La mayoría de los dueños de negocios saben que la contabilidad es uno de los aspectos más importantes de dirigir una empresa.

Sin finanzas organizadas y estados financieros precisos, es imposible saber si el negocio tiene ganancias o pérdidas.

Informes financieros básicos como estados de resultados, balances generales, gráficos de cuentas y otros ayudan a los dueños de negocios, accionistas, inversores y acreedores a ver ganancias o pérdidas financieras claras. Estos informes también ayudan a los directores ejecutivos y a los oficiales financieros a determinar dónde recortar gastos y qué presupuestos aumentar.

Es bastante obvio. Si algún aspecto de un negocio requiere software y automatización, es el departamento de contabilidad.

¿Qué es el software de contabilidad?

Antes de profundizar en las características clave del software de contabilidad, definamos los beneficios básicos que este software proporciona.

Debido a que hay tantas opciones de software de contabilidad disponibles, encontrar el adecuado para su negocio es imperativo.

Por ejemplo, algunos software son excelentes para pequeñas empresas en industrias de nicho, mientras que otros están optimizados para organizaciones a nivel empresarial.

Sin embargo, todo software de contabilidad debería tener estas características clave que se enumeran a continuación:

1. Funcionalidad básica de contabilidad

Todo software de contabilidad debería incluir funcionalidad básica de contabilidad, como libros mayores, gráficos de cuentas, facturación, conciliación de cuentas, cuentas por pagar e informes financieros. También ayudan a seguir las leyes relacionadas con las finanzas, como las regulaciones estatales sobre cosas como el impuesto sobre las ventas por internet.

2. Nómina y seguimiento del tiempo

Si la empresa tiene sus propios empleados, en lugar de empleados contratados o aquellos empleados con una agencia, entonces la nómina es imprescindible.

Casi todo el software de nómina incluye seguimiento del tiempo, lo cual es útil para empleados por hora o negocios que llevan un registro de los costos individuales de trabajo. Algunos software de nómina también incluyen integración fiscal.

3. Seguimiento de gastos

Si los empleados de la empresa regularmente entregan informes de gastos para reembolso, algunos software de contabilidad ofrecen opciones para llevar un registro de los gastos de los empleados.

Características especializadas del software de contabilidad

Más allá de las características clave de contabilidad enumeradas anteriormente, también hay funciones más complejas y especializadas que el software de contabilidad puede realizar.

1. Integración

Las empresas de nivel medio o más grandes pueden depender de múltiples tipos de software para las operaciones diarias, como sistemas CRM o ERP. Para estas empresas, es importante asegurarse de que su software de contabilidad se integre fácilmente con otros sistemas ya existentes.

2. Normas contables complejas o códigos fiscales

Si bien la mayoría de las empresas se beneficiarán del software de contabilidad estándar, algunas industrias tienen normas contables más complejas o transacciones que se ven afectadas por los códigos fiscales.

Además, puede haber regulaciones locales o estatales o códigos fiscales que deben incluirse en los informes financieros o en las declaraciones fiscales rutinarias.

3. Facilidad de uso

Para una nueva empresa, cualquier software de contabilidad debería ser bastante fácil de usar una vez que el contador haya sido capacitado. Sin embargo, muchas empresas o departamentos de contabilidad ya tienen sus propias estrategias y procesos en marcha.

Si es posible, es mejor encontrar un software que funcione bien con estas técnicas para que la transición sea lo más fluida posible.

4. Utilización internacional

Si una empresa opera fuera de los Estados Unidos o trabaja regularmente con clientes de otros países, puede ser necesario un software de contabilidad internacionalizado. No todo el software incluye soporte para monedas extranjeras, por lo que estas empresas pueden tener opciones de software limitadas.

Toda empresa necesita software de contabilidad

La contabilidad ya no se hace en papel y se guarda en grandes carpetas de anillas.

Si tu empresa planea escalar en algún momento en el futuro, necesitas digitalizar tus libros con software de contabilidad. De hecho, invertir en software de contabilidad probablemente debería ser una de las primeras compras que haga una nueva empresa.

Gracias a la gran cantidad de opciones de software, las empresas pueden encontrar el software perfecto para sus necesidades.

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