Sala de Datos Virtual: No te preocupes por los datos durante las negociaciones

Los datos son fundamentales para los negocios modernos.

Impulsan la toma de decisiones en diversos entornos corporativos y son un componente crítico de procesos como fusiones y adquisiciones, recaudaciones de fondos y casi todos los acuerdos estratégicos de negocios.

Debido a su aspecto crítico, necesitas mantener tus datos seguros y compartirlos con partes autorizadas para evitar que se conviertan en una responsabilidad. Una sala de datos virtual puede ser una solución ideal para almacenar y compartir datos en un entorno seguro y controlado.

Generalmente, una sala de datos virtual se utiliza en los asuntos financieros, corporativos o legales de una empresa. La información almacenada en una VDR es crítica para el negocio o el propietario de la VDR. Puede variar desde registros comerciales tradicionales hasta información confidencial de alto valor, como transacciones financieras en rondas de financiación o secretos comerciales de una empresa. También facilita el proceso de diligencia debida durante una fusión o adquisición (M&A), transacción de capital privado o de riesgo, o sindicación de préstamos.

En resumen, una sala de datos virtual proporciona un espacio seguro a las organizaciones que necesitan almacenar datos de alto valor y acceder a ellos de manera segura durante acuerdos y transacciones. El software de sala de datos virtual reduce las limitaciones geográficas que una vez hicieron que el proceso de negociación y comunicación a través de fronteras fuera extremadamente laborioso.

Con la globalización de los negocios, una VDR ha reemplazado ahora a la sala de datos física que se utilizaba para almacenar y compartir datos. Las empresas modernas necesitan medidas de seguridad robustas y controles de acceso para proteger su información crítica, y las salas de datos virtuales cumplen su propósito al mismo tiempo que previenen violaciones de datos.

Entendiendo la necesidad de una sala de datos virtual

Una sala de datos virtual es una solución bajo demanda para almacenar, organizar y compartir datos de manera segura, es decir, puedes usarla para lo que quieras y cuando la necesites. Una VDR proporciona almacenamiento de datos rentable y eficiente y permite compartir información entre empleados de la misma empresa o entre diferentes organizaciones.

Una VDR proporciona una solución de software de almacenamiento y compartición de datos menos costosa y altamente confiable que sus predecesoras de salas de datos tradicionales. El uso de VDRs elimina la necesidad de documentos físicos, lo que a su vez reduce los costos asociados con la impresión, archivo y almacenamiento de documentos. Un gran costo que se reduce o a menudo se elimina por completo con las VDRs es el de viajar con el único propósito de ver documentos corporativos.

Debido a su rentabilidad, eficiencia y conveniencia, el software de sala de datos virtual es una solución preferida para las empresas que desean compartir de manera segura la investigación de diligencia debida en M&A, transacciones financieras u otros datos.

¿Quién usa una sala de datos virtual?

Muchas empresas utilizan una solución de sala de datos virtual en diferentes industrias que ven el almacenamiento y compartición segura de datos como una funcionalidad habilitadora de negocios prominente. Aunque su adopción se lleva a cabo en muchos sectores, algunas empresas en particular utilizan la VDR de manera efectiva.

Diferentes empresas aprovechan la VDR para el almacenamiento y compartición segura de datos.

• Firmas de capital privado y de riesgo utilizan una sala de datos virtual para almacenar y compartir datos entre varios interesados durante adquisiciones, inversiones de capital, comunicaciones con socios o inversores, salidas o recaudación de capital.
• Autoridades legales y regulatorias utilizan una sala de datos virtual para compartir información confidencial entre diferentes partes durante asociaciones estratégicas, litigios, recaudaciones de fondos, fusiones y adquisiciones.
• Empresas de tecnología necesitan una forma segura de almacenar y compartir información sensible en medio de la recaudación de fondos, salir a bolsa, ser adquiridas, etc., para lo cual aprovechan las capacidades de la sala de datos virtual.
• Empresas de biotecnología y farmacéuticas (o ciencias de la vida) utilizan VDRs para proteger su propiedad intelectual durante ensayos clínicos, licencias de propiedad intelectual, asociaciones, recaudaciones de fondos, fusiones y adquisiciones.
• Banqueros de inversión encuentran uso de la VDR en la optimización del ciclo de vida del acuerdo al proporcionar una diligencia debida eficiente en episodios de fusiones y adquisiciones, ofertas públicas iniciales (IPO), asociaciones y recaudación de capital.

Cómo una sala de datos virtual protege los datos y la información

Una sala de datos virtual a veces se llama sala de datos segura debido al nivel de seguridad que proporciona a los datos e información almacenados. Tiene una amplia gama de defensas de seguridad establecidas para proteger la información del acceso no autorizado.

Aquí hay algunas capas de seguridad a través de las cuales una VDR mantiene seguros los datos y la información:

• Seguridad física de datos asegura la copia de seguridad continua de datos y disponibilidad por encima del 99.9%.
• Seguridad de infraestructura permite el cifrado AES de 256 bits y protege los datos almacenados en centros de datos remotos.
• Seguridad de aplicaciones implementa protocolos de cifrado robustos, autenticación multifactor y facilita el aislamiento de datos en nubes privadas servidores.
• Auditoría y cumplimiento ayudan a analizar los registros de actividad proporcionados por la VDR y a demostrar el cumplimiento de las normas regulatorias relevantes.

Una sala de datos virtual es como una sala física llena de archivadores custodiada por un guardián. El guardián sabe quién puede acceder a diferentes tipos de documentos almacenados en carpetas y regula los controles de acceso en consecuencia. Los guardianes están bien informados sobre los archivos que se pueden acceder y los archivos que deben mantenerse ocultos de las personas hasta que se otorguen permisos de acceso privilegiado.

Por lo tanto, al implementar una sala de datos en línea, el primer paso es identificar los roles y responsabilidades de los usuarios y establecer controles para gobernar sus permisos de acceso.

Usos populares de una sala de datos virtual

Una sala de datos virtual aborda varias necesidades empresariales al proporcionar opciones seguras de compartición y almacenamiento de datos, convirtiéndola en una solución popular en toda la extensión de diferentes industrias.

Aunque los casos de uso de las VDRs no están limitados, puedes ver su adopción generalizada en estas áreas:

• Fusiones y adquisiciones: Las empresas utilizan una sala de datos virtual para realizar una diligencia debida adecuada en transacciones de M&A donde se estudian varios documentos para llegar a una decisión. En tales casos, se utilizan VDRs diseñadas para el propósito donde se proporciona acceso hasta que se toma la decisión, y después de eso, el acceso se restringe.
• Ofertas públicas iniciales: Cuando las empresas salen a bolsa, necesitan cumplir con varias regulaciones adicionales según la ubicación, tipos de negocio, etc. En este flujo de trabajo, la retención y gestión de documentos se vuelve primordial para que las empresas sobrevivan a una IPO, haciendo de la sala de datos virtual una solución ideal.
• Gestión de propiedad intelectual (IP): Las startups o empresas que dependen de su propiedad intelectual para crecer confían en una sala de datos virtual. Las VDRs proporcionan una seguridad de la información adecuada para proteger sus activos relacionados con la IP y asegurar los máximos estándares de seguridad.
• Recaudación de fondos: Durante las investigaciones de diligencia debida, la recaudación de fondos implica una gran cantidad de datos y compartición de documentos. Una sala de datos virtual asegura que los datos sensibles se compartan de manera segura entre los equipos de liderazgo y asegura que se implementen los controles apropiados.
• Asociaciones estratégicas: Las empresas a menudo se asocian con otras empresas para crecer. Este proceso implica la compartición de archivos para trabajar en un acuerdo justo para ambas partes. Las VDRs tranquilizan a los líderes empresariales asegurando que sus datos estén seguros e inaccesibles para entidades no autorizadas.
• Comunicaciones remotas: La toma de decisiones empresariales implica la aprobación de muchos interesados en el proceso. Es poco probable que todos los interesados (equipos de liderazgo, miembros de la junta, etc.) estén presentes en el mismo lugar al mismo tiempo. En tales casos, los equipos utilizan una sala de datos virtual para compartir información confidencial de manera segura y obtener la aprobación de los interesados remotos.

Una sala de datos virtual resuelve problemas empresariales urgentes al compartir y almacenar datos de manera segura. Ayuda a los equipos de auditoría a obtener la documentación que necesitan sin el riesgo de un compromiso. Además, no solo los equipos de auditoría se benefician de las VDRs, sino que todos los equipos que dependen de la compartición segura de archivos aprovechan la ventaja de tener una sala de datos virtual.

Los 5 mejores software de sala de datos virtual

El software de sala de datos virtual permite a las empresas almacenar sus datos confidenciales o información propietaria y compartirlos de manera remota. Utiliza varios mecanismos de seguridad como autenticación de dos factores (2FA), cifrado, inicio de sesión único, y más, permitiendo el alojamiento de información confidencial bajo permisos de acceso robustos.

Una sala de datos virtual limita la capacidad de un espectador para copiar, imprimir o reenviar documentos y asegura que la información sea accesible solo para usuarios autorizados. Durante el proceso de diligencia debida para fusiones y adquisiciones y transacciones de capital privado y de riesgo, la gestión de derechos digitales se convierte en un aspecto crítico, y la VDR lo sirve sin problemas.

Para calificar para la inclusión en la lista de software de sala de datos virtual, un producto debe:

• Almacenar y distribuir contenido, datos o documentos de manera controlada y segura
• Equipar medidas de seguridad como 2FA, cifrado y controles de inicio de sesión único.
• Proporcionar estructuras de permisos personalizables
• Implementar gestión de derechos digitales y controlar archivos de manera remota
• Verificar, rastrear y hacer cumplir el permiso de acceso de documentos
• Garantizar cero superposiciones de interacción entre proyectos individuales a través de la compartimentación de datos

*A continuación se presentan los cinco principales software de sala de datos virtual del Informe Grid® de Primavera 2021 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. iDeals Virtual Data Room

iDeals Virtual Data Room ofrece una sala de datos virtual sofisticada y confiable que no requiere capacitación previa y ofrece una notable facilidad de uso. Puedes implementar rápidamente el software y usarlo en cualquier computadora, navegador o dispositivo móvil sin instalar complementos adicionales.

Admite varios formatos de documentos para que los documentos puedan almacenarse y compartirse de manera segura sin preparación de documentos. iDeals viene equipado con capacidades intuitivas de gestión de documentos que facilitan la configuración de archivos y sus permisos de visualización, impresión o descarga.

Con iDeals Virtual Data Room, puedes proteger documentos con marcas de agua, verificación en dos pasos y restringir el acceso de usuarios según el límite de tiempo y la dirección IP.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Muy fácil de usar: he creado varias salas de datos ahora. Es fácil crear diferentes grupos con diferentes niveles de acceso. También es fácil descargar en masa, ver qué archivos se han subido que son nuevos y crear una estructura de carpetas en la sala de datos.”

- Reseña de iDeals Virtual Data Room, Rachael W.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Un área de mejora podría ser una revisión más detallada del uso para los usuarios individuales. Esto no es el mayor problema, aunque hay informes, pero a veces necesitas hacer un poco de trabajo manual.”

- Reseña de iDeals Virtual Data Room, Tommy M.

2. DocSend

DocSend ofrece una sala de datos virtual moderna y fácil de usar que agiliza la compartición segura de documentos para impulsar resultados empresariales. Permite a los usuarios compartir múltiples documentos en un solo enlace, permitiendo a los espectadores tener toda la información que necesitan en un solo lugar.

La sala de datos virtual de DocSend permite a los usuarios gestionar el acceso individual a documentos y usar protección con contraseña para agregar una capa adicional de seguridad y control. Los usuarios pueden establecer preferencias de seguridad para cada interesado, recibir notificaciones cuando alguien ve archivos y analizar el rendimiento del contenido en una base página por página aprovechando los sistemas robustos basados en enlaces de DocSend. Proporciona un espacio seguro para almacenar y compartir documentos digitales y ofrece una experiencia de visualización personalizada con un logotipo y una imagen de banner personalizables.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Lo mejor de DocSend es la simplicidad y la capacidad de rastrear a los inversores potenciales. Como asistente ejecutivo, toma segundos informar a nuestro equipo quién ha abierto el documento y el tiempo que pasaron.

También ayuda a decidir qué citas programar según el interés. De hecho, la capacidad de determinar qué reuniones programar ha ahorrado tiempo a nuestro CEO, analista financiero y ejecutivos, evitando desperdiciar recursos. Al final del día, DocSend no solo ha cumplido con nuestras necesidades, sino que es la razón por la que seguimos usándolo acuerdo tras acuerdo.”

- Reseña de DocSend, Mariana B.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Algunas funciones son difíciles de implementar y gestionar, podría ser más fácil, especialmente en la parte de la firma. La gestión de la marca personalizada tampoco es fácil y podría adaptarse mejor a la apariencia y sensación de cada empresa.

Los controles y el seguimiento también podrían ser más precisos. Algunos de los correos electrónicos recibidos no eran lo suficientemente precisos al medir cuánto tiempo se pasa en la presentación, qué diapositivas finalmente no fueron útiles y cuáles son las más accedidas. Parte de esta información podría compartirse fácilmente por correo electrónico en un resumen diario o semanal desde la plataforma. Aparte de eso, creo que la plataforma es útil y definitivamente la recomendaría.”

- Reseña de DocSend, Daniel I.

3. Sync.com

Sync.com facilita el almacenamiento, compartición y acceso a tu información desde cualquier lugar y protege tu privacidad con cifrado de extremo a extremo. Protege tus documentos confidenciales del acceso no autorizado y te permite compartir archivos rápidamente con partes incluso cuando no tienen una cuenta de Sync.

Proporciona características como solicitudes de archivos, protección con contraseña, notificaciones, fechas de vencimiento y permisos para asegurar a los propietarios de la VDR que tienen el control de la información almacenada.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Lo primero que viene a la mente es la palabra "facilidad", y es que todo es bastante fácil de hacer con este programa, desde la instalación y configuración hasta la gestión del almacenamiento de documentos, se convierten en tareas bastante simples de realizar. Apenas es necesario que estemos presentes porque todo se hace automáticamente.

La velocidad de carga de documentos es bastante buena, por lo que no pierdo tanto tiempo esperando que los archivos ligeros se carguen en el sistema. El hecho de que la información esté en la nube me permite acceder desde cualquier dispositivo para consultar o descargar la información que está en mi cuenta.”

- Reseña de Sync.com, Martin W.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Sync.com es un excelente programa para gestionar información basada en la web y tiene muy buenas características. Lo que se puede considerar negativo de este programa es cuando lo comparamos con servicios similares, puede ser su precio, otros servicios ofrecen almacenamiento ilimitado por costos más bajos.”

- Reseña de Sync.com, Andreina Del valle S.

4. SecureDocs Virtual Data Room

SecureDocs proporciona una sala de datos virtual segura con una interfaz intuitiva y fácil de usar. Permite a los usuarios almacenar, gestionar y compartir documentos corporativos fácilmente.

SecureDocs Virtual Data Room presenta valiosos conocimientos sobre la actividad en tu sala de datos, con características como informes de auditoría, alertas de actividad, paneles de control, y te otorga la visibilidad que necesitas para medir el interés de compradores o inversores. SecureDocs VDR viene con características de seguridad diseñadas para el propósito que incluyen 2FA, cifrado, roles de usuario basados en permisos, acuerdos de confidencialidad personalizables y más.

Lo que les gusta a los usuarios:

“SecureDocs es una instalación de sala de almacenamiento de datos fácil de usar y conveniente que hemos utilizado. Las pestañas son autoexplicativas, y es fácil crear y cargar carpetas. La gestión de usuarios, la creación y asignación de roles, la concesión de permisos, etc., son comprensibles para cualquiera. Sobre todo, el precio es asequible.”

- Reseña de SecureDocs Virtual Data Room, Mohammed S.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“No hay mucho que no me guste de este producto. Basado en la forma en que configuré muchos perfiles de usuario, me gustaría una forma adicional de hacer actualizaciones masivas a los perfiles de usuario.”

- Reseña de SecureDocs Virtual Data Room, Patrick T.

5. ShareVault

ShareVault proporciona salas de datos virtuales con seguridad robusta incluso en dispositivos que están fuera del control del departamento de TI. ShareVault facilita compartir información confidencial con partes externas y ofrece características granulares que te dan control sobre la información almacenada mientras aseguran una protección y monitoreo excepcionales de documentos.

La VDR de ShareVault ofrece análisis de compartición de documentos que te brindan información en tiempo real sobre el compromiso de los usuarios hasta el nivel de página. Los análisis de compartición facilitan saber quién está accediendo a tus documentos y cuándo. Viene con muchas características como registros de auditoría con informes interactivos, seguimiento de direcciones IP, mapas de calor y más, permitiéndote ser más estratégico en tus acuerdos.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Me encanta la flexibilidad para crear usuarios y grupos y poder especificar los roles para cada uno. Tenemos muchos casos en los que ciertos usuarios están configurados para ser contribuyentes mientras que otros solo están configurados para ser revisores. Esto es importante ya que no todos los niveles de personal deben tener el mismo acceso al sistema. Además, nuestra firma y especialmente nuestros clientes aprecian enormemente la seguridad mejorada que ofrece ShareVault. La ciberseguridad es de suma importancia en nuestra industria, por lo que es fundamental que nuestros datos y los datos de nuestros clientes permanezcan seguros y puedan compartirse de manera segura.”

- Reseña de ShareVault, Adam W.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“No mucho. Es un gran producto y muy fácil de usar. Ha sido una de nuestras mejores pequeñas inversiones en esta fase de inicio.”

- Reseña de ShareVault, Damian M.

Almacena y comparte, pero ten cuidado

Usa una sala de datos virtual para almacenar y compartir tus documentos confidenciales o sensibles durante transacciones comerciales, y asegúrate de que sea accesible solo para las partes autorizadas.

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