¿Qué es un seminario web? Cómo crear eventos en línea atractivos

Imagina que puedes educar a una audiencia global, captar clientes potenciales de alta calidad y entrenar a tu equipo remoto, todo desde la comodidad de tu escritorio. Los webinars, una combinación de "web" y "seminario", son poderosos talleres o conferencias en línea que pueden lograr todo esto y más.

Las plataformas de webinars facilitan el desarrollo de presentaciones que se alinean con las directrices de tu marca y aumentan el compromiso de la audiencia. A diferencia de los seminarios físicos, los webinars eliminan las limitaciones geográficas, permitiendo al anfitrión conectarse con asistentes de todo el mundo. 

Aunque no es necesario alquilar un lugar ni contratar una empresa de catering, organizar un webinar en línea sí requiere algo de planificación.

¿Cómo funciona un webinar?

Los webinars ofrecen una forma simplificada de aprendizaje y comunicación efectiva entre el anfitrión y sus audiencias. Aquí están los pasos involucrados en la organización de un webinar:

Elegir una plataforma

El organizador seleccionará una plataforma de webinar para albergar el evento en línea. Estas plataformas de webinar ofrecen características útiles para el registro, la gestión de asistentes, captar clientes potenciales y presentar contenido.

Planificar el webinar

El organizador debe establecer el objetivo del webinar, ya sea generar clientes potenciales o educar a los asistentes. La planificación también implica identificar la audiencia objetivo y el contenido. Finalmente, se elige una fecha y hora que funcione para la audiencia objetivo y los oradores.

Promocionar el webinar

Después de la planificación, es hora de promocionar el webinar a través de varios canales, como email marketing, redes sociales o publicidad pagada. Esto generalmente implica crear una página de destino donde los asistentes puedan registrarse para el evento.

Preparar la presentación

En este punto, los oradores del webinar desarrollarán el contenido de la presentación, incluidas diapositivas, demostraciones o cualquier otro material visual que planeen usar.

Realizar un ensayo técnico 

Antes del evento en vivo, el organizador realiza un ensayo con los oradores para asegurarse de que todo funcione sin problemas. Esto incluye probar el audio, el video, el uso compartido de pantalla y el software de presentación.

Tipos de webinar

Los webinars pueden adoptar diferentes formas para adaptarse a diferentes necesidades empresariales. Consulta algunos de los tipos de webinars más comunes a continuación:

• Webinars en vivo son los más interactivos, ocurriendo en tiempo real. Los asistentes pueden participar a través de chat, encuestas y preguntas y respuestas en vivo. Los webinars en vivo son ideales para presentaciones, talleres y discusiones donde el compromiso inmediato es crucial.
• Webinars pregrabados/a demanda son presentaciones pregrabadas a las que los asistentes pueden acceder a su conveniencia. Ofrecen flexibilidad pero limitan la interacción. Los webinars a demanda son adecuados para contenido perenne, demostraciones de productos o conferencias donde la información consistente es clave.
• Webinars automatizados combinan contenido pregrabado con elementos automatizados como disparadores de correo electrónico y mensajes de marketing. Son útiles para la generación de clientes potenciales, el cultivo o la entrega de contenido introductorio sin un presentador en vivo.
• Webinars híbridos combinan elementos en vivo y virtuales. Pueden involucrar a un orador en vivo en una ubicación física presentando a una audiencia remota o una discusión en panel con algunos participantes asistiendo virtualmente. Esto es ideal para eventos grandes o situaciones donde viajar es poco práctico.

Características del webinar 

El propósito de un webinar depende del anfitrión, pero las opciones disponibles son amplias. Esto significa que las herramientas que uses para lanzar tu webinar deben ser lo suficientemente flexibles para proporcionar características que mantendrán a tu audiencia comprometida, sin importar el tema. 

A continuación se presentan algunas de las características que la mayoría de las herramientas de webinar proporcionan. Aprende cómo puedes aprovecharlas mientras organizas tu propio webinar. 

Chat de texto

Involucrar a una audiencia, grande o pequeña, se puede hacer de varias maneras diferentes, pero uno de los métodos más simples es habilitar el chat de texto. Esto permite a tu audiencia hacer preguntas relacionadas o responder preguntas que tú plantees. Sin estar en la misma sala, es difícil captar la atención de un presentador con una pregunta o una respuesta, pero el chat de texto en las herramientas de webinar lo hace posible.

Diapositivas 

Hacer un webinar atractivo puede ser difícil. Si tu webinar es educativo de una forma u otra, considera tener una presentación de diapositivas a mano para presentar a tu audiencia mientras hablas. Tener una presentación de diapositivas también te permite proporcionar una agenda clara para tus espectadores, fomentar el compromiso y dar a la audiencia algo para llevarse.  

Grabación

Tradicionalmente, los webinars se realizan en vivo para que la audiencia pueda hacer preguntas al presentador y obtener respuestas en tiempo real. Aunque ver un webinar pregrabado se vuelve menos atractivo, la información que se presenta o discute puede ser vista por aquellos que se perdieron la versión en vivo, puede ser referida más tarde por tu audiencia, o grabada con un invitado que no puede asistir en el horario programado. 

Compartir pantalla

Si tu tema requiere una demostración, las soluciones para compartir pantalla en los webinars serán útiles. Los espectadores podrán ver exactamente qué acciones estás realizando en tu pantalla y seguirlas por su cuenta si es necesario.

Compartir pantalla puede ser útil más allá de las demostraciones, también. Si estás compartiendo un video o presentación de una manera no tradicional, compartir pantalla es una forma de mostrar a tu audiencia lo que estás viendo. Además, si estás demostrando más de un proceso o usando más de una herramienta o archivo, compartir pantalla suele ser más efectivo que las capturas de pantalla para los espectadores.

Pizarra

Si estás explicando un tema complejo y quieres hacerlo en vivo, usar una pizarra colaborativa te permite a ti y a otros anfitriones tomar notas, ilustrar ideas con dibujos o dibujar flechas para demostrar un proceso. La función de pizarra que algunos software de webinar proporcionan permite a tu audiencia sentir que están allí contigo y les da una idea más clara de tu tema.  

Encuestas y sondeos

Proporcionar sondeos durante tu webinar te permite dar a tu audiencia un conjunto de opciones para elegir, manteniendo tus resultados organizados en un solo lugar. Los sondeos y encuestas dan a tu audiencia una manera fácil de interactuar con tu presentación y preguntas de manera rápida y ordenada.

Beneficios de organizar webinars

Desde la capacitación interna hasta la captación de clientes potenciales, los especialistas en marketing de todas las industrias utilizan y definen los webinars para diversos propósitos. No importa en qué industria te encuentres, a continuación se presentan algunas de las muchas formas en que puedes usar un webinar.

Presenta tu producto más reciente

No tiene mucho sentido esperar que todos tus clientes reserven un vuelo a tu conferencia cada vez que lances un nuevo producto. Sin embargo, pedirles una hora de su tiempo en línea para mostrar tu última creación es mucho más manejable. 

Los webinars de productos son una oportunidad para reunir a todos, desde tus clientes potenciales hasta tus evangelistas de marca, en un solo lugar. No solo estás allí para educar a los inscritos sobre las últimas actualizaciones, sino también para responder preguntas.

Tomarse el tiempo para discutir las preguntas de tus espectadores y responder a cada una puede tranquilizar a los clientes actuales de que están en buenas manos, al tiempo que empuja a los clientes potenciales hacia la compra. 

Posiciónate como el experto

Organizar un webinar sobre un tema, ya sea relacionado con cómo codificar un sitio web o la salud mental, coloca al presentador en un pedestal virtual. Mientras que algunos inscritos eligen asistir por apoyo, muchos de tus asistentes están sintonizando para escuchar lo que tienes que decir como líder de pensamiento. 

Incluso si tu webinar es gratuito, aún te están dando su información de contacto y tiempo de su día para escuchar lo que tienes que decir. Los inscritos confían en que estás entregando información valiosa, única e interesante. 

Involucra a tu audiencia

A diferencia del marketing en redes sociales o los anuncios de banner, los webinars tienen un poder diferente sobre tu audiencia: el poder de la escasez. Las publicaciones en redes sociales están aquí para quedarse, y los anuncios son difíciles de evitar. Pero los webinars en vivo prometen un valor por encima de las tácticas de marketing tradicionales, y ese valor es mucho más único. 

Llegar tarde, irse temprano o olvidar asistir a tu webinar en vivo significa que tu espectador, prospecto, cliente potencial o cliente, se está perdiendo de algo. Otros asistentes ahora saben algo que ellos no, y la persona que se lo ha perdido lo va a sentir. 

Incluso si eliges grabar tu webinar y publicarlo más tarde, es como si tu espectador eligiera ver una serie viral en Netflix meses después de que se emita. Estarán al tanto, pero solo después de que todos los demás lo estén. Además, no tendrán la oportunidad de hacer preguntas o responder a las de otros, dejándolos en la oscuridad cuando se trata de interacción. 

Genera nuevos clientes potenciales

Sin clientes potenciales, no hay negocio. Los especialistas en marketing pueden generar clientes potenciales de muchas maneras, pero pueden tener dificultades para atraer clientes potenciales de alta calidad. Los webinars sobre temas relevantes para tu negocio son una excelente manera de generar clientes potenciales de alta calidad que los especialistas en marketing están buscando. ¿Por qué?

Las personas que ven que estás promocionando tu webinar probablemente se aventuren a tu página de destino y se involucren con tu formulario registrándose para el evento. Estas son las personas que te están diciendo que están interesadas en lo que sea que tengas que decir. 

Algunas personas pueden hacer clic accidentalmente en un enlace o descargar un recurso y ser agrupadas en tu lista de clientes potenciales, pero aquellos que se registran y asisten a tu webinar son tan de alta calidad como se puede obtener. 

Desafíos de un webinar

Los beneficios de organizar un webinar son abundantes, pero no vienen sin sus propios desafíos, tampoco.

Desde atraer personas a tu evento y mantenerlas comprometidas, a continuación se presentan algunos de los desafíos más comunes que enfrentan los anfitriones de webinars y cómo resolverlos antes de que siquiera surjan. 

Problemas técnicos

Los webinars tienen un conjunto único de desafíos, pero los problemas técnicos son universales en todas las industrias, actividades y personas de todo el mundo.

Si estás organizando un webinar, el mayor desafío que tendrás que prepararte para enfrentar son las dificultades técnicas. Desde una conexión a internet hasta un sistema operativo, la cantidad de diferentes problemas con los que te enfrentarás es interminable. 

Promoción

Si un árbol cae en un bosque y no hay nadie alrededor para escucharlo, ¿hace ruido? Si un webinar se transmite y nadie asiste, ¿realmente tienes un webinar? La respuesta a esa segunda pregunta es definitivamente "no".

Preparar un webinar no significa nada si nadie ve o escucha lo que tienes que decir. Las promociones constituirán la mayoría del éxito de tu webinar, al igual que el éxito de cualquier evento. Promocionar en el momento equivocado en los canales equivocados no generará clientes potenciales de alta calidad, y puede que ni siquiera atraiga a una audiencia. 

Mantener a tu audiencia comprometida

Nuestros períodos de atención son más cortos que nunca, lo que significa que si hay una manera de perder nuestro enfoque, lo haremos. Mantener la atención de alguien en una reunión o presentación tradicional es una cosa, pero hacerlo virtualmente es otro obstáculo que superar. 

El formato de tu webinar determinará la dificultad de este primer paso, pero una de las cosas que mantiene a las personas comprometidas es incluirlas en tu conversación.

"Una gran manera de romper la tensión es tener un par de chistes preparados para la introducción. Tener algunos comentarios ligeros listos para usar mientras introduces a los invitados, tocas temas de organización o das la bienvenida a las personas puede ponerte en un estado de ánimo relajado y ayudarte a navegar cualquier incomodidad."

AJ Alonzo
Director de Marketing, Demand Drive

Medir el éxito 

Es poco probable que realices ventas directas durante tu webinar, y la mayoría de las empresas transmiten webinars gratuitos. Si no estás ganando dinero durante o inmediatamente después de tu webinar, ¿cómo se ve el éxito?

Cómo determines el éxito debe decidirse mucho antes de que tu webinar se lance.

Consejos para crear un webinar efectivo

Los beneficios de los webinars pueden aprovecharse, y los desafíos que surgen pueden resolverse, pero no importa cuán bien te prepares, tu éxito nunca está garantizado.

Si estás transmitiendo un webinar por primera vez o no has visto los resultados que te gustaría en webinars anteriores, asegúrate de usar estos consejos. 

Antes del webinar

• Conoce a tu audiencia: Adapta tu contenido y estilo de entrega a las necesidades e intereses de tu audiencia objetivo.
• Elige un tema atractivo: Elige un tema que sea relevante, oportuno y ofrezca valor. Considera los puntos de dolor de la audiencia y lo que les gustaría aprender.
  
• Estructura tu contenido: Crea un flujo claro para tu webinar. Incluye una introducción, un cuerpo sólido con puntos clave y una sección dedicada a preguntas y respuestas al final.
  
• Crea diapositivas atractivas: Usa visuales claros, texto conciso e imágenes de alta calidad para aumentar el compromiso de la audiencia.
  
• Promociona efectivamente: Usa múltiples canales para difundir la palabra y aumentar las inscripciones al webinar.
• Practica: Ensaya tu presentación de antemano para asegurar una entrega y tiempo fluidos y abordar cualquier problema técnico.

Durante el webinar

• Comienza fuerte: Captura a tu audiencia desde el principio con una introducción llamativa y una visión clara de lo que aprenderán.
• Sé atractivo: Habla claramente y con confianza, varía tu ritmo y tono, y usa visuales efectivamente.
• Fomenta la interacción: Las encuestas, cuestionarios y sesiones de preguntas y respuestas son excelentes maneras de interactuar con la audiencia y asegurarte de que se mantengan involucrados.
• Gestiona el tiempo efectivamente: Ajusta tu horario y asigna suficiente tiempo para presentaciones, demostraciones y preguntas de la audiencia.
• Aprovecha la tecnología: Utiliza las características de tu plataforma de webinar para compartir pantallas, realizar encuestas y gestionar la función de chat.

Después del webinar

• Haz un seguimiento: Envía un correo electrónico de agradecimiento a los asistentes con una grabación del webinar y cualquier recurso adicional.
• Recoge comentarios: Usa encuestas o sondeos para obtener comentarios de los asistentes.
• Promociona después del evento: Haz que la grabación de tu webinar esté disponible a demanda para llegar a una audiencia más amplia.

Mejor software de webinar en 2024

El software de webinar difiere de las herramientas de conferencias web y conferencias de audio en que están creadas para tener un enfoque en una autoridad y muchos espectadores.

Como todo software, no hay una herramienta de webinar única que funcione para todos los negocios. Dependiendo del estado financiero de tu empresa, objetivos, prioridades y tamaño, algunos software pueden ser una mejor opción que otros.

Para calificar para la inclusión en la categoría de webinar, un producto debe:

• Estar destinado a múltiples presentadores con hasta cientos o incluso miles de asistentes en sesiones de webinar en vivo
• Incluir capacidades de captura de clientes potenciales y registro
• Proporcionar la creación de presentaciones y videos atractivos para una visualización amplia
• Incluir seguimiento de rendimiento y análisis de audiencia

* A continuación se presentan los cinco principales software de webinar del Informe Grid® de Primavera 2024 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad. 

1. Webex Webinars 

Webex Webinars te permite conectarte con audiencias de todos los tamaños y ofrecer experiencias virtuales excepcionales.  Ya sea que seas una pequeña empresa o una gran empresa, Webex Webinars proporciona las características y escalabilidad que necesitas para llegar a una audiencia global, ofrecer presentaciones profesionales y obtener valiosos conocimientos.

Lo que más les gusta a los usuarios: 

"Webex tiene un buen número de características, como videoconferencias, webinars, etc. Podíamos asistir fácilmente a las sesiones de capacitación en línea organizadas por nuestra organización de forma remota. Generalmente no se bloquea ni falla como sus competidores. No solo la capacitación en línea, es bastante útil en videoconferencias con un número n de personas en movimiento usando nuestro móvil o laptop. Es bastante fácil de instalar y unirse a reuniones en cualquier dispositivo."

– Reseña de Webex Webinars, Anand K.

Lo que no les gusta a los usuarios: 

"Necesitan trabajar en el soporte móvil. La aplicación no funciona como me gustaría; a veces, arroja errores de video o audio; deberían trabajar en personalizar el programa para el sistema operativo Linux. No recomiendo trabajar con el navegador Firefox. La calidad de audio y video disminuye considerablemente."

– Reseña de Webex Webinars, Zain K. 

2. Livestorm 

Livestorm es la plataforma perfecta y fácil de usar que simplifica cada paso de tus necesidades de videoconferencia. Te permite organizar webinars de alta calidad, demostraciones de productos, sesiones de capacitación en línea y reuniones virtuales, todo desde una interfaz única e intuitiva.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Livestorm es asequible y tiene todas las características que necesitamos. Podemos agregar fácilmente formularios de registro a nuestro sitio web; todos los webinars se graban automáticamente, y en una calidad bastante buena también, en comparación con muchas de las otras herramientas de webinar que he usado. Lo más importante, sin embargo, es que puedes integrar Livestorm con Hubspot para que todos los inscritos se agreguen automáticamente a tu lista de contactos, lo cual es realmente importante para nosotros."

– Reseña de Livestorm, Elisabet N.

Lo que no les gusta a los usuarios: 

"Livestorm no es la plataforma más intuitiva. La experiencia de la sala de eventos interna puede ser desconcertante para los miembros del equipo que no la han usado antes, ya que no está claro que no eres visible para los asistentes externos cuando te unes al escenario hasta que comienzas el evento real. Hemos experimentado una serie de problemas con la configuración de sesiones de eventos, más recientemente causados por una migración no comunicada a un nuevo plan que nos impidió configurar anfitriones en una sesión de webinar existente. También desearía que Livestorm ofreciera más control sobre la visualización de los miembros del equipo durante la presentación, incluida la opción de mostrar solo al miembro del equipo que está hablando actualmente."

– Reseña de Livestorm, Emily M. 

3. Zoho Meeting

Zoho Meeting es una plataforma de conferencias web segura diseñada para potenciar tu colaboración remota.  Va más allá de las simples videollamadas, ofreciendo una experiencia rica en características para reuniones en línea, webinars e incluso reuniones híbridas en salas de conferencias físicas. La herramienta permite reuniones de video en alta definición con uso compartido de pantalla, pizarra colaborativa y chat en tiempo real para una comunicación efectiva.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“Evaluamos Zoho Webinar para nuestra organización social sin fines de lucro durante un mes. Realizamos un webinar real con múltiples anfitriones y aproximadamente 100+ asistentes. Nuestro objetivo es continuar con Zoho después de comparar otras herramientas para nuestros requisitos. La herramienta es fácil de usar por personas que no son necesariamente técnicas. En el mundo del servicio social, nos encontramos con muchas personas que no son expertas en tecnología. En un evento virtual, la facilidad de uso de la herramienta es crítica para involucrar a estos interesados.

Las personas del servicio al cliente de Zoho y el equipo de gestión de cuentas son muy solidarias y realmente brindan asesoramiento en nuestro mejor interés."

– Reseña de Zoho Meeting, Ashutosh K.

Lo que no les gusta a los usuarios: 

"Lo que no me gusta de Zoho Meeting es que el audio en las reuniones a veces puede degradarse. Cuando informé a Zoho sobre esto, se investigó de inmediato y se hicieron algunos ajustes que parecieron haber solucionado el problema. Otra molestia es la calidad de la función de fondo. Si no estás en un buen lugar, te hará desaparecer en parte para revelar cualquier actividad que pueda estar sucediendo en el fondo."

– Reseña de Zoho Meeting, Dwayne S.

4. Zoom Events and Webinars 

Zoom Events and Webinars es una plataforma todo en uno diseñada para permitirte organizar eventos virtuales e híbridos impactantes de cualquier tamaño. Construida sobre la tecnología de videoconferencia segura y confiable de Zoom, ofrece una experiencia fluida tanto para ti como para tus asistentes.

Lo que más les gusta a los usuarios: 

"Es muy fácil de usar y tiene toneladas de características útiles para ayudar a dar una gran clase de webinar; tiene herramientas de IA, y si por alguna razón tienes problemas, siempre tienen soporte al cliente listo para ayudar a responder cualquier pregunta. Tiene una integración fácil de entender, y esta es la única aplicación que uso para realizar mis clases en línea."

– Reseña de Zoom Events and Webinars, Alberto S.

Lo que no les gusta a los usuarios: 

"Hay un tiempo de espera para los usuarios gratuitos si usan la mayor parte de sus últimos 10 minutos del tiempo de llamada de video gratuita de 40 minutos. Este ha sido mi problema desde siempre. No puedo ir más allá de 35 minutos, o de lo contrario no podré iniciar sesión durante 10 minutos en la próxima sesión."

– Reseña de Zoom Events and Webinars, Eunice R.

5. BigMarker

BigMarker ofrece una solución integral para crear webinars profesionales, interactivos, eventos virtuales y experiencias híbridas. Es la plataforma perfecta para empresas, instituciones educativas y cualquier persona que quiera crear eventos en línea impactantes y conectarse con su audiencia de manera significativa.

Lo que más les gusta a los usuarios: 

“Las características que más nos gustan que ofrece BigMarker incluyen las actualizaciones instantáneas desde el back-end de administración directamente a la aplicación, widgets de pantalla de inicio, imagen de fondo, programación "Mis Favoritos", proceso de registro en el lugar con pregunta personalizada, escaneo de código QR de asistentes para redes/clientes potenciales, emparejamiento AI basado en categorías de productos de la industria y región, notificaciones push preprogramadas y análisis post-conferencia."

– Reseña de BigMarker, Cassie S.

Lo que no les gusta a los usuarios: 

“La curva de aprendizaje inicial para algunas de las características más avanzadas. Aunque la plataforma es generalmente fácil de usar, sumergirse en algunas de las funcionalidades más intrincadas requirió un poco de exploración y experimentación. Sin embargo, la extensa documentación de ayuda y el equipo de soporte al cliente receptivo siempre estuvieron allí para ayudar cada vez que encontré algún desafío."

– Reseña de BigMarker, Robert Attila F.

¿Listo para sintonizar? 

El potencial que tu webinar puede alcanzar va más allá de tu propia imaginación. Pero es imposible que un webinar supere las expectativas sin prepararse adecuadamente.

Al igual que cualquier otro esfuerzo de marketing, es crítico que tus objetivos estén claramente establecidos, la forma en que medirás el éxito de tu webinar se determine de antemano, la promoción esté presente en los canales adecuados, y tú y otros presentadores estén bien ensayados antes de que sea hora de actuar. 

¿Interesado en ver cómo se ven y suenan otros webinars? Consulta ejemplos de los propios webinars de G2.

Este artículo fue publicado originalmente en 2020. Ha sido actualizado con nueva información.