les gusta a los usuarios:

“Creo que principalmente el servicio de asistencia es un poco problemático. Toma demasiado tiempo para que el equipo resuelva el problema. Además, el proceso de resolver el problema de uno es muy largo, por lo que necesitas mantener la calma.”

- Reseña de OpenText Business Network Cloud EDI, Mahima S.

Entrega recibida

Cuando tu empresa utiliza el intercambio electrónico de datos, puedes estar seguro de que todos tus documentos importantes se envían a los socios comerciales de manera rápida y con una conexión segura. Ya no hay que esperar la entrega y preguntarse si se recibieron los pedidos.

Todo se muestra dentro del software EDI, lo que significa que tú y tu equipo pueden concentrarse en tareas más importantes que verificar el estado de entrega de un formulario de pedido en papel.

Si estás buscando más formas de transferir datos sin cambiar su significado inherente, consulta intercambio de datos.

Este artículo fue publicado originalmente en 2020. Ha sido actualizado con nueva información.